Wie Unternehmen eine Bestandsaufnahme durchführen – Tipps zur Verbesserung des Prozesses

Der Lagerbestand ist für Ihr Unternehmen wichtig, da er zu Verkäufen führt und sich auf Ihre Unternehmenssteuer- und Finanzsituation auswirkt. Es ist auch wichtig, eine genaue Bestandsübersicht zu erhalten, um Verluste zu vermeiden.

Warum führen Unternehmen eine Bestandsaufnahme durch? 

Beim Inventar handelt es sich um Produkte, Teile und Materialien zur Herstellung von Produkten oder Teilen. Es ist das, was Sie verkaufen. Sie können eine Bestandsaufnahme der Büromaterialien oder aller Computer in Ihrem Unternehmen durchführen. Das ist zwar eine tolle Idee, aber darüber reden wir hier nicht.

Unternehmen führen aus mehreren Gründen eine Bestandsaufnahme der zum Verkauf stehenden Artikel durch:

Für die Einkommensteuererklärung. Der Lagerbestand ist erforderlich, um die Kosten der verkauften Waren auf einem Gewerbesteuerformular zu berechnen. Lagerkosten verringern das Geschäftseinkommen und die Gewerbesteuer. Dies ist die Jahresendinventur, die von vielen Einzelhändlern durchgeführt wird.

Um Verlust und Diebstahl zu minimieren.Wenn Sie den Überblick über den Lagerbestand behalten, können Sie Verluste durch Verlust und Diebstahl erkennen. Wenn Ihr Lagerbestand verschwindet und Sie sehen, dass die Verkäufe nicht steigen, wissen Sie, dass etwas nicht stimmt.

Um veraltete und veraltete Lagerbestände loszuwerden.Wenn Gegenstände in Ihrem Inventar nie verkauft werden, müssen Sie sie loswerden, um Platz für mehr verkaufsfähige Gegenstände zu schaffen.

Um die Bewegung bestimmter Gegenstände zu bewerten.Wenn ein Produkt in Ihrem Bestand nicht ausgeliefert wird, ist es vielleicht an der Zeit, es zu ersetzen. Andererseits müssen Artikel, die sich schnell bewegen, möglicherweise schneller und in größeren Mengen bestellt werden. Natürlich kann sich dies schnell ändern, sodass Sie die Inventur möglicherweise öfter als einmal im Jahr durchführen müssen.

Fragen, die Unternehmen mithilfe von Inventar beantworten:

Wie viel haben wir zur Hand?

Inventar ist ein wertvolles Geschäftsvermögen. Unternehmen führen eine Bestandsaufnahme durch, um zu wissen, wie viel sie zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrätig haben. Der Bestand umfasst sowohl fertige Produkte, unfertige Produkte (Produkte in verschiedenen Fertigstellungsstadien) als auch Produkte, die zur Herstellung neuer Verkaufsartikel verwendet werden sollen (sogenannte „Call“). 

Beispielsweise kann der Bestand eines Unternehmens, das Kerzen und Kerzenhalter herstellt, fertige Kerzen in einsatzbereiten Schachteln, fertige, aber nicht verpackte Kerzen sowie Wachs und andere Materialien umfassen, die zur Herstellung neuer Kerzen verwendet werden.

In manchen Unternehmen bedeutet die Bestandsaufnahme, dass ein Unternehmen an einem bestimmten Datum die Arbeit einstellt und alles gezählt wird. In einem sehr kleinen Unternehmen zählt alles. In größeren Unternehmen mit vielen Produkten und vielen Teilen, die zu Produkten verarbeitet werden müssen, wird der Lagerbestand stichprobenartig überprüft oder beprobt. Das Zählen aller Schrauben, die beispielsweise in einem Auto verbaut sind, würde zu viel Zeit in Anspruch nehmen, daher werden zur Schätzung des Bestands Stichproben herangezogen.

Wie oft wird der Lagerbestand umgeschlagen?

Der Lagerumschlag gibt an, wie oft der Lagerbestand pro Jahr „umgeschlagen“ oder verkauft und ersetzt wird. Rosemary Peavler, Expertin für Unternehmensfinanzierung, sagt, dass der Lagerumschlag „die Effizienz eines Unternehmens bei der Verwaltung und dem Verkauf seines Lagerbestands misst“. Je höher der Umsatz, desto höher die Verkäufe, desto effizienter ist das Unternehmen.

Welchen Wert hat unser Lagerbestand?

Der Wert der Lagerbestände eines Unternehmens hängt von der Bewertungsmethode ab: First In-First Out (FIFO), Last In-First Out (LIFO) oder Durchschnittskosten. Die Bewertungsmethode kann bei den Steuern einen großen Unterschied machen, und das IRS hat Regeln zur Bewertung von Lagerbeständen.

Die FIFO-Bewertung misst den Lagerbestand, indem sie davon ausgeht, dass Artikel, die sich zuerst im Lagerbestand befinden, zuerst verkauft werden (auch wenn dies nicht unbedingt der Fall ist). Bei der LIFO-Bewertung wird davon ausgegangen, dass Artikel, die sich zuletzt im Lagerbestand befinden, zuerst verkauft werden. Der Durchschnittspreis ist, wie es heißt, der durchschnittliche Preis aller in einem bestimmten Zeitraum verkauften Artikel. Ob Ihr Unternehmen LIFO oder FIFO verwendet, hängt von der Art Ihres Unternehmens und den IRS-Vorschriften ab. 

Verschwindet der Bestand? 

Ein Grund für die Durchführung einer physischen Inventur besteht aus mehreren Gründen darin, sicherzustellen, dass der Bestand nicht verschwindet: 

• Einige Bestände könnten veraltet sein und müssen entsorgt werden. Dies könnte bei der technologischen Veralterung elektronischer Geräte und Computerprodukte der Fall sein. 
• Einige Bestände sind möglicherweise unbrauchbar oder beschädigt und müssen entsorgt werden. 
• Einige Inventargegenstände könnten aufgrund von Mitarbeiterdiebstahl verschwinden. 
• Und einige Bestände wurden aus verschiedenen Gründen möglicherweise nicht korrekt erfasst. 

Wenn Unstimmigkeiten oder Probleme auftreten, müssen Maßnahmen ergriffen werden, da der Wert des Lagerbestands überbewertet wird. Veralteter oder unbrauchbarer Bestand muss aus den Aufzeichnungen entfernt werden. Möglicherweise sind Änderungen bei der Führung von Aufzeichnungen oder die Untersuchung von Verlusten aufgrund von Diebstahl erforderlich. 

Was ist der Anfangs- und Endbestand für COGS?

Die Herstellungskosten sind eine wichtige Berechnung für Unternehmen, die Produkte verkaufen, unabhängig davon, ob diese hergestellt oder gekauft und weiterverkauft werden. Die Kosten der verkauften Waren sind, wie der Name schon sagt, Kosten für die Geschäftsabwicklung. 

Um die Kosten der verkauften Waren für die Steuererklärung berechnen zu können, muss das Unternehmen den Wert des Anfangs- und Endbestands kennen. Je höher die Kosten der verkauften Waren sind, desto geringer ist das Geschäftseinkommen. Dies ist also eine wichtige Zahl.

Wie verwalten Unternehmen ihren Lagerbestand? 

Da es sich bei Inventar um einen Vermögenswert handelt, ist es wichtig, ihn zu verwalten, genau wie Sie andere Unternehmensressourcen verwalten. Bei der Bestandsverwaltung geht es darum, den Überblick zu behalten und nicht zu viel oder zu wenig vorrätig zu haben. 

Unternehmen verwalten ihren Lagerbestand auf eine von zwei Arten: fortlaufende Lagerhaltung und periodische Lagerhaltung. Die meisten Einzelhändler verwenden das periodische System, das den Lagerbestand durch Zählen verfolgt. Im Periodensystem führt ein Unternehmen zu Beginn und am Ende einer Periode eine Bestandsaufnahme durch. 

Das andere Bestandsverwaltungssystem ist ein permanentes System, das Point-of-Sale-Technologie nutzt, um den Bestand nach jeder Transaktion zu verfolgen. 

Das Wichtigste, was Sie über Inventar wissen sollten: Es ist für Ihr Unternehmen wertvoll. Nimm es ernst. Richten Sie ein System zur Zählung der zum Verkauf stehenden Produkte/Teile ein und betreiben Sie das System.

Können wir einen Kredit von unserem Inventar erhalten?

Ein letzter Grund für eine Bestandsaufnahme ist die Bewertung zu Finanzierungszwecken. Sie können einen Kredit auf Basis des Wertes Ihres Firmeninventars erhalten.

Einige Tipps zur Verwaltung Ihres Lagerbestandsprozesses

1. Organisieren Sie sich zuerst.Eine Inventur ist viel schwieriger, wenn Ihre Regale unordentlich sind. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, veraltetes oder veraltetes Inventar auszuräumen. Achten Sie darauf, zu zählen und zu bewerten, was Sie wegwerfen. Sie benötigen diese Informationen für Steuern.
2. Erwägen Sie eine zyklische Bestandsaufnahme.Erstellen Sie einen Zeitplan für die monatliche Bestandsaufnahme verschiedener Produkte oder Teile. Am Ende des Jahres haben Sie alles erledigt und können von vorne beginnen.
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter.Es klingt nicht nach Raketenwissenschaft, aber eine Bestandsaufnahme sollte ernst genommen werden. Wählen Sie gute Mitarbeiter aus und bringen Sie ihnen bei, wie man es richtig macht. Geben Sie ihnen eine Checkliste, worauf sie achten müssen (natürlich zusätzlich zum Zählen). Stellen Sie dann sicher, dass sie sich daran halten.
4. Verwenden Sie FIFO, um den Bestand in Ihren Regalen zu verwalten.Ja, FIFO (First-in-First-out) ist eine Buchhaltungstechnik, aber Sie können sie auch verwenden, um die ältesten Artikel nach vorne in die Regale zu bringen, damit sie zuerst entnommen werden. Lebensmittelgeschäfte tun dies für verderbliche Waren, aber Sie können es auch tun.
5. Verwenden Sie eine Software zur Bestandskontrolleum Zeit und Geld zu sparen. Möglicherweise finden Sie in diesem Artikel, in dem mehrere Inventarsoftware-Apps bewertet werden, ein Softwareprogramm, das Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.