Wie Arbeitgeber Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) nutzen

Moderne Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) können ganze Einstellungsteams bei der Verwaltung aller Aspekte der Einstellung und Rekrutierung unterstützen. Viele Arbeitgeber verlassen sich bei der Verwaltung ihres Einstellungsprozesses stark auf ein ATS, auch bekannt als Talentmanagementsystem. Die Informationen in der Datenbank werden verwendet, um Kandidaten zu prüfen, Bewerber zu testen, Vorstellungsgespräche zu planen, den Einstellungsprozess zu verwalten, Referenzen zu prüfen und den Papierkram für Neueinstellungen zu erledigen.

Wie Bewerber-Tracking-Systeme funktionieren

Wenn sich Bewerber online auf eine Stelle bewerben, werden ihre Kontaktinformationen, ihre Erfahrung, ihr Bildungshintergrund, ihr Lebenslauf und ihr Anschreiben in die Datenbank hochgeladen. Die Informationen können dann von einer Komponente des Systems auf eine andere übertragen werden, während die Kandidaten den Einstellungsprozess durchlaufen.

Das System ermöglicht es Personalvermittlern von Unternehmen, die Bewerbungen zu prüfen, den Bewerbern automatisierte Nachrichten zu senden, in denen sie über den Eingang ihrer Bewerbungen informiert werden, und Online-Tests durchzuführen. Personalmanager können über das ATS Vorstellungsgespräche planen und Ablehnungsschreiben verschicken. Schließlich können Personalmitarbeiter dieselben Informationen verwenden, um Personen nach ihrer Einstellung auf die Gehaltsliste zu setzen. Diese integrierten Systeme optimieren den Rekrutierungs-, Bewerbungs- und Einstellungsprozess für Arbeitgeber.

Optimierung des Prozesses

Der Einsatz eines ATS spart Zeit und Geld. Informationen von Bewerbern werden in einer Datenbank hochgeladen und organisiert, sodass sie für Personalfachleute leicht zugänglich und durchsuchbar sind. Da die Informationen digital gesammelt und automatisch organisiert werden, müssen Unternehmen keinen zusätzlichen Zeitaufwand für das Sortieren und Einreichen von Papieranträgen aufwenden.

Einige Systeme können Bewerbern auch Zeit sparen. Viele Arbeitgeber nutzen Systeme, die es Bewerbern ermöglichen, ihre wichtigen Informationen, ihren beruflichen Werdegang, ihre Ausbildung und Referenzen direkt aus ihren Profilen auf Websites wie LinkedIn oder Indeed hochzuladen. Während Stellenbewerber ihre Bewerbungsunterlagen für verschiedene Positionen anpassen müssen, ist es eine wertvolle Zeitersparnis, den mühsamen Prozess des erneuten Eintippens dieser Informationen für jede Bewerbung umgehen zu können.

Den Prozess verfolgen

Bewerber-Tracking-Systeme ermöglichen es Unternehmen, zu verfolgen, wo Bewerber die Stellenausschreibung gefunden haben, sei es auf einer Jobbörse, direkt von einer Unternehmenswebsite, durch eine Empfehlung oder aus einer anderen Quelle. Dies können wichtige Informationen sein, die es Arbeitgebern ermöglichen, ihre Personalbeschaffung auf die Bereiche zu konzentrieren, in denen die Daten zeigen, dass sie den größten Erfolg haben, und gleichzeitig den Aufwand in Bereichen, die wenig Ergebnisse zeigen, zu reduzieren oder ganz zu eliminieren.

Nachteile

So vorteilhaft ein System zur Bewerberverfolgung auch sein kann, es gibt oft auch Nachteile, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten. Systeme sind so konzipiert, dass sie nach bestimmten Schlüsselwörtern und Hintergrundtypen für ausgeschriebene Stellen suchen. Das bedeutet, dass gute Kandidaten, die den Beruf wechseln, unbemerkt durch die Ritzen des Systems schlüpfen können.

Es können auch technische Probleme auftreten. Einige Systeme schließen Kandidaten aus, wenn sie einen gescannten Lebenslauf nicht richtig interpretieren können. Dies kann passieren, wenn ein Lebenslauf etwas anders aussieht als das, was das System verstehen soll, oder wenn der Lebenslauf komplexer ist, als er interpretieren kann.

Tipps für Kandidaten

Wenn Sie sich über ein Online-Formular auf eine Stelle bewerben, gehen Sie davon aus, dass Ihr Lebenslauf in ein Bewerberverfolgungssystem gelangt. Um Ihre Chancen zu erhöhen, durch das ATS und in den Posteingang eines Personalvermittlers zu gelangen, optimieren Sie Ihre Bewerbung auf folgende Weise:

• Befolgen Sie die Anweisungen: Das Wichtigste, was Sie vielleicht tun können, um sicherzustellen, dass Ihr Lebenslauf die Menschen erreicht, ist, die Anweisungen genau zu befolgen. Das bedeutet, dass Sie die richtigen Dokumente (Lebenslauf, Anschreiben, Arbeitsproben usw.) und den richtigen Dokumenttyp einschließen (senden Sie kein PDF, wenn in den Anweisungen ausdrücklich nach einem Word-Dokument gefragt wird).
• Verwenden Sie Schlüsselwörter: Schlüsselwörter sind Begriffe, die sich auf Stellenanforderungen beziehen. Um sicherzustellen, dass Ihr Lebenslauf richtig gefiltert wird, verwenden Sie die exakten Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige. Wenn die Stellenbeschreibung beispielsweise jemanden mit Erfahrung in Microsoft Word erfordert, geben Sie nicht Microsoft Office an. Ein Mensch kann sich diesen Deskriptor ansehen und verstehen, dass er sowohl Word als auch andere Anwendungen umfasst, ein Bot könnte ihn jedoch übersehen, weil Sie nicht das genaue Schlüsselwort angegeben haben. 
• Machen Sie sich keine Lust: Jetzt ist nicht die Zeit für Ihren Infografik-Lebenslauf. Sogar ein PDF könnte für das System zu glatt sein. Befolgen Sie die Anweisungen und senden Sie den genauen angegebenen Dateityp. Wählen Sie ein Standardformat und eine Standardschriftart für Ihren Lebenslauf. Richten Sie Ihren Text links aus und legen Sie 1-Zoll-Ränder fest. Denken Sie daran, dass Sie das ATS durchlaufen müssen, bevor Sie einen Personalmanager beeindrucken können. Wenn Ihre Formatierungsoptionen das ATS verwirren, kann es sein, dass die Anwendung sie überhaupt nicht erreicht.