Wenn ein Wirtschaftsprüfer in Ihr Unternehmen kommt – sind Sie bereit?

ByDr. J. K. Hartmann
OSHA-Inspektor.

Jeder in der Wirtschaft kennt IRS-Prüfungen, aber Ihr Unternehmen könnte von lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Behörden und Abteilungen in Bezug auf eine Vielzahl von Themen inspiziert oder geprüft werden:

  • Lokale Behörden, für Brandinspektionen, Bauvorschriften, Gesundheits- und Sicherheitsfragen und mögliche Verstöße gegen das Americans with Disabilities Act (ADA).
  • Staatliche Stellen, für Umsatzsteuer, Gewerbeanmeldung und Beschäftigungsfragen
  • Bundesbehörden,darunter OSHA (Occupational Health and Safety Agency), ADA (Americans with Disabilities Act), EEOC (Equal Employment Opportunities Commission), die Lohn- und Stundenabteilung des Arbeitsministeriums und Einwanderung/Zoll (ICE). 

Hier finden Sie eine Liste staatlicher und bundesstaatlicher Behörden, die Ihr Unternehmen prüfen oder inspizieren können.  

Arten von Audits und Inspektionen

  • Einige Agenturen müssen das tunÜberprüfen Sie Ihr Geschäft, wenn es eröffnet wird.Dabei handelt es sich in der Regel um lokale Unternehmen wie das Gesundheitsamt oder das Bauamt. 
  • Einige Agenturenregelmäßig kontrollieren. Örtliche Brand- und Gesundheitsinspektoren kommen in der Regel nach einem wechselnden Zeitplan. 
  • Einige Agenturen könnenunangekündigt und ohne Angabe von Gründen in Ihr Unternehmen kommen.
  • Es kommen einige Agenturenals Reaktion auf eine Beschwerdevon einem Mitarbeiter oder Kunden oder einer anderen Person. Einwanderungsinspektoren von ICE, ADA-Inspektoren und OSHA-Inspektoren reagieren auf Beschwerden eines Mitarbeiters oder Kunden. IRS-Prüfer oder staatliche Lohnsteuerprüfer können auf eine Beschwerde eines unabhängigen Auftragnehmers reagieren. 

Erfahren Sie, welche Inspektoren unangekündigt kommen können

Einige Vorschriften erlauben unangekündigte Audits oder Inspektionen:

  • OSHA-Inspektoren können unangekündigt in Ihr Unternehmen kommen. Wenn der Inspektor keinen gültigen Durchsuchungsbefehl hat, müssen Sie ihn nicht zur Inspektion zulassen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie tun sollen, bitten Sie den Inspektor, mit einem Durchsuchungsbefehl zurückzukommen.
  • Der IRS kann unangekündigte Besuche in der Wohnung oder im Unternehmen eines Steuerzahlers durchführen.
  • Lokale Behörden benötigen in der Regel einen Durchsuchungsbefehl, um Ihr Unternehmen zu betreten, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall (z. B. ein Feuer) oder um eine dringende Situation (dringend). Hierzu gibt es Bundesgesetze, und die Bundesstaaten können ihre eigenen Gesetze haben.
  • Die meisten ICE-Inspektionen beginnen mit einem Überraschungsbesuch.
  • Das EEOC kommt normalerweise nicht unangekündigt zu einem Unternehmen.
  • Lohn- und Stundenkontrolleure des Arbeitsministeriums können unangemeldet erscheinen.

Seien Sie vor einem Audit oder einer Inspektion vorbereitet

Nehmen Sie sich Zeit, um sich auf mögliche Audits oder Inspektionen vorzubereiten: 

  • Erstellen Sie eine Liste möglicher Agenturender Ihr spezifisches Unternehmen inspizieren kann. Beziehen Sie Agenturen mit ein, die aufgrund der Besonderheiten Ihres Unternehmens ins Spiel kommen könnten. Lebensmittelunternehmen könnten beispielsweise einen Gesundheitsinspektor haben. 
  • Kennen Sie Ihre Rechtefür jede Art von Inspektion. Können Sie den Inspektor bitten, später wiederzukommen, wenn es für Sie bequemer ist? Haben Sie das Recht, den Inspektor oder Auditor zu begleiten? Haben Sie das Recht, einen Durchsuchungsbefehl zu verlangen, bevor Sie dem Inspektor Zutritt zu Ihrem Grundstück gewähren?
  • Setzen Sie sich mit Ihrem Anwalt zusammenund besprechen Sie Ihre Rechte und Pflichten während dieser Audits und Inspektionen. 
  • Legen Sie Verfahren festdamit Sie und Ihre Mitarbeiter folgen können, wenn ein Inspektor oder Prüfer erscheint, undschulen Sie Ihre Mitarbeiterin dem, was zu tun ist. Es könnte eine gute Idee sein, diese Prozesse irgendwo in einem Notizbuch festzuhalten. 
  • Entscheiden Sie, wer benachrichtigt werden sollwenn ein Inspektor eintrifft. Was sollen Ihre Mitarbeiter tun, wenn Sie nicht verfügbar sind? Wer hat als nächstes das Sagen? Sollte Ihr Anwalt benachrichtigt werden und wann? 
  • Überprüfen Sie Ihre Geschäftsunterlagendie sich auf diese Inspektion beziehen, um sicherzustellen, dass sie korrekt, vollständig und im Einklang mit dem Gesetz sind. Beispielsweise möchte ein Lohn- und Stundeninspektor auf Bundes- oder Landesebene Arbeitszeitnachweise oder andere Zeitaufzeichnungen einsehen. 

Das Wichtigste bei einer Inspektion oder einem Audit:

Seien Sie höflich und hilfsbereit. Ihre Einstellung sollte sein: „Wir wollen den Laien gehorchen und das Richtige tun. Helfen Sie uns herauszufinden, was das ist. Wenn es Probleme gibt, wollen wir sie beheben.“ 

  • Überprüfen Sie die Identität des Inspektors und stellen Sie sicher, dass der Inspektor über die erforderlichen Unterlagen verfügt, einschließlich eines Haftbefehls, falls erforderlich. Manchmal tauchen falsche Inspektoren auf und versuchen, Arbeitgeber einzuschüchtern, sich Inspektionen zu unterziehen und dann Bußgelder oder Strafen zu zahlen oder Compliance-Kits zu kaufen. Das IRS hat einen Artikel darüber veröffentlicht, wie man erkennt, ob jemand, der behauptet, ein IRS-Prüfer zu sein, echt ist.
  • Dann,Setzen Sie Ihren Plan in die Tat um. 
  • Machen Sie Fotos oder führen Sie ein Protokollder Inspektion oder des Audits. Folgen Sie dem Inspektor oder fragen Sie, ob Sie bei der Prüfung dabei sein können. 
  • Geben Sie nichts freiwillig. Wenn Ihnen eine Frage gestellt wird, beantworten Sie sie. Fügen Sie Ihrer Antwort nichts hinzu. 
  • Am Ende des Audits oder der Inspektion, Bitten Sie um eine Bewertung. Die meisten Inspektoren oder Prüfer machen keine konkreten Angaben, aber sie sollten Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon geben, ob es Verstöße gab und was als nächstes zu erwarten ist. 

Nach einem Audit oder einer Inspektion

Wenn der Inspektor Verstöße behauptet, haben Sie möglicherweise das Recht auf eineBerufungsverfahren.Wie dieser Schritt gehandhabt wird, hängt von der jeweiligen Agentur ab. Als Folgemaßnahme sollte Ihnen jede Behörde eine schriftliche Aufzeichnung der Verstöße vorlegen, ob und wie diese korrigierbar sind und welche Bußgelder und Strafen verhängt werden. 

Zu diesem Zeitpunkt möchten Sie wahrscheinlich Ihren Anwalt kontaktieren, um eine Antwort zu besprechen. 

Wenn bei der Inspektion keine Verstöße festgestellt wurden, besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, was gut gelaufen ist, was Sie gehört oder gesehen haben und was Sie lernen können, um es beim nächsten Mal besser zu machen. 

Für fast jedes Unternehmen wird es ein nächstes Mal geben.