Welche Stunden müssen Arbeitgeber als Arbeitszeit anrechnen?

Als Unternehmer stellen Sie Mitarbeiter ein und entlohnen sie im Gegenzug für ihre Zeit und Mühe. Welche Stunden müssen Sie also als Arbeitszeit für Mitarbeiter anrechnen? Das klingt auf den ersten Blick nach einer dummen Frage, ist es aber nicht. In diesem Artikel gehen wir auf Zeiten ein, in denen Sie einem Mitarbeiter für seine Arbeit Geld zahlen müssen.

Warum ist es wichtig, die Arbeitszeit zu berechnen?

Ein wichtiger Grund für die genaue Berechnung der Arbeitszeit ist die Zahlung von Überstunden an Mitarbeiter, die die Kriterien für die Überstundenvergütung erfüllen. Wenn ein nicht freigestellter Arbeitnehmer in einer Arbeitswoche mehr als 40 Stunden arbeitet, muss er oder sie gemäß dem vom Arbeitsministerium (DOL) durchgesetzten Fair Labor Standards Act (FSLA) Überstunden in Höhe des 1 1/2-fachen Satzes vergüten. Dazu gehören alle nicht steuerbefreiten Mitarbeiter, die einen Stundensatz bezahlt haben, sowie alle steuerbefreiten Mitarbeiter mit geringerem Lohn, die Anspruch auf Überstunden haben.

Was ist „zur Arbeit ertragen oder erlaubt?“

Die zentrale Frage ist nach Angaben des Arbeitsministeriums, ob der Arbeitnehmer dies tut „erlitten oder arbeiten durften.“

Nach Angaben des DOL bedeutet der Begriff „Arbeiten erleiden oder erlauben“, dass die aufgewendete Zeit im Allgemeinen als geleistete Arbeitsstunden gilt, wenn Sie als Arbeitgeber einem Arbeitnehmer erlauben, zu arbeiten, ihn aber nicht daran hindern. Auch wenn Sie nicht verlangt haben, dass der Arbeitnehmer arbeitet und der Arbeitnehmer freiwillig arbeitet, haben Sie die Arbeit zugelassen und müssen den Arbeitnehmer für diese Arbeit bezahlen. Wenn Sie wissen oder Grund zu der Annahme haben, dass der Arbeitnehmer weiterhin arbeitet, profitieren Sie (der Arbeitgeber) von der geleisteten Arbeit.

Hier ein Beispiel: Ein Verwaltungsassistent ist mit einer Erkältung zu Hause, checkt aber weiterhin seine geschäftlichen E-Mails und antwortet auf E-Mails. Wenn der Chef dies dem Administrator gestattet, ist dies Arbeitszeit und sollte auf die Überstunden angerechnet werden. 

Was zählt als Arbeitszeit?

 Als Arbeitnehmer gilt: 

• Bei der Nacharbeit (Korrektur von Fehlern), auch wenn diese freiwillig erfolgt
• Während des Wartens auf die Arbeit wird unabhängig davon, ob der Mitarbeiter während des Wartens Arbeit zu erledigen hat oder nicht, „zum Warten verpflichtet“, d. h. zum Warten verpflichtet 
• Für die gesamte Zeit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz, einschließlich des Arbeitsplatzes des Arbeitgebers oder eines anderen dafür vorgesehenen Ortes
• Wenn der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz des Arbeitgebers zu Bereitschaftsdienst verpflichtet ist, jedoch nicht zu Hause (es sei denn, es gelten andere Einschränkungen)
• Während kurzer Ruhepausen, wenn diese innerhalb der vom Arbeitgeber vorgesehenen Länge liegen oder wenn der Arbeitnehmer eine Pause ohne Erlaubnis verlängert

Andere Umstände

• Wenn ein Verkäufer vom Büro zum Büro eines Kunden fährt, ist das Arbeitszeit? 
• Wenn ein Mitarbeiter einen beruflich bedingten Handyanruf entgegennimmt, während er zu Hause ist, ist das dann Arbeitszeit? 
• Wenn es einem Mitarbeiter gestattet ist, an seinem Schreibtisch zu essen und während des Essens Anrufe zu beantworten, ist dies Arbeitszeit 

Die Antwort lautet in allen drei Fällen „Ja“.

Vorträge, Tagungen und Schulungsprogramme

Die Teilnahme von Mitarbeitern an betrieblichen Veranstaltungen muss als Arbeitszeit angerechnet werden, wenn: 

• Es liegt innerhalb der normalen Geschäftszeiten
• Es ist nicht freiwillig
• Es ist berufsbedingt

Wenn die Zeit außerhalb der Arbeitszeit liegt, freiwillig ist, nicht berufsbedingt ist und gleichzeitig keine andere Arbeit verrichtet wird, gelten diese Treffen nicht als Arbeitszeit. 

Schlafzeit als Arbeitszeit

Muss ein Arbeitnehmer weniger als 24 Stunden arbeiten, zählt die Schlafzeit als Arbeitszeit. Muss ein Arbeitnehmer mehr als 24 Stunden im Dienst sein, können Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbaren, eine bestimmte Schlafzeit auszuschließen. 

Reisezeit als Arbeitszeit

Ob Reisezeit als Arbeitszeit zählt, hängt von den Umständen ab. Die Zeit, die man regelmäßig mit dem Pendeln zur und von der Arbeit verbringt, gilt nicht als bezahlte Arbeitszeit. Wenn jedoch Reisen Teil Ihrer Arbeit sind oder ein Auftrag erfordert, dass ein Mitarbeiter reist, müssen Sie dem Mitarbeiter möglicherweise eine Entschädigung für die Reisezeit zahlen.

Wie sieht es mit Arbeitszeit und Angestellten aus? 

Die meisten Angestellten werden auf der Grundlage eines Jahresgehalts bezahlt. Die Anzahl der Stunden, die sie arbeiten, steht in keinem Zusammenhang mit ihren Zahlungen. Angestellte arbeiten, um die Arbeit zu erledigen, egal wie viele Stunden es dafür braucht. Mit anderen Worten: Diese Angestellten gelten als „von Überstunden befreit“. In manchen Wochen kann ein Angestellter 40 Stunden arbeiten, in manchen Wochen 32 Stunden, in manchen Wochen 60 Stunden; es hängt alles davon ab, was für die Erledigung der Aufgabe erforderlich ist. 

Ein Arbeitnehmer gilt als von Überstunden befreit, wenn:

• Sie erhalten ein Gehalt mit einem im Voraus festgelegten und festen Gehalt, das nicht von der Qualität oder Quantität der von ihnen geleisteten Arbeit abhängt
• Zu ihren Hauptaufgaben zählen leitende, administrative oder berufliche Aufgaben

Für diese Arbeitnehmer kommen die oben beschriebenen Arbeitszeitregeln durchaus zum Tragen. Sie können ihnen keine Ausgleichszeit (Freistellung statt Überstunden) oder Prämien/Sonderzahlungen gewähren. Erfahren Sie mehr über die Regeln für die steuerfreie Überstundenvergütung von Mitarbeitern.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)