Was Sie wissen müssen, bevor Sie ein W-9-Steuerformular unterzeichnen

ByDr. J. K. Hartmann

Wenn Sie selbstständig sind und mehr als 600 US-Dollar pro Jahr von einer Einzelperson oder einem Unternehmen erhalten, muss Ihnen der Zahler ein Formular 1099-NEC vorlegen, um Ihr Einkommen beim IRS nachzuweisen.Bevor Ihr Kunde Ihr Formular 1099 vorbereiten kann, müssen Sie ihm eine gültige Steueridentifikationsnummer geben. Das zum Sammeln von Informationen verwendete Formular ist Formular W-9. 

Wichtige Erkenntnisse

  • Das Formular W-9 wird in der Regel von Selbstständigen ausgefüllt
  • Seien Sie vorsichtig, wenn Sie persönliche Daten wie Ihre Sozialversicherungsnummer, EIN und Adresse preisgeben
  • Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer sind, sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber und lesen Sie die IRS-Richtlinien

Was ist Formular W-9?

Formular W-9 ist ein Steuerdokument, das von unabhängigen Auftragnehmern unterzeichnet werden muss, um eine Steueridentitätsnummer (Sozialversicherungsnummer oder Arbeitgeber-ID) anzugeben. Verfügt der Arbeitgeber nicht über eine Steueridentifikationsnummer oder ist die Steueridentifikationsnummer falsch, muss der unabhängige Auftragnehmer Bundeseinkommenssteuern einbehalten, was als „Ersatzquelleneinbehalt“ bezeichnet wird.

Das Formular W-9 ist ein Standardsteuerdokument, das häufig bei Geschäfts- und Finanztransaktionen verwendet wird. Ein W-9 allein stellt also keine großen Probleme dar. Dennoch gibt es einige Dinge zu beachten.

Notiz

Da im Formular W-9 Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre Sozialversicherungs- oder Arbeitgeber-Identifikationsnummer abgefragt werden, sollten Sie bei der Weitergabe dieser Informationen Vorsicht walten lassen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer Sie zum Ausfüllen des Formulars auffordert und wie Ihre Steuerinformationen verwendet werden.

Geben Sie Ihre Geschäftsinformationen an

Auf dem Formular W-9 müssen Sie Informationen zu Ihrer Unternehmensart angeben. 

Das IRS hat das Formular W-9 etwas vereinfacht. Um das neue W-9 abzuschließen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Steuernummer korrekt eingeben und dass Sie die richtige Steuernummer eingeben. Der Hauptzweck des Formulars besteht darin, diese Informationen zu überprüfen. Die Fragen können aufkommen, wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC handelt. Eine LLC mit einem einzigen Gesellschafter reicht die Einkommensteuererklärung des Bundes als Einzelunternehmer ein, eine LLC mit mehreren Gesellschaftern reicht die Steuererklärung als Personengesellschaft ein.
  2. Sie werden gefragt, ob Sie der Sicherungseinbehaltung unterliegen. Bei den meisten Menschen ist dies nicht der Fall, aber wenn Sie Fragen haben, sollten Sie sich über das Zurückhalten von Backups informieren.
  3. Sie werden gefragt, ob Sie der Meldepflicht für ausländische Vermögenswerte unterliegen (sogenanntes FATCA-Reporting). Sofern Sie kein Vermögen im Ausland haben, gilt dieser Abschnitt nicht für Sie. 

FATCA

FATCA ist das Foreign Account Tax Compliance Act, das ausländische Finanzinstitute und andere nichtfinanzielle ausländische Unternehmen dazu verpflichtet, über ausländische Vermögenswerte von US-Kontoinhabern zu berichten. Auf Formular W-9 müssen einige Personen möglicherweise ausländische Einkünfte über das FATCA-Verfahren melden. Die meisten Privatpersonen und Unternehmen sind von dieser Meldepflicht ausgenommen. Der Zertifizierungsabschnitt enthält eine Erklärung, dass Sie von dieser Anforderung befreit sind. Wenn Sie nicht von der Steuer befreit sind, müssen Sie zusätzliche Informationen angeben.

Sicherungseinbehalt

Eine Sicherungseinbehaltung ist aus verschiedenen Gründen erforderlich. Der häufigste Grund für die Quellensicherung ist, dass der Unterzeichner des W-9 keine gültige Steueridentifikationsnummer hat oder diese fehlt. Wenn Sie ein W-9-Formular ohne gültigen Steuerausweis einreichen oder Ihr Steuerausweis ungültig ist, muss Ihr Arbeitgeber pauschal 24 % der Bundeseinkommensteuer von Ihren Zahlungen einbehalten.

Schützen Sie Ihre Daten

Das W-9 enthält vertrauliche Informationen, die vertraulich und sicher aufbewahrt werden sollten. Senden Sie Ihr ausgefülltes W-9 nicht als ungesicherten oder unverschlüsselten E-Mail-Anhang. Verwenden Sie stattdessen sichere Übertragungsmethoden, wie z. B. persönliche Zustellung, Post oder verschlüsselte Dateianhänge an eine E-Mail an die Person, die sie angefordert hat.

Erhalten Sie ein W-9, obwohl Sie ein W-4 erwartet haben

Wenn Sie einen neuen Job beginnen und Ihr neuer Arbeitgeber Ihnen ein W-9-Formular zum Ausfüllen aushändigt, fragen Sie, ob es sich bei Ihrem neuen Job um einen selbstständigen Auftragnehmer oder einen Angestellten handelt. Mitarbeiter füllen das Formular W-4 aus, um die Höhe ihres Steuereinbehalts festzulegen.

Bei Selbstständigen (unabhängigen Auftragnehmern) werden keine Einkommenssteuern oder Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern einbehalten. Sie und Ihr Arbeitgeber können die Frage Ihres Status besprechen, aber letztendlich entscheidet das IRS, ob ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer (Selbstständiger) ist.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich Steuern zahlen, wenn ich ein W-9 ausfülle?

Ja, Sie müssen Steuern zahlen, wenn Sie ein W-9-Formular ausfüllen. Allerdings behalten der IRS und Ihr Arbeitgeber normalerweise keine Steuern von W-9-Einnahmen ein. Das bedeutet, dass Sie Ihre Steuerrechnung im Voraus planen müssen, damit Sie im April keine Überraschungen erleben.

Warum werde ich gebeten, ein W-9 zu unterschreiben?

Wenn Sie selbstständig sind, werden Sie möglicherweise gebeten, ein W-9-Formular auszufüllen. Sie müssen Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Steueridentifikationsnummer angeben. Im Allgemeinen müssen Sie nur dann ein W-9-Formular unterschreiben, wenn Sie selbstständig sind. Möglicherweise müssen Sie auch ein W-9-Formular unterzeichnen, wenn Sie andere Arten von Zahlungen erhalten, die dem IRS gemeldet werden müssen.