Was kann ich tun, wenn ein Kunde einfach nicht zahlen möchte?

ByDr. J. K. Hartmann
Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Wenn Sie einen Kunden haben, der sich weigert, für eine Ware oder Dienstleistung zu bezahlen, haben Sie eine Möglichkeit: Ziehen Sie den Betrag von Ihren Verkäufen ab und nehmen Sie den Steuerabzug für die uneinbringlichen Forderungen in Anspruch.

Bevor Sie einen Abzug für uneinbringliche Forderungen vornehmen können, müssen Sie das periodengerechte Buchhaltungssystem verwenden. Die meisten kleinen Unternehmen nutzen das Bargeldsystem. Im Rahmen des Periodenabgrenzungssystems können Sie einen Verkauf zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung an den Kunden verbuchen. Wenn Sie jedoch keine Bezahlung erhalten, kann es sein, dass Ihr Konto uneinbringlich ist. 

Nehmen wir an, Sie nutzen das Periodensystem und möchten das Geld einziehen oder den Betrag steuerlich absetzen. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Gesetze in Bezug auf Verbraucherkredite und das Inkasso uneinbringlicher Forderungen verstehen und anwenden. Sie möchten nicht mit einer Klage eines verärgerten Kunden konfrontiert werden oder der Belästigung beschuldigt werden. 

So starten Sie den Inkassoprozess

Sie haben monatelang versucht, einen Kunden zur Zahlung zu bewegen, indem Sie Briefe verschickt und diesen Kunden sogar zu einem Inkassobüro gebracht haben. Nichts hat funktioniert. Es gibt jedoch einen Lichtblick in dieser finanziellen Dunkelheit; Sie können die Begleichung dieser uneinbringlichen Forderungen von Ihren Forderungen steuerlich absetzen. So funktioniert dieser Prozess:

  • Im Laufe des Jahres haben Sie Forderungen, die Sie eintreiben müssen … und bei einigen Forderungen haben Sie Probleme beim Einzug.
  • Führen Sie am Ende des Jahres einen Debitoren-Alterungsbericht durch, um zu sehen, wer Ihnen seit langem keine Zahlungen geleistet hat und von wem Sie eifrig versucht haben, diese einzutreiben.
  • Wenn der Kunde nicht mehr aktiv ist oder nicht mehr zahlt, können Sie möglicherweise den Saldo dieses Kunden von Ihrem Gesamtumsatz abziehen, um Ihr Einkommen zu reduzieren.
  • Addieren Sie alle uneinbringlichen Forderungen, die Sie abschreiben möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schulden wirklich abschreiben möchten. Wenn Sie das Geld vom Kunden später erhalten, müssen Sie die Abschreibung rückgängig machen und die Zahlung als Einkommen verbuchen.
  • Gehen Sie die Liste mit Ihrem Steuerberater durch und addieren Sie die Nichtzahler. Dann können Sie in Ihrer Gewerbesteuererklärung den Gesamtbetrag Ihrer uneinbringlichen Forderungen absetzen.

Wenn der Kunde später zahlt:Manchmal kommen Kunden, von denen Sie dachten, sie würden nie zahlen, später zurück und zahlen Ihnen. Sie müssen dieses Einkommen anrechnen und Ihr Buchhalter muss die Rückbuchung der uneinbringlichen Schulden in Ihrer Steuererklärung ausweisen.

Dokumentieren einer uneinbringlichen Forderung

Wie bei anderen Steuerabzügen verlangt der IRS eine Dokumentation; Sie möchten sicher sein, dass Ihre Abzüge für uneinbringliche Forderungen legitim sind. So können Sie diese Forderungsausfälle dokumentieren:

  • Halten Sie Unterlagen über Ihre Inkassobemühungen bereit: Briefe an die Kunden, Termine von Telefongesprächen und Ergebnisse
  • Bewahren Sie Ihren Debitorenfälligkeitsbericht auf, um zu zeigen, wie lange diese Schulden ausstanden.
  • Wenn Sie ein Inkassobüro beauftragt haben, bewahren Sie die Dokumente oder den Vertrag im Zusammenhang mit dieser Transaktion sowie jegliche Korrespondenz auf, aus der die Inkassobemühungen des Inkassobüros hervorgehen.
  • Notieren Sie alle Informationen, die Sie zu der Annahme veranlassen, dass diese Kunden nicht zahlen oder dass Ihre Inkassobemühungen in einer Sackgasse stecken, beispielsweise eine Insolvenzmitteilung in einer Zeitung oder ein Brief, der als unzustellbar an Sie zurückgeschickt wurde.

Mit anderen Worten: Bewahren Sie alle Aufzeichnungen über diese uneinbringlichen Forderungen auf, um Ihre Abschreibung gegenüber dem IRS zu belegen.