Was ist ein I-9-Formular?

Definition

Formular I-9ist ein Regierungsformular, mit dem die Berechtigung eines Arbeitnehmers zur Arbeit in den Vereinigten Staaten überprüft wird. Dies ist für alle Mitarbeiter erforderlich und sie müssen entsprechende Unterlagen als Nachweis beifügen.

Wie funktioniert Formular I-9?

Ein neuer Mitarbeiter muss als Teil der von seinem Arbeitgeber bereitgestellten Neueinstellungsunterlagen ein I-9-Formular ausfüllen, das auch als Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung bezeichnet wird.

Das I-9-Formular wird verwendet, um die Identität eines Mitarbeiters zu überprüfen und festzustellen, ob er berechtigt ist, eine Arbeit für das Unternehmen aufzunehmen.Es wurde von der United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) Abteilung des Department of Homeland Security (DHS) erstellt und muss für jeden in den USA eingestellten Mitarbeiter ausgefüllt werden.

Wer verwendet ein I-9-Formular?

Alle neuen Mitarbeiter müssen während des Einstellungsprozesses ein I-9-Formular ausfüllen. Der Arbeitgeber muss die Berechtigungs- und Ausweisdokumente des Arbeitnehmers überprüfen und die Dokumentinformationen innerhalb von drei Tagen nach der Beschäftigung auf dem I-9-Formular eintragen.

Wenn ein Mitarbeiter nicht in der Lage ist, Englisch zu lesen oder zu schreiben, kann das Formular von einem Übersetzer oder Rechtsberater im Namen des Mitarbeiters ausgefüllt werden.

Sie müssen kein Formular I-9 ausfüllen, wenn Sie:

• Am oder vor dem 6. November 1986 (oder am oder vor dem 28. November 2009, wenn die Anstellung im Commonwealth der Nördlichen Marianen erfolgt) eingestellt werden und eine angemessene Erwartung haben, jederzeit eine Anstellung zu finden
• Erledigung gelegentlicher Hausarbeiten in einem Privathaus
• Ein unabhängiger Auftragnehmer
• Angestellt bei einem Auftragnehmer, der Vertragsdienstleistungen erbringt, beispielsweise einer Zeitarbeitsfirma
• Funktioniert nicht auf US-amerikanischem Boden

Diskriminierung ist verboten

Mit dem Immigration Reform and Control Act (IRCA) von 1986 waren amerikanische Arbeitgeber rechtlich dafür verantwortlich, die Beschäftigungsberechtigung aller neuen Mitarbeiter zu überprüfen. Während das I-9-Formular für Freiwillige oder Vertragsangestellte nicht erforderlich ist, müssen ausländische Staatsangehörige mit einem Arbeitsvisum das Formular ausfüllen.

Die Gesetzgebung enthält auch Antidiskriminierungsklauseln. Nach dem IRCA kann US-Bürgern, Personen mit ständigem Wohnsitz in den USA und Asylbewerbern, denen eine Beschäftigung in den Vereinigten Staaten gesetzlich gestattet ist, aufgrund ihrer Herkunft oder Staatsbürgerschaft weder die Beschäftigung verweigert noch eine Zwangsentlassung erfolgen.Die IRCA ist für alle Arbeitgeber mit drei oder mehr Arbeitnehmern durchsetzbar. 

Wo Sie ein I-9-Formular erhalten

Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen möglicherweise eine Kopie des I-9-Formulars zur Verfügung. Sie können es auch von der USCIS-Website herunterladen.

Was tun, wenn Sie kein I-9-Formular erhalten?

Für die Weiterbeschäftigung ist ein I-9-Formular erforderlich.

Ein Arbeitgeber, der gegen das Gesetz zur Überprüfung und gegen das I-9-Formular verstößt, könnte mit Geldstrafen oder strafrechtlichen Sanktionen rechnen.

Wenn Sie Ihr Formular I-9 vermissen, wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung, um eine Kopie zu erhalten, oder laden Sie eines aus dem Internet herunter und reichen Sie es bei Ihrem Arbeitgeber ein.

Fehlende Dokumente

Wenn ein Mitarbeiter nicht innerhalb von drei Werktagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses ein erforderliches Dokument oder eine Quittung für ein Ersatzdokument vorlegt (im Falle verlorener, gestohlener oder zerstörter Dokumente), kann ihm gekündigt werden.

So füllen Sie ein I-9-Formular aus und lesen es

Zusätzlich zu Ihren grundlegenden persönlichen Daten müssen Sie beim Ausfüllen eines I-9-Formulars mindestens eine der genehmigten Dokumentationsformen vorlegen, um Ihre Identität und Ihre Berechtigung zur Arbeit in den USA nachzuweisen.

Akzeptable I-9-Dokumente

Es gibt drei Kategorien von Dokumenten, die Sie einreichen dürfen. Mitarbeiter müssen entweder eines der unten aufgeführten Dokumente aus Liste A oder eines der Dokumente aus Liste B sowie eines der Dokumente aus Liste C vorlegen.

Liste A(Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsberechtigung belegen):

• Reisepass oder Passkarte der Vereinigten Staaten
• Permanent Resident Card oder Alien Registration Receipt Card (I-551)
• Ausländischer Reisepass, der einen vorläufigen I-551-Stempel oder einen vorläufigen gedruckten I-551-Vermerk auf einem maschinenlesbaren Einwanderungsvisum enthält
• Arbeitsgenehmigungsdokument, das ein Foto enthält (I-766)
• Ausländischer Reisepass mit vorläufigem I-551-Stempel
• Für einen Nichteinwanderungsausländer, der aufgrund seines Status nur für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten darf: ein ausländischer Reisepass und entweder das Formular I-94 oder das Formular I-94A mit Ankunfts- und Abreisenachweis und Arbeitsbescheinigung
• Reisepass der Föderierten Staaten von Mikronesien (FSM) oder der Republik der Marshallinseln (RMI) mit Formular I-94 oder I-94A

Liste B(nur Dokumente zur Identitätsfeststellung):

• Führerschein oder Personalausweis, ausgestellt von einem Bundesstaat oder einem Außenbezirk der Vereinigten Staaten
• Von Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden oder -einrichtungen ausgestellter Personalausweis
• Schulausweis mit Lichtbild
• Merchant Mariner-Dokumentenkarte der US-Küstenwache
• Stammesdokument der amerikanischen Ureinwohner
• Von einer kanadischen Regierungsbehörde ausgestellter Führerschein
• Wählerregistrierungskarte
• US-Militärausweis oder Wehrdienstausweis
• Personalausweis eines Militärangehörigen

Für Personen unter 18 Jahrendie nicht in der Lage sind, ein oben aufgeführtes Dokument vorzulegen:

• Schulzeugnis (z. B. Zeugnis)
• Krankenhaus- oder Arztakte
• Kita-Rekord
• Kindergartenaufzeichnung

Liste C(nur Dokumente, die die Beschäftigungsberechtigung belegen)

• Unbegrenzte Sozialversicherungskontonummerkarte
•  Originale Geburtsurkunde, ausgestellt von einem Bundesstaat, Landkreis, einer Gemeinde oder einem Territorium der Vereinigten Staaten, mit offiziellem Siegel (beglaubigte Kopie wird akzeptiert)
• Vom US-Außenministerium ausgestellte Bescheinigung über den Geburtsbericht (Formulare DS-1350, FS-545 und FS-240)
• US-Bürgerausweis (Formular I-197)
• Personalausweis zur Verwendung durch in den USA ansässige Staatsbürger (Formular I-179)
• Stammesdokument der amerikanischen Ureinwohner
• Vom Department of Homeland Security ausgestelltes Beschäftigungsgenehmigungsdokument

So reichen Sie ein I-9-Formular ein

Mitarbeiter können das I-9-Formular elektronisch ausfüllen. Der Arbeitgeber behält dann das Formular in seinen Akten. Sie müssen für jeden Mitarbeiter ein Formular I-9 aufbewahren.

Arbeitgeber können mithilfe des E-Verify-Systems die I-9-Informationen eines Mitarbeiters online überprüfen, um Bußgelder oder Strafen zu vermeiden. Hierbei handelt es sich um einen von der Bundesregierung bereitgestellten Onlinedienst, der Informationen aus dem Formular I-9 eines Mitarbeiters mit Informationen aus den Aufzeichnungen des US-Heimatschutzministeriums und der Sozialversicherungsbehörde vergleicht. Für die Nutzung von E-Verify ist die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters erforderlich.

I-9-Formulare müssen vom Arbeitgeber entweder drei Jahre nach dem Arbeitsantrittsdatum eines Arbeitnehmers oder ein Jahr nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)