Was ein Unternehmensbuch ist

Unternehmensunterlagen sind die Unterlagen, die ein US-Unternehmen aufbewahren muss, um nachzuweisen, dass es in der vom Internal Revenue Service und den Gesetzen des Staates, in dem das Unternehmen eingetragen ist (als Unternehmenseinheit gegründeten Gesellschaft), vorgeschriebenen Weise funktioniert. 

Was ist ein Unternehmensbuch?

Einige Unternehmen verfügen über ein Firmenbuch, das alle erforderlichen Dokumente enthält. In anderen Fällen werden die Unternehmensunterlagen online oder in einem Aktenschrank aufbewahrt. Die Aufzeichnungen sollten an einem Ort sein und verfügbar sein, wenn der Internal Revenue Service Ihr Unternehmen prüft.

Sie können Ihre Unternehmensunterlagen auch „in der Cloud“ aufbewahren. Diese Aufzeichnungen können jedoch vertrauliche Informationen und proprietäre Prozesse enthalten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Server sicher ist. Susan Ward, Expertin für Kleinunternehmen in Kanada, hat einen großartigen Artikel über Dokumentenmanagement, der Ihnen bei diesem Projekt helfen kann.

Warum Unternehmensunterlagen notwendig sind 

Unternehmensunterlagen sind erforderlich, um nachzuweisen, dass das Unternehmen gemäß den Anforderungen des Internal Revenue Service ordnungsgemäß funktioniert, um nachzuweisen, dass es sich bei dem Unternehmen um eine eigenständige Einheit handelt, und um den Haftungsschutz des Unternehmens aufrechtzuerhalten. 

Wie sie entstehen

Unternehmensunterlagen werden vom Vorstand Ihres Unternehmens erstellt. Der Vorstand erstellt Dokumente wie die Satzung und Jahresberichte Ihres Unternehmens. Der Vorstand erstellt und bearbeitet auch Dokumente wie Anträge und Protokolle während der Vorstandssitzungen. 

Der Unternehmenssekretär ist in der Regel mit der Führung aller Unternehmensunterlagen beauftragt. Selbstverständlich müssen alle Aufzeichnungen unterschrieben und alle durchgeführten Maßnahmen dokumentiert werden. Wenn das Unternehmen über Aktien verfügt, führt der Unternehmenssekretär (in der Regel das Büro dieser Person) die Aufzeichnungen über den Aktienbesitz. Der Unternehmenssekretär führt außerdem bei jeder Vorstandssitzung eine Liste durch und notiert, welche Vorstandsmitglieder anwesend und abwesend sind.

Vorstandsbeschlüsse

Unternehmensvorstände genehmigen allgemeine Richtlinien und Beschlüsse (Entscheidungen) und mischen sich nicht in die alltägliche Entscheidungsfindung des Unternehmens ein. Eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmensvorstandes ist die Beschlussfassung. Resolutionen sind Dokumente, in denen Vorstandsentscheidungen festgehalten werden. Unternehmensbeschlüsse können zu vielen Angelegenheiten gefasst werden, darunter: 

• Aufzeichnungen über wichtige Transaktionen des Unternehmens
• Genehmigungen von Verträgen
• Aufzeichnungen über den Verkauf oder Kauf von Immobilien (Grundstücke und Gebäude)
• Einstellung oder Entlassung einer großen Anzahl von Mitarbeitern
• Expansion in einen neuen Markt oder einen neuen Standort

Alle diese Entscheidungen und noch mehr müssen aufgezeichnet werden. 

Welche anderen Datensätze sollten enthalten sein?

• Ihre Satzung und alle Artikel, die dieses Dokument ändern. Diese Artikel sind bei Ihrem Bundesstaat hinterlegt, Sie benötigen jedoch noch eine Kopie des Originals und aller Änderungen. 
• Unternehmenssatzung. Die Satzung ist die Leitlinie für die Arbeit des Vorstands der Gesellschaft. Die Satzung enthält die Pflichten der Unternehmensleiter, Informationen zur Jahresversammlung und die Art und Weise, wie der Vorstand seine Richtlinien und Abstimmungen festlegt. 
• Protokolle aller Aktionärs- und Direktorenversammlungen, einschließlich der Jahresversammlung
• Jahresberichte
• Ein Aktienregister zur Verfolgung von Aktientransaktionen und Aktienbesitz. 
• Unternehmens- und Steuerbeschlüsse
• Einstellungs- und Terminbeschlüsse
• Lösungen für Interessenkonflikte des Direktors
• Beschlüsse über Kredite an und durch die Körperschaft
• Beschlüsse zu Leistungen an Arbeitnehmer und Altersvorsorgeplänen
• Aktiendividendenbeschlüsse

Bilden Sie Ihren Vorstand und führen Sie Aufzeichnungen

Wenn Sie Ihr Unternehmen gründen, müssen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat erkundigen, um sicherzustellen, dass Sie die staatlichen Richtlinien für die Organisation und Führung Ihres Unternehmens befolgen. Alle Bundesstaaten haben spezifische Vorschriften für Unternehmen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Staatssekretär Ihres Staates oder bei Ihrem Anwalt.