Wann muss ich Mitarbeitern die Reisezeit bezahlen?

ByDr. J. K. Hartmann

Im Allgemeinen sollte Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern die Zeit vergüten, die sie für geschäftliche Aktivitäten aufwenden. Sie müssen Ihren Mitarbeitern keine Kosten für Fahrten zahlen, die im Zusammenhang mit ihren Pflichten stehen, sowie für die Zeit, die sie mit dem Pendeln (Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit) verbringen. Die Reisezeit kann sowohl lokale Fahrten als auch Reisen von zu Hause aus umfassen. 

Reise- vs. Pendelzeit 

Pendeln bedeutet hin und her zur Arbeit. Jeder (zumindest jeder, der nicht zu Hause arbeitet) pendelt zu einem Arbeitsplatz. Pendelzeit ist Privatzeit, keine Geschäftszeit. Das IRS erlaubt es Unternehmen nicht, die Pendelzeit als Geschäftsausgabe abzuziehen, und Mitarbeiter sollten für die Pendelzeit nicht bezahlt werden.

Das Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) befasst sich mit Arbeitnehmern, die vom Arbeitgeber bereitgestellte Fahrzeuge fahren. Das DOL betrachtet die Zeit, die ein Arbeitnehmer auf dem Weg von zu Hause zur Arbeit in einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Fahrzeug verbringt oder die er mit Tätigkeiten verbringt, die mit der Nutzung des Fahrzeugs zum Pendeln verbunden sind, im Allgemeinen nicht als „Arbeitsstunden“ und muss daher nicht vergütet werden.

Notiz

Hier ist eine mögliche Faustregel: Wenn Ihr Unternehmen eine Reise eines Mitarbeiters genehmigt, sollten Sie unabhängig davon, wie der Mitarbeiter reist (Auto, Zug, Bus usw.), für die Reisezeit des Mitarbeiters bezahlen. 

Reisezeiten für Stunden- und Angestellte können unterschiedlich angerechnet werden. Die Vergütung von Mitarbeitern für örtliche Reisezeit gilt nur für nicht steuerbefreite (Stunden-)Mitarbeiter, nicht für steuerbefreite (Fach- oder Führungskräfte).Freigestellte Mitarbeiter werden für ihre Fachkenntnisse nach Arbeit und nicht nach Stunden bezahlt.

Verschiedene Arten von Reisezeiten

Reisen von zu Hause zur Arbeit:Wie oben erläutert, handelt es sich dabei um Pendelzeit, nicht um Arbeitszeit, und sie wird nicht vergütet.

Reisen Sie im Rahmen eines speziellen Tagesauftrags in eine andere Stadt:Das DOL sagt: „Die Zeit, die der Arbeitnehmer für die Fahrt in die andere Stadt und für die Rückkehr aus der anderen Stadt aufwendet, ist Arbeitszeit“, weist jedoch darauf hin, dass Sie die Zeit, die der Arbeitnehmer für das Pendeln aufwenden würde, abziehen können.

Notiz

Sara arbeitet in einem Büro Ihrer Firma, aber Sie schicken sie mit einem Sonderauftrag in eine andere Stadt. Sie verlässt ihr Zuhause, geht in die Stadt und kommt am selben Tag wieder nach Hause. Sie verbringt 3 Stunden damit, von zu Hause in die andere Stadt zu reisen (1 1/2 Stunden pro Strecke). Normalerweise würde sie insgesamt 30 Minuten damit verbringen, von ihrem Zuhause zur Arbeit und zurück zu fahren, Sie könnten also die 30 Minuten abziehen und ihr 2 1/2 Stunden Reisezeit bezahlen.

Reisen, die zur normalen Arbeit des Mitarbeiters gehören:Die Zeit, die ein Mitarbeiter mit Reisen verbringt, gehört zum Job. Diese Zeit müssen Sie als Arbeitszeit zählen. Die Zeit, die der Mitarbeiter für den Weg zur ersten Arbeitsstelle und für den Heimweg von der letzten Arbeitsstelle verbringt, ist Pendelzeit und wird nicht vergütet.

Notiz

Ein LPN (Licensed Professional Nurse) arbeitet für eine Pflegeeinrichtung und pendelt zwischen den beiden Standorten dieser Einrichtung, um die Patienten an beiden Standorten zu versorgen. Da sie nicht pendelt, muss ihre tägliche Fahrtzeit zwischen diesen Orten in ihrem Lohn enthalten sein. Sie kann jedoch weder die Fahrtzeit von zu Hause zum ersten Standort noch die Zeit zurück nach Hause vom letzten Standort zählen.

Weg von zu Hause reisen:Wenn die Reise eine Übernachtung beinhaltet, handelt es sich um Reisezeit. Reisen außerhalb der regulären Arbeitszeiten als Passagier in einem Flugzeug, Zug, Boot, Bus oder Auto zählen nicht zum DOL als Arbeitszeit. Sie müssen jedoch die geleisteten Arbeitsstunden an regulären Arbeitstagen und an arbeitsfreien Tagen (Wochenenden und Feiertage) zählen.

Notiz

Wenn ein Mitarbeiter für ein zweitägiges Seminar im Auftrag Ihres Unternehmens von Cleveland nach Pittsburgh reist, müssen Sie für jeden dieser Tage die Stunden bezahlen, die der Mitarbeiter an einem normalen Arbeitstag gearbeitet hätte, auch wenn diese am Samstag oder Sonntag wären.

Neben- oder Geschäftsreisen: Bezahlt oder nicht bezahlt?

  • Ein Mitarbeiter fährt jeden Tag von zu Hause aus zur Arbeit. Sie bitten ihn, unterwegs anzuhalten und Bagels für die Mitarbeiterbesprechung abzuholen. Diese Fahrzeit wird nicht vergütet. Die Pendelzeit zur Arbeit ist niemals bezahlte Zeit; Die Zeit, in der man für die Bagels anhält, ist „nebenbei“ mit dem Pendeln verbunden und gehört nicht zum Job des Arbeitnehmers. 
  • Sie bitten einen Mitarbeiter, während der Arbeitszeit zu einem Geschäft zu fahren, um Bagels für die Bürobesprechung zu holen. Wenn der Arbeitnehmer diese Fahrt während der normalen Arbeitszeit unternimmt, sollte er oder sie bezahlt werden. 

Möglicherweise möchten Sie sich auch an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden, um diese Fragen zu besprechen. 

Reisekosten bezahlen

Zusätzlich zur Bezahlung der Reisezeit der Mitarbeiter sollten Sie auch deren Reisekosten bezahlen. Das Arbeitsministerium verlangt keine Erstattung der Reisekosten, es ist jedoch sinnvoll, Mitarbeiter zu bezahlen, wenn Sie eine Reisekosten verlangen.Ihr Unternehmen kann die Reisekosten der Mitarbeiter als Betriebsausgaben absetzen.Wenn Mitarbeiter geschäftliche und private Reisen vermischen, müssen Sie den geschäftlichen Teil regeln und nur diese Ausgaben bezahlen. 

Staatliche Vorschriften zur Bezahlung von Mitarbeiterreisen

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Landesarbeitsamt, ob es Regeln gibt, die die Bundesvorschriften außer Kraft setzen könnten. Wenden Sie sich an das nächstgelegene örtliche Büro des US-Arbeitsministeriums, um Informationen zu bestimmten Reisezeiten zu erhalten, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken.