Verwendung von Bargeld zur Bezahlung von Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern

Bestimmte Arten von Unternehmen tätigen den Großteil ihrer Verkäufe mit Bargeld. Viele dieser „Bargeldunternehmen“ bezahlen ihre Arbeiter und andere auch in bar. Obwohl es nicht illegal ist, Mitarbeiter und unabhängige Auftragnehmer in bar zu bezahlen, handelt es sich aus vielen Gründen nicht um eine gute Geschäftspraxis.

 

Lohn- und Steuerfragen bei der Barzahlung von Mitarbeitern

Arbeitgeber müssen Beschäftigung (Bundes- und Landeseinkommenssteuer und FICA-Steuer (Sozialversicherung/Medicare)) vom Arbeitnehmerentgelt einbehalten. Die Arbeitgeber müssen außerdem die Höhe der Quellensteuer für jeden Arbeitnehmer dem Internal Revenue Service (IRS) melden. Arbeitgeber übermitteln dem IRS regelmäßig den Gesamtbetrag der vom Gehaltsscheck einbehaltenen FICA-Steuer des Arbeitnehmers und des Arbeitgeberanteils der Steuern. Arbeitgeber müssen jedes Jahr das Arbeitnehmereinkommen auf Formular W-2 melden. Darin sind Bareinnahmen enthalten.

Auf das Einkommen des Arbeitnehmers müssen weitere Lohnsteuern gezahlt werden, darunter Arbeitslosensteuer und Zahlungen aus dem staatlichen Arbeitnehmerentschädigungsfonds.

Arbeitgeber müssen die Arbeitsberechtigung neu eingestellter Mitarbeiter mithilfe des Formulars I-9 oder des E-Verify-Systems überprüfen. Durch diese Überprüfung wird der Arbeitnehmer dem föderalen System zugeordnet, und wenn diese Arbeitnehmer bar bezahlt werden, können Gegenkontrollen der Agentur Versuche aufdecken, Lohnsteuern durch Barzahlung zu umgehen.

Nichtzahlung der Lohnsteuer

Das IRS geht hart mit Arbeitgebern um, die es versäumen, Lohnsteuern zu melden und zu zahlen. Das Versäumnis, Lohnsteuererklärungen abzugeben, ist eine häufige Art und Weise, wie Unternehmen Steuern hinterziehen (illegal). Der IRS kann Ihr Unternehmen prüfen und alle verfügbaren Gründungen überprüfen, auch wenn keine Gehaltsabrechnungen oder Schecks vorliegen. Wenn der IRS Steuerpfandrechte gegen Eigentum geltend machen kann, können vorsätzliche Versuche, die Einreichung und Zahlung von Lohnsteuern zu vermeiden, zu strafrechtlichen Verurteilungen führen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Bargeld zahlen

• Mitarbeitern, die bar bezahlt werden und von denen keine FICA-Steuern einbehalten werden, werden Sozialversicherungseinkünfte verweigert, die zur Berechnung potenzieller Sozialversicherungsleistungen hätten verwendet werden können.
• Ebenso haben Arbeitnehmer, die nicht „auf der Gehaltsliste“ stehen, keinen Anspruch auf Arbeitsunfall- oder Arbeitslosengeld.

Die Wirtschaftsprüferin (CPA) Gail Rosen sagt Folgendes über die Bezahlung von Mitarbeitern mit Bargeld:

Die illegale Bezahlung von Arbeitnehmern in bar kann neben Steuerproblemen auch zu ernsthaften Problemen führen. Wenn ein Arbeitnehmer „nicht buchhalterisch“ ist, kann es plötzlich zu Eventualverbindlichkeiten kommen, die wirklich katastrophale Folgen haben können.
Wenn ein Arbeitnehmer bei der Arbeit verletzt wird und im Krankenhaus landet, wird er gefragt, ob er sich bei der Arbeit verletzt hat. Wenn der verletzte Arbeitnehmer mit „Ja“ antwortet, ist er durch die Arbeitnehmerentschädigung gedeckt. Sie sind in ernsthaften Schwierigkeiten, wenn Sie die Arbeitnehmerentschädigung nicht gezahlt haben, weil Sie sie in bar bezahlt haben. Das Gleiche gilt für die Nichteinzahlung in die staatliche Invaliden- und Arbeitslosenkasse. Wenn Sie beispielsweise den Arbeitnehmer entlassen und dieser einen Antrag auf Arbeitslosigkeit stellt, klopfen Wirtschaftsprüfer an Ihre Tür.

Bezahlen von Kindern, Ehepartnern oder Familienmitgliedern

Die Löhne von Kindern unter 18 Jahren, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, unterliegen den gleichen Quellensteuer-, Lohnsteuer- und Lohnsteuerbestimmungen wie andere Arbeitnehmer. Wenn Sie Ihre eigenen Kinder einstellen, unterliegen diese möglicherweise nicht den FICA-Steuern für Sozialversicherung/Medicare, ihr Lohn muss jedoch dem IRS gemeldet werden.

Wenn Sie Ihren Ehepartner oder andere Familienangehörige als Mitarbeiter für Ihr Unternehmen einstellen und bar bezahlen, kann dies auch dazu führen, dass dieser Person Sozialversicherungsleistungen entzogen werden. Und alle anderen oben genannten Probleme gelten, einschließlich Ihrer gesetzlichen Verantwortung, Lohnsteuern zu melden und zu zahlen.

Andere in bar bezahlen

Viele Unternehmen bezahlen Vertragsarbeiter (Gelegenheitsarbeiter, Sommerarbeiter). Während Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer weniger problematisch sind als die an Arbeitnehmer, sind zwei Probleme erwähnenswert:

• Zahlungen an Vertragsarbeiter müssen jährlich auf Formular 1099-NEC (früher 1099-MISC vor 2020) gemeldet werden
• Sie müssen die Steueridentität unabhängiger Auftragnehmer überprüfen, indem Sie die Person das Formular W-9 ausfüllen lassen. Wenn die Identität des Steuerzahlers nicht überprüft werden kann, müssen Sie eine Sicherungseinbehaltung vom Lohn des Auftragnehmers vornehmen.

Barzahlungen an Lieferanten und andere Personen, mit denen Sie Geschäfte machen, müssen dennoch nachgewiesen werden, wenn Sie möchten, dass diese Barzahlungen in Ihrer Gewerbesteuererklärung als Aufwand abgesetzt werden. Auch kleine Barzahlungen sollten über eine Kassenkasse mit entsprechender Dokumentation beglichen werden.

Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar und ersetzen eine solche Beratung nicht. Landes- und Bundesgesetze ändern sich häufig und die Informationen in diesem Artikel spiegeln möglicherweise nicht die Gesetze Ihres Landes oder die neuesten Gesetzesänderungen wider. Für aktuelle Steuer- oder Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an einen Buchhalter oder Anwalt.