Per diem ist lateinisch und bedeutet pro Tag oder für jeden Tag. Während das Tagesgeld mehrere Bedeutungen hat, handelt es sich im Zusammenhang mit der Personalabteilung um das Tagegeld, das den Mitarbeitern für Ausgaben gezahlt wird, die ihnen bei Geschäftsreisen entstehen. Bei diesen Ausgaben kann es sich um Unterkunft, Verpflegung, Trinkgeld, Taxi und andere Gebühren für den Landtransport handeln. Zu den anfallenden Reisekosten pro Tag gehören auch Dinge wie chemische Reinigung, Wäsche, Telefonnutzung, WLAN und Trinkgelder für das Zimmerpersonal.
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Wenn Tagessätze nicht gelten
Was ein Tagessatz nicht abdeckt, sind die Kosten für den Transport zum und vom Arbeitsplatz eines Mitarbeiters. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber die Transportkosten entweder separat – in der Regel direkt an die Fluggesellschaft, den Zug, den Bus usw. – oder die Mitarbeiter nutzen ihre eigene persönliche Transportquelle und werden gemäß dem IRS-Kilometererstattungssatz erstattet.
Beispiele für die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber
Arbeitgeber zahlen die Transportkosten eines Arbeitnehmers separat, wenn ein Arbeitnehmer an einem Standort für dasselbe Unternehmen arbeitet, der sich von dem Standort unterscheidet, an dem der Arbeitnehmer normalerweise arbeitet. Der Arbeitsplatz und das Büro eines Mitarbeiters befinden sich beispielsweise in Michigan, er reist jedoch einmal im Monat nach Pennsylvania, um dort mehrere Tage lang in einem anderen regionalen Büro zu arbeiten.
Ein weiteres Beispiel ist, wenn ein Mitarbeiter an den Standorten seines Unternehmens im ganzen Land neue Mitarbeiter einarbeitet und an jedem Standort eine Übernachtung erforderlich ist. Ein weiteres Beispiel ist eine Mitarbeiterin der Personalabteilung, die normalerweise am Hauptsitz des Unternehmens arbeitet, aber jedes Mal, wenn das Unternehmen einen neuen Standort eröffnet, für einen bestimmten Zeitraum am neuen Standort arbeitet, während sie Mitarbeiter einstellt und einstellt.
Alle drei dieser Situationen würden gut funktionieren, wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter ein Tagesgeld zahlt, weil die Reise häufig oder langwierig ist. So sind die Mitarbeiter froh, weil sie nicht alle Ausgaben erfassen und Belege als Nachweis aufbewahren müssen. Sie müssen auch keine Zeit damit verbringen, Spesenabrechnungen auszufüllen.
Festlegen von Tagessätzen
Ein Arbeitgeber legt die Tagessätze basierend auf einer Reihe von Faktoren fest. Dazu gehören die Kosten für reisebezogene Ausgaben an verschiedenen Standorten, die Dauer der Abwesenheit des Mitarbeiters vom Büro und der aktuelle Bundestagesatz.
Die meisten Arbeitgeber verwenden den bundesstaatlichen Tagessatz und die U.S. General Services Administration (GSA) ist das leitende Organ, das jedes Jahr am 1. Oktober die bundesstaatlichen Tagessätze festlegt.
Die GSA legt Reiserichtlinien fest, einschließlich Tagessätzen (jedoch nur) für Bundesangestellte auf Dienstreisen außerhalb ihres örtlichen Dienstortes oder der von ihrer Behörde festgelegten Arbeitsorte. Unternehmen neigen dazu, den bundesstaatlichen Tagessatz zu verwenden, da Tagessätze, die über dem Bundessatz liegen, für Mitarbeiter auf ihren W-2-Formularen steuerpflichtiges Einkommen darstellen.
Verständlicherweise sind die Tagessätze der Arbeitgeber in der Regel je nach Standort unterschiedlich hoch und variieren je nach der Höhe der Reisekosten, die dem Arbeitnehmer entstehen. Mitarbeiter, die beispielsweise nach Las Vegas, Nevada, reisen, erhalten etwa ein Drittel der Tageserstattung, die ein Mitarbeiter, der nach New York City reist, basierend auf den örtlichen Ausgaben (in Bundessätzen) erhalten würde.
Vorteile des Tagessatzes
Den Mitarbeitern bleibt die Zeit erspart, die sie sonst in die Verwaltung der Ausgaben, das Aufbewahren von Quittungen und das Ausfüllen von Spesenabrechnungen investieren würden, wenn sie ins Büro zurückkehren. Den Mitarbeitern ist es gestattet, das Geld, das sie auf Reisen nicht ausgeben, zu behalten, was die Sparsamkeit fördern und übermäßige Ausgaben verhindern kann.
Der Arbeitgeber profitiert davon, dass er die Zeit seiner Mitarbeiter nicht mit der Überprüfung der Ausgaben, der Überprüfung der ausgegebenen Geldbeträge und der Zeit, die der Mitarbeiter mit dem Ausfüllen von Unterlagen verbringen muss, verbringen muss. Im Wesentlichen erklärt der Arbeitgeber, dass er den Geldbetrag, den er bereit ist, für die Reisen seiner Mitarbeiter auszugeben, eingeplant hat und dass der Mitarbeiter benachrichtigt wurde, bevor ihm die Kosten entstanden sind.
Das Tagessatzverfahren kann für den Arbeitgeber zu erheblichen Einsparungen führen, im Gegensatz zu Unternehmen, die die tatsächlichen Ausgaben der Arbeitnehmer bezahlen. Und natürlich ist es unklug und arbeitnehmerfeindlich, von den Mitarbeitern zu erwarten, dass sie ihre Ausgaben selbst tragen, wenn sie aus legitimen Geschäftsgründen reisen.
Tagessatzbeschäftigung
In einigen Berufen und Branchen kann sich der Begriff Tagessatz auch auf eine kurzfristige, befristete Beschäftigung beziehen. Dieser Tagesplan besteht in der Regel aus mehreren Beschäftigungstagen für einen Tagessatzmitarbeiter, der einen kranken oder im Urlaub befindlichen Mitarbeiter vertreten soll. Zwei Beispiele sind Aushilfslehrer und Gesundheitspersonal, die tageweise bezahlt werden.
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