Einer der häufigsten Fehler, den Unternehmer machen, besteht darin, private und geschäftliche Gelder nicht getrennt zu halten. Dieser Fehler ist auch ein Hauptziel der IRS-Prüfung bei Prüfungen. Hier sind einige Möglichkeiten, Ihre persönlichen und geschäftlichen Transaktionen zu trennen.
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Warum Sie geschäftliche und private Gelder nicht vermischen sollten
Diese Gründe verdeutlichen, warum es keine gute Idee ist, geschäftliche und private Mittel zu vermischen:
- Es sieht nicht professionell aus: Wenn Sie es mit einem Lieferanten oder Kunden zu tun haben und Ihr persönliches Scheckbuch oder Ihre Kreditkarte zücken, um eine Geschäftsausgabe zu bezahlen, erwecken Sie den Eindruck, dass Sie kein echter Geschäftsinhaber sind.
- Auf die gleiche Weise ruft mangelnde Trennung dem IRS ein „Hobby“ entgegen. Und der IRS lehnt Abzüge und Verluste für Hobbys schnell ab. Wenn Sie möchten, dass der IRS Ihr Geschäft als legitim und nicht als Hobby betrachtet, trennen Sie Geschäftliches und Privates voneinander.
- Ihre betrieblichen Abzüge und Einkünfte sind nicht eindeutig ausgewiesen. Wenn Sie Aufwendungen als Abzüge geltend machen möchten, müssen Sie nachweisen können, dass diese Abzüge geschäftlichen Zwecken dienten. Der Versuch, bei der Steuererklärung Ihre persönlichen Unterlagen zu sortieren, ist ein Albtraum. Erfassen Sie Geschäftsausgaben in Ihrem Geschäftskonto, um die Geltendmachung dieser Abzüge zu erleichtern.
- Möglicherweise werden Sie vom IRS geprüft. Wie oben erwähnt, ist es wahrscheinlicher, dass der IRS Ihr Unternehmen prüft und Abzüge und Geschäftsverluste ablehnt, wenn Sie keine klare Trennung zwischen geschäftlichen und persönlichen Ausgaben haben. Wenn Sie beispielsweise ein Heimgeschäft haben, erlaubt der IRS möglicherweise keine Heimgeschäftskosten, wenn diese nicht getrennt sind.
Transaktionen zu marktüblichen Konditionen
Alle Transaktionen zwischen Ihnen persönlich und dem Unternehmen müssen „fremdvergleichskonform“ sein, d. h. die Transaktionen trennen Sie als Privatperson und das Unternehmen als Einheit klar voneinander.
Getrennte Konten führen
Richten Sie zunächst und vor allem getrennte Girokonten für geschäftliche und private Zwecke ein. Stellen Sie Schecks für geschäftliche Einkäufe vom Geschäftskonto und für persönliche Einkäufe vom Privatkonto aus. Tragen Sie Geschäftseinkünfte auf das Geschäftskonto und persönliche Einkünfte auf das Privatkonto ein. Machen Sie dasselbe mit Kreditkartenkonten – einem für geschäftliche und einem für private Zwecke – und mischen Sie keine Gebühren oder Zahlungen für diese Konten.
Einbringen von Eigentum oder Bargeld
Wenn Sie Geld in Form von Immobilien oder Bargeld in das Unternehmen investieren, legen Sie klar fest, wie das Geld betrachtet werden soll – als Darlehen oder als Kapitalanlage des Eigentümers. Sie können zwischen einem Darlehen oder einer Investition wählen. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Unterlagen vollständig sind und in den Büchern des Unternehmens leicht erkennbar ist, wie die Transaktion berücksichtigt wird.
Geld aus dem Geschäft nehmen
Wenn Sie Angestellter eines Unternehmens sind, zahlen Sie sich ein angemessenes Gehalt, das auf vergleichbaren Gehältern für andere ähnliche Positionen basiert. Wenn Sie Einzelunternehmer oder Gesellschafter sind, können Sie an der Verlosung teilnehmen, indem Sie einen Scheck vom Geschäftskonto auf sich selbst ausstellen.
Einen Standort mieten
Wenn Sie einen Teil Ihres Hauses geschäftlich nutzen, können Sie Räume an Ihr Unternehmen vermieten. Erstellen Sie Unterlagen, um diesen Mietvertrag einschließlich aller Geschäftsbedingungen vorzulegen.
Wenn Sie einen Fehler machen
Ein gelegentlicher Fehler ist nur menschlich. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den Fehler dokumentieren und die Transaktion in Ihren Geschäftsunterlagen bearbeiten. Wenn Sie beispielsweise einen persönlichen Scheck auf Ihr Geschäftskonto einzahlen, kennzeichnen Sie ihn als Eigenkapital; Wenn Sie das Geld wieder abheben müssen, geben Sie den Scheck als Abzug vom Eigenkapital Ihres Eigentümers ein.
Wenn Sie etwas vergessen und mit Ihrer persönlichen Kreditkarte bezahlen, kennzeichnen Sie dies ebenfalls als Investition. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Fehler in Ihren Geschäftsunterlagen korrekt gekennzeichnet haben. Im Allgemeinen muss jede Transaktion zwischen Ihnen und dem Unternehmen klar gekennzeichnet, marktüblich und angemessen sein. Sie werden feststellen, dass es Ihnen leicht fallen wird, es zu tun, sobald Sie es sich zur Gewohnheit gemacht haben.
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