So schreiben Sie einen Entschädigungsbrief

Eine Freistellungserklärung dient im Geschäftsverkehr dazu, einer Partei zu versichern, dass ihr kein finanzieller Schaden entsteht, wenn die andere Partei einen Teil der Vereinbarung nicht erfüllen kann.

So funktioniert eine Entschädigungserklärung

Wenn zwei Parteien einen Vertrag abschließen, haben beide Verpflichtungen. Normalerweise verpflichtet sich eine Partei, die andere Partei zu bezahlen, die sich bereit erklärt, Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen. Wenn eine Partei gegen den Vertrag verstößt (nicht tut, was sie vereinbart hat), kann die andere Partei einen Verlust erleiden, indem sie entweder die Zahlung verliert oder die Waren oder Dienstleistungen nicht erhält.

Beim Konzept der Entschädigung geht es darum, jemanden schadlos zu halten und zu verhindern, dass dieser Person oder dem Unternehmen ein Schaden entsteht. Jemanden zu entschädigen bedeutet, ihn für Verluste aus einem bestimmten Vorfall zu entschädigen.

Es wird ein Entschädigungsschreiben verfasst, um der anderen Partei konkrete Maßnahmen zuzusichern, die sie schadlos halten. Da der Brief schriftlich verfasst ist, stellt er eine zusätzliche Zusicherung für die andere Partei dar. 

Sie können in einen Vertrag auch eine Entschädigungsregelung aufnehmen. Eine typische Schadensersatzklausel in einem Vertrag für ein Bauprojekt könnte beispielsweise besagen, dass Partei A die angegebenen Arbeiten auf eigenes Risiko ausführt und Partei A Partei B von allen Verlusten, Schäden, Kosten und Haftungsansprüchen für im Rahmen dieses Vertrags durchgeführte Arbeiten schadlos hält. Mit anderen Worten: Partei A stimmt zu, dass selbst wenn Partei B für eine Handlung haftbar gemacht wird, Partei B nicht dafür verantwortlich ist, Partei A für die Haftung für diese Handlung zu entschädigen.

Entschädigungserklärungen für Ihr Unternehmen

Nehmen wir an, Sie haben ein Malergeschäft und haben einen Vertrag über den Anstrich eines Bürogebäudes unterzeichnet und bereits eine Anzahlung erhalten. Dann stellen Sie fest, dass der von Ihnen vereinbarte Lack nicht mehr vorrätig ist und es keine Garantie dafür gibt, dass der Lack in absehbarer Zeit verfügbar sein wird.

Sie könnten eine Entschädigungserklärung schreiben, in der Sie dem anderen Unternehmen versichern, dass Sie akzeptable Farbe finden, die Anzahlung zurückerstatten oder jemand anderen finden, der die Arbeit erledigt. Das Schreiben ist, wie oben erwähnt, eine Zusicherung, dass dem Kunden kein Schaden entsteht, weil Sie Ihren Teil der Vereinbarung nicht erfüllen konnten. 

In einem anderen häufigen Beispiel könnten Sie zustimmen, eine Kreditkarte zu verwenden, um Dienstleistungen für jemand anderen zu kaufen. (Dies kann passieren, wenn Sie Flugtickets für jemanden kaufen.) Das Kreditkartenunternehmen stellt die Transaktion möglicherweise in Frage, da es keine Haftung übernehmen möchte, wenn Sie die Zahlung verweigern. Möglicherweise müssen Sie dem Kreditkartenunternehmen eine Entschädigungserklärung schreiben, in der Sie erklären, dass Sie mit der Zahlung der Gebühren einverstanden sind. 

In einem anderen, persönlicheren Beispiel möchte Ihr Nachbar vielleicht Ihren LKW ausleihen, um einen Umzug zu erledigen. Sie befürchten, dass der LKW oder die zu bewegenden Gegenstände beschädigt werden könnten und Sie dafür haftbar gemacht werden könnten. Sie könnten Ihren Nachbarn bitten, eine Schadensersatzerklärung zu unterzeichnen, in der er erklärt, dass Sie schadlos bleiben und dass der Nachbar für alle Schäden aufkommt, falls der LKW oder die Gegenstände beschädigt werden. (Ja, in diesem Beispiel könnte eine Versicherung eine Rolle spielen, aber Sie möchten möglicherweise keinen Versicherungsanspruch einreichen.)

Andere übliche Entschädigungsschreiben

Oftmals wird eine Freistellungserklärung von einem Dritten verfasst, häufig von einer Bank oder einer Versicherungsgesellschaft. Wenn ein Unternehmen einen Schaden an einer Immobilie erleidet und die Versicherungsgesellschaft sich bereit erklärt hat, den Schaden zu begleichen, kann die Versicherungsgesellschaft eine Entschädigungserklärung an den Kreditgeber schreiben, in der sie versichert, dass der Versicherungserlös für die Reparatur der Immobilie verwendet wird. 

Entschädigungserklärungen sind in der Schifffahrt üblich. Eine Sendung kommt möglicherweise am Standort eines Kunden an, es ist jedoch kein Frachtbrief verfügbar, der mit der Liste der Artikel in der Sendung verglichen werden könnte. Der Kunde zögert möglicherweise, die Sendung anzunehmen, weil er nicht wissen kann, ob sie vollständig ist. Eine Schadensersatzerklärung würde dem Kunden versichern, dass ihm kein Schaden entsteht, wenn etwas fehlt. 

Wer unterschreibt und bezeugt eine Entschädigungserklärung?

Selbstverständlich sollten beide Parteien das Dokument unterzeichnen.

Es ist auch sinnvoll, Zeugen beizuziehen oder einen Notar mit der Beglaubigung der Unterschriften zu beauftragen. Die Überprüfung wäre wichtig, wenn Sie das Dokument vor Gericht bringen müssen.

Wenn es sich bei der Entschädigung um einen hochwertigen Gegenstand wie ein Schmuckstück oder eine Antiquität handelt, ist es eine gute Idee, einen Vertreter der Versicherungsgesellschaft zu beauftragen, den Wert zu überprüfen oder ein Gutachten einholen zu lassen. Wenn Sie beispielsweise ein Kunstwerk verschicken, lassen Sie sich den Wert schätzen und machen Sie das unterzeichnete Gutachten zum Bestandteil des Dokuments.

Ein Beispiel für eine Entschädigungsbescheinigung

Hier ist ein Beispiel für eine Entschädigungsbescheinigung (ähnlich einer Entschädigungserklärung): Dieses Dokument des Bundesrates für Kunst und Geisteswissenschaften und Eigentümer bestimmter (gelisteter) Kunstwerke vereinbaren, einen Aussteller von Verlust oder Beschädigung von Gegenständen während der Ausstellung zu entschädigen. Es gibt auch eine bestimmte Grenze für die Höhe der Entschädigung sowie ein Datum des Inkrafttretens und der Beendigung.

Was in einem Entschädigungsschreiben enthalten sein sollte

1. Geben Sie zunächst das Datum an, an dem das Dokument ausgeführt (unterschrieben) wird. Benennen Sie das Schreiben als „Entschädigungsschreiben“, um deutlich zu machen, worum es in dem Dokument geht.
2. Fügen Sie eine Erklärung bei, dass die Vereinbarung den Gesetzen des jeweiligen Staates unterliegt (in dem die Vereinbarung vor Gericht verhandelt werden würde).
3. Beginnen Sie mit dem Schreiben, in dem der mit der anderen Partei bereits bestehende Vertrag bestätigt wird. Geben Sie die Umstände an – „Wir haben vereinbart, dass …“ – und betonen Sie, dass Sie die Vertragsbedingungen akzeptieren. 
4. Fügen Sie die Formulierung „Für eine gute und wertvolle Gegenleistung …“ hinzu. Diese Formulierung macht deutlich, dass eine Partei eine Zahlung als Gegenleistung für die Vereinbarung zur Schadloshaltung der anderen Partei leistet. In einem Vertrag müssen beide Parteien als Gegenleistung für ein Versprechen etwas leisten – Geld (wertvolle Gegenleistung).
5. Erklären Sie, was dazu führen könnte, dass Sie den Vertrag nicht erfüllen. Sie müssen nicht auf eine lange Erklärung eingehen, nur ein oder zwei kurze Sätze sind in Ordnung. 
6. Beschreiben Sie, was Sie tun werden, um sicherzustellen, dass die andere Partei keinen Verlust erleidet. Seien Sie konkret. Bieten Sie Alternativen an. 
7. Betonen Sie Ihre Zusage, dass die Gegenpartei nicht mehr zahlen muss oder irgendeinen Verlust erleidet, wenn Sie den Vertrag nicht erfüllen können.