So schreiben Sie eine Geschäftskostenabrechnung

Unabhängig davon, wie klein Ihr Unternehmen oder Einzelunternehmen ist, irgendwann müssen Sie sich oder Ihren Mitarbeitern geschäftliche Ausgaben erstatten. Auch wenn Sie möglicherweise keine große Buchhaltungsabteilung benötigen, um jeden Monat Spesenabrechnungen zu bearbeiten, wird es Ihrem Unternehmen zugute kommen, den Überblick über die Ausgaben zu behalten. Es kann Abzüge erhöhen, Budgets verwalten und Daten für zukünftige Prognosen kategorisieren.

Zwar gibt es viele Möglichkeiten, den Überblick über Geschäftsausgaben zu behalten, doch die Festlegung von Richtlinien und die Organisation sorgen dafür, dass der Prozess für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Steuererklärung reibungslos und schmerzlos bleibt. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wann und wie Sie eine Geschäftskostenabrechnung erstellen.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, in dem die persönlichen Barausgaben eines Eigentümers oder Mitarbeiters für qualifizierte Geschäftsausgaben aufgeführt sind.

Anstatt jedem Mitarbeiter Firmenkreditkarten oder proaktive Tagegelder auszustellen, können Arbeitgeber die Mitarbeiter auffordern, bestimmte Geschäftsausgaben mit ihrem eigenen Geld zu bezahlen. Wenn es sich um erstattungsfähige Ausgaben handelt, sollte der Mitarbeiter eine Spesenabrechnung ausfüllen und Quittungen für die Erstattung vorlegen.

Verantwortlicher Plan

Das IRS erlaubt, dass Erstattungen für den Mitarbeiter steuerfrei und für das Unternehmen abzugsfähig sind – allerdings nur, wenn sie im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans erfolgen. Ein zertifizierter Wirtschaftsprüfer (CPA) kann bei der Erstellung eines verantwortungsvollen Plans behilflich sein, doch damit Erstattungen in Frage kommen, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

1. Die Ausgaben müssen in einem geschäftlichen Zusammenhang stehen.
2. Die Aufwendungen sind innerhalb einer angemessenen Frist (durch Belege) nachzuweisen.
3. Der Arbeitnehmer muss das zusätzliche Geld innerhalb einer angemessenen Frist an den Arbeitgeber zurückzahlen.

Die Vorteile eines rechenschaftspflichtigen Plans ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsausgaben abzuziehen, die Zahlung von Lohnsteuern auf Erstattungen zu vermeiden und es Mitarbeitern zu ermöglichen, die Interessen des Unternehmens zu fördern, ohne befürchten zu müssen, für ihre persönlichen Ausgaben besteuert zu werden. Um diese Vorteile nutzen zu können, muss ein Unternehmen lediglich sicherstellen, dass die Anforderungen für jede Ausgabe erfüllt sind. Aus diesem Grund sind Spesenberichte ein wichtiges Instrument für Eigentümer und ihre Buchhaltungspartner.

Wann müssen Sie Spesenabrechnungen verwenden?

Spesenabrechnungen sind immer dann erforderlich, wenn ein Mitarbeiter geschäftliche Ausgaben mit seinem persönlichen Geld bezahlt. In kleinen Unternehmen kann dies so einfach sein, dass ihnen die Milch ausgeht und sie mit Bargeld bezahlen, oder so komplex, dass sie einen Mitarbeiter zu einer Konferenz schicken, um eine neue Fähigkeit zu erlernen, die dem Unternehmen zugute kommt. Im letzteren Fall muss der Mitarbeiter seine Reise-, Unterbringungs-, Verpflegungs-, Nebenkosten- und verschiedene andere Ausgaben abrechnen.

Bestimmte Rollen erfordern möglicherweise mehr Spesenabrechnungen als andere. Vertriebsmitarbeitern, Beratern oder Mitarbeitern mit Kundenkontakt können persönliche Ausgaben für Mahlzeiten, Kilometergeld, Softwareabonnements und viele andere Elemente entstehen, die für die Ausführung ihrer Arbeit von entscheidender Bedeutung sind. Die Vorlage detaillierter und fundierter Spesenabrechnungen ist für diese Rollen von entscheidender Bedeutung, damit diese Mitarbeiter vom Unternehmen unterstützt und für ihren Aufwand entschädigt werden.

So erstellen Sie eine Spesenabrechnung für Ihr Unternehmen

Spesenabrechnungen unterscheiden sich je nach Unternehmen und Branche. Jede gemeldete Ausgabe sollte Folgendes enthalten:

• Datum: der Tag, an dem die Ausgabe angefallen ist
• Einzelheiten zu den Ausgaben: die Höhe der Ausgabe, wofür die Ausgabe getätigt wurde (Reise, Kauf eines Artikels usw.) und welcher Kunde damit verbunden ist (falls vorhanden)
• Angaben zum Mitarbeiter: Name, Abteilung usw.
• Begründung: Quittungen, Rechnungen oder andere Kostennachweise

Bestimmen Sie, was erstattungsfähig ist

Jedes Unternehmen legt abhängig von seinen Geschäftszielen, Budgets und Branche fest, was als erstattungsfähige Ausgabe gilt. Ein Friseur kann möglicherweise die Kosten für seine Werkzeuge und Produkte abrechnen, während ein Unternehmensberater möglicherweise die Kosten für Mietwagen übernehmen kann, die er bei häufigen Reisen benötigt.

Beim Aufbau einer Erstattungsrichtlinie für Ihr Unternehmen ist es wichtig, Ihre Wachstumsziele und Ihr Budget zu berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise über ein Produkt verfügen, das von der Präsenz auf Kongressen oder Messen profitiert, können Sie Ihre Richtlinien sowie Ihre Reise- und Marketingbudgets auf diese Ziele ausrichten. Die Erstattungsrichtlinien werden vom Unternehmen festgelegt und Sie können sie jederzeit an Ihre Geschäftsziele anpassen, wenn Ihr Unternehmen wächst, sofern diese Änderungen den Mitarbeitern klar kommuniziert werden.

Passen Sie eine Vorlage an

Es gibt viele kostenlose Vorlagen für Spesenabrechnungen, die online sowie über Excel und Google Sheets verfügbar sind. Wählen Sie diejenige aus, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, passen Sie die Spalten an Ihre Unternehmenskategorien an und verteilen Sie die Vorlage zusammen mit Anweisungen zum Ausfüllen an Ihre Mitarbeiter. Eine gute Vorlage ist einfach zu verstehen und enthält alle Informationen, die zur korrekten Kategorisierung der Ausgaben erforderlich sind.

Wählen Sie eine Software

Der Einsatz von Technologie kann den Spesenabrechnungsprozess etwas weniger mühsam machen. Wenn Sie ein Einzelunternehmer oder ein sehr kleines Unternehmen sind, könnte eine App wie Expensify ausreichen, mit der Sie unterwegs Ausgaben verfolgen und kategorisieren sowie Belege fotografieren können. Einige komplexere Unternehmen könnten in Erwägung ziehen, zusätzlich zu einer umfassenderen Software wie Concur einen Vollzeitbuchhalter einzustellen, der bei Ausgaben und Abzügen hilft.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)