So scannen Sie ungültige Schecks sicher und versenden sie per E-Mail

ByDr. J. K. Hartmann

Elektronische Zahlungen von Ihrem Girokonto können bequem sein, und diese Zahlungsmethode hilft Ihnen auch, zusätzliche Komfortgebühren zu vermeiden. Allerdings ist das Versenden des Bildes eines entwerteten Schecks per E-Mail an einen Lieferanten eine riskante Möglichkeit, Ihre Bankkontonummer und Bankleitzahl anzugeben – beides ist für Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen erforderlich. 

Glücklicherweise gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre persönlichen Kontoinformationen zu schützen. Erfahren Sie, wie Sie einen entwerteten Scheck ordnungsgemäß elektronisch versenden und welche anderen Zahlungsmethoden möglicherweise besser funktionieren.

Scheckbilder per E-Mail versenden

ACH-Zahlungen überweisen Gelder elektronisch von Ihrem Bankkonto an einen Anbieter, ohne dass für jede Zahlung ein separater Scheck ausgestellt werden muss. Um Zahlungen einzurichten, benötigen Anbieter jedoch Ihr Bankkonto und Ihre Bankleitzahlen. Um diese Informationen zu erhalten, verlangen Verkäufer oft einen entwerteten Scheck.

Notiz

Mit Ihrem Girokonto können Sie Nebenkosten, Versicherungen und andere wiederkehrende Ausgaben bezahlen.

Schecks enthalten persönliche Finanzinformationen, einschließlich Ihrer Bank- und Kontonummern sowie Ihres Namens und Ihrer Adresse. Identitätsdiebe können diese Informationen nutzen, um Geld von Ihrem Girokonto abzuheben. Selbst wenn Sie den Scheck entwerten, sind die Nummern noch sichtbar und das Bild kann noch viele Jahre lang bestehen bleiben – was bedeutet, dass es kopiert oder gestohlen werden kann.

In den meisten Fällen ist dies kein Problem. Es ist unwahrscheinlich, dass Anbieter Ihr Konto stehlen, und das Bild wird nach der Verwendung möglicherweise sicher gespeichert oder gelöscht. Wenn es jedoch zu Betrug kommt, ist das Risiko erheblich. Wenn Diebe auf Ihr Konto zugreifen, können Sie möglicherweise Geld verlieren und der Dominoeffekt kann Ihnen das Leben schwer machen. Es könnte beispielsweise sein, dass Sie andere Schecks platzen lassen oder Zahlungen verpassen, weil nicht genug Geld für notwendige Zahlungen vorhanden ist. Sie investieren auch Zeit und Energie in die Beseitigung des Chaos.

Notiz

Möglicherweise sind Sie in Ihrem Konto vor Betrug geschützt, für den größtmöglichen Schutz müssen Sie jedoch schnell handeln. Bei Betrugsverdacht wenden Sie sich umgehend an Ihre Bank. Sobald Sie Ihre Bank oder Kreditgenossenschaft benachrichtigt haben, hat die Organisation in der Regel 10 Werktage Zeit, um das Problem zu klären.

Bezahlen Sie von Ihrem Girokonto (elektronisch)

Anstatt einfach einen Scheck per E-Mail zu verschicken, gibt es sicherere Zahlungsmethoden. Wenn Anbieter keine sichere Website haben, auf der Sie Ihre Konto- und Bankleitzahlen sicher eingeben können, schützen Sie sich mit den folgenden Techniken.

Verschlüsseltes PDF

Eine Möglichkeit, das Problem zu lösen, besteht darin, das Scheckbild als verschlüsseltes PDF zu versenden, wobei der Empfänger vor dem Betrachten des Dokuments ein Passwort eingeben muss. Stellen Sie sicher, dass Sie das Passwort sicher angeben und senden Sie es nicht per E-Mail, es sei denn, Sie verwenden andere E-Mail-Adressen. Am besten rufen Sie den Empfänger an und übermitteln ihm das Passwort mündlich, Sie können das Passwort aber auch als SMS senden. 

Notiz

Bei Adobe können Sie beispielsweise über das Menü „Schützen“ ein Passwort zu einer PDF-Datei hinzufügen. Wählen Sie dann „Verschlüsseln“ und „Mit Passwort verschlüsseln“. Wenn Sie keine Adobe-Software haben, können Sie Passwörter auch online verschlüsseln.

Passwortgeschützte Datei

Es ist auch möglich, ein Passwort für andere Dateitypen hinzuzufügen. Wenn Sie kein verschlüsseltes PDF erstellen können, können Sie einen zusätzlichen Passwortschutz für die Datei festlegen. Dies hängt vom Typ Ihres Computers ab. Benutzer von Microsoft Office können beispielsweise „Datei“, „Info“ und „Dokument schützen“ auswählen.

Erwägen Sie das Faxen

Wenn es Ihnen schwerfällt, eine Datei für den E-Mail-Versand zu sichern, bitten Sie darum, stattdessen das Scheckbild zu faxen. Im Gegensatz zu E-Mails, die möglicherweise von Hackern gesichert und ins Visier genommen werden, bleiben gefaxte Dokumente möglicherweise nicht ewig hängen. Das Stehlen von Informationen aus einer Faxübertragung ist umständlicher als das Weiterleiten einer E-Mail.

Um ein Fax zu senden, können Sie eine örtliche Druck- oder Versandstelle aufsuchen oder einen Onlinedienst nutzen, um ein Fax von Ihrem Computer oder Mobilgerät aus zu senden. Beachten Sie, dass beim Hochladen eines Dokuments auf einen Onlinedienst dieser Dienst gehackt werden kann, sodass ein altmodisches Fax möglicherweise die sicherste Lösung ist.

Schneckenpost

Wenn es nicht eilig ist, kann es sinnvoll sein, den Scheck (oder das Direkteinzahlungsformular mit Ihrem Scheckbild) per Post zu verschicken. Natürlich kann der Scheck verloren gehen und die Informationen von Dieben ausgenutzt werden, aber die meisten Briefe gelangen sicher an ihren Bestimmungsort.

Elektronische Zahlungen per Scheck

Wenn Sie zögern, Ihre Kontoinformationen an jemanden zu senden, prüfen Sie, ob Sie Zahlungen von Ihrem Girokonto aus senden können. Anstatt die Zahlung von Ihrem Konto abbuchen zu lassen, können Sie Zahlungen auch selbst durchführen. Mit der Online-Rechnungszahlungsfunktion Ihrer Bank können Zahlungen möglicherweise elektronisch oder per Scheck gesendet werden. Sie können Zahlungen häufig automatisieren und so planen, dass sie an einem bestimmten Tag jedes Monats ausgeführt werden.

Notiz

Wenn Sie die Online-Rechnungszahlung bei Ihrer Bank einrichten, bleiben Ihre Daten vertraulich und Sie haben die Kontrolle über den Zeitpunkt und die Höhe jeder Zahlung.

Warum das Versenden eines Schecks per E-Mail riskant ist

Technisch gesehen geben Sie Ihre Kontoinformationen jedes Mal preis, wenn Sie einen Scheck ausstellen. Daher fragen Sie sich vielleicht, ob es nicht schlimmer ist, ein Bild Ihres Schecks per E-Mail zu senden. Wenn es sich um einen Papierscheck handelt, besteht die einzige Möglichkeit, die Informationen zu nutzen, darin, eine Kopie des Schecks zu erhalten. In den meisten Fällen wird der Scheck kurz nach dem Hochladen auf ein sicheres System vernichtet. Es kann fotografiert oder in ein elektronisches Bild umgewandelt werden, diese Kopien sind jedoch im Allgemeinen sicher.

E-Mail ist kein sicheres System. Wenn Sie eine Nachricht senden, wird diese über zahlreiche Computer übertragen, auf denen möglicherweise schädliche Software installiert ist. Darüber hinaus wissen Sie nicht, wie sorgfältig Ihr Empfänger mit seinem E-Mail-Konto umgeht. Auch wenn die Nachricht umgehend gelöscht wird, kann eine archivierte Kopie dieser Nachricht noch sehr lange bestehen.

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Rechnungen bezahlen, ist es ratsam, Ihre Bankkonten zu überwachen, um Ihr Risiko zu begrenzen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen einzurichten, die Sie benachrichtigen, wenn Geld Ihr Konto verlässt.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wo finde ich meine Bankleitzahl oder Kontonummer auf einem Scheck?

Bei persönlichen Schecks finden Sie unten Ihre Bankleitzahl und Ihre Kontonummer. Sie sehen drei Zahlengruppen in einer speziellen Schriftart. Der erste Zahlensatz ist die neunstellige Bankleitzahl oder „ABA-Nummer“, die Ihre Bank identifiziert. Der zweite Zahlensatz ist Ihre Kontonummer. Der dritte Zahlensatz ist die Schecknummer.

Was ist ein entwerteter Scheck?

Ein entwerteter Scheck ist ein Scheck, auf dessen Vorderseite Sie einmal oder mehrmals das Wort „VOID“ geschrieben haben, um anzuzeigen, dass er nicht zur Zahlung angenommen werden soll. Durch die Entwertung eines Schecks geben Sie Ihre Kontoinformationen an, damit Sie elektronische Zahlungen tätigen oder direkte Einzahlungen erhalten können.