So korrigieren Sie IRS-Formular-941-Fehler

Haben Sie auf dem IRS-Formular 941 einen Fehler gemacht? Erfahren Sie, wie Sie Fehler im Formular 941 korrigieren können.

Korrektur des Formulars 941 für Steuergutschriften im Zusammenhang mit COVID-19

Berechtigten Arbeitgebern steht ein Employee Retention Credit (ERC) zur Verfügung, um Mitarbeiter auf ihrer Gehaltsliste zu halten.

Durch den Gesetzentwurf vom Dezember 2020 wurde diese Steuergutschrift bis zum 30. Juni 2021 verlängert, was bedeutet, dass die ERC im ersten und zweiten Quartal 2021 in Anspruch genommen werden kann.Der Kredit wurde im März 2021 mit der Verabschiedung des American Rescue Plan Act erneut ausgeweitet und bis Ende 2021 verlängert.

Der Arbeitgeber verwendet das Formular 941, um qualifizierte Löhne für diese Gutschrift zu melden. Arbeitgeber können das Formular 941 auch verwenden, um qualifizierte Löhne für Krankheitsurlaub der Mitarbeiter und Gutschriften für Familienurlaub aus gesundheitlichen Gründen zu melden. Die gleiche Gesetzgebung, die das ERC verlängerte, verlängerte auch die Gutschriften für Krankheits- und Familienurlaub bis zum 31. Dezember 2021.

Das Formular 941 wurde für 2020 geändert und enthält nun Posten im Zusammenhang mit dieser Steuergutschrift.

Was ist Formular 941?

Das Formular 941 des Internal Revenue Service (IRS) ist die vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers.Es muss vierteljährlich von Arbeitgebern eingereicht werden, um über Einkommenssteuern und FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) zu berichten, die vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten wurden. Außerdem werden die vom Arbeitgeber zu zahlenden FICA-Steuern ausgewiesen.

Formular 941 ist kein Zahlungsformular. Es dokumentiert Informationen, die Sie dem IRS über Ihre Lohnsteuerschulden und -zahlungen übermitteln müssen. Das Formular beinhaltet:

• Die vom Mitarbeiterlohn einbehaltenen Gesamtbeträge sowohl für FICA-Steuern als auch für Bundeseinkommenssteuern für das vorangegangene Quartal
• Die vom Arbeitgeber zu zahlenden Beträge für seinen Anteil an den FICA-Steuern
• Bereits eingezahlte Beträge für diese Lohnsteuern aus dem Vorquartal

Das Formular 941 muss innerhalb von 30 Tagen nach Ende jedes Quartals beim Internal Revenue Service eingereicht werden.

Verwenden Sie Formular 941-X, um Fehler im Formular 941 zu korrigieren

Das Formular, das Sie zum Korrigieren von Formular-941-Fehlern verwenden müssen, ist Formular 941-X. Wenn Sie Formular 941 mit Formular 941-X vergleichen, werden Sie feststellen, dass ein Großteil von Formular 941-X eine Kopie des Originalformulars ist. Das liegt daran, dass der IRS es so konzipiert hat. Bei diesem Formular handelt es sich um eine Reihe von „X“-Formularen, die der IRS erstellt hat, um Anpassungen der meisten Lohnsteuerformulare, einschließlich Formular 941, zu melden.

Was Sie mit Formular 941-X korrigieren können

Mit dem Formular 941-X können Sie Folgendes korrigieren:

• Von diesen Zahlungen werden Löhne, Trinkgelder und andere Entschädigungen sowie die Einkommenssteuer einbehalten
• Steuerpflichtiger Sozialversicherungslohn
• Steuerpflichtige Tipps zur Sozialversicherung
• Steuerpflichtige Medicare-Löhne und Trinkgelder
• Steuerpflichtige Löhne und Trinkgelder unterliegen der zusätzlichen Medicare-Quellensteuer
• Qualifizierte Lohnsteuergutschrift für Kleinunternehmen zur Steigerung der Forschungsaktivitäten
• Gutschriften für COBRA-Prämienunterstützungszahlungen (COBRA-Prämienunterstützungszahlungen werden schrittweise eingestellt, aber Sie können einen früheren Anspruch korrigieren, indem Sie die 2017-Revision des Formulars 941-X verwenden.)

Das IRS definiert zwei verschiedene Arten von Fehlern, und wann Sie diese korrigieren können, hängt von der Art ab.

• Verwaltungsfehler sind Umsetzungsfehler (Vertauschung von Zahlen) oder Rechenfehler, bei denen ein einbehaltener Betrag ungenau gemeldet wird. Wenn Sie nur einen Verwaltungsfehler korrigieren möchten, können Sie dies jederzeit tun, es sei denn, dies führt zu einer zu niedrigen oder zu hohen Steuererklärung.
• Sie können bundesstaatliche Quellensteuerfehler nur dann korrigieren, wenn Sie sie im selben Kalenderjahr entdecken, in dem Sie den Lohn gezahlt haben. Sie können den Einbehalt der Bundeseinkommensteuer nur dann korrigieren, wenn Sie auch eine Rückerstattung oder Erstattung erhalten haben.

Wann ist das Formular 941-X fällig?

Das Fälligkeitsdatum für die Einreichung des Formulars 941-X hängt davon ab, wann Sie einen Fehler entdecken und ob Sie die Steuererklärung zu niedrig oder zu hoch angegeben haben.

Wenn Sie die Steuern zu hoch angegeben haben, können Sie auf einem künftigen vierteljährlichen Formular 941 eine zinslose Anpassung vornehmen oder einen Antrag auf Rückerstattung oder Ermäßigung stellen. Verwenden Sie Formular 843, Anspruch auf Rückerstattung und Antrag auf Minderung. Der Vorgang ist unterschiedlich, je nachdem, wann Sie das Formular 941-X einreichen.

Wenn Sie zu wenig Steuern angegeben haben, müssen Sie Formular 941-X einreichen und den fälligen Betrag bis zum Fälligkeitsdatum des spezifischen Formulars 941 bezahlen, nachdem Sie den Fehler entdeckt haben.Wenn das Formular 941 beispielsweise am 30. April (für das erste Quartal) fällig war und Sie den Fehler am 30. Juni (im zweiten Quartal) dieses Jahres finden, müssen Sie das Formular 941-X einreichen und den fälligen Betrag bis zum 31. Juli, dem Fälligkeitsdatum für ein Formular 941 für das zweite Quartal, bezahlen.

Wie soll ich das Formular 941-X einreichen?

Sie können Ihr Formular 941-X per Post einsenden. Die Postanschrift hängt davon ab, wo sich Ihr Unternehmen befindet. Verwenden Sie diese Liste unter „Wo Sie Ihre Steuern einreichen“ (für Formular 941-X), um den richtigen Speicherort zu ermitteln.

Übersicht über Formular 941X

Das Formular 941X besteht aus fünf Teilen.

In Teil 1 wird gefragt, ob es sich bei diesem Formular um eine angepasste Rücksendung oder um einen Anspruch handelt. Sie können nicht beides überprüfen.

In Teil 2 werden einige Fragen dazu gestellt, warum Sie dieses Formular einreichen, und um mehr darüber zu erfahren, ob Sie eine Rückerstattung oder Anpassung beantragen.

Teil 3 enthält Kopien des Originalformulars 941 und fordert Sie auf, die Abschnitte zu korrigieren, die falsch gemacht wurden. Sie müssen den gesamten korrigierten Betrag, den zuvor gemeldeten Betrag und die Differenz angeben. Überprüfen Sie beim Ausfüllen dieses Abschnitts unbedingt Ihre Mathematikkenntnisse. 

In Teil 4 werden Sie um eine ausführliche Erläuterung gebeten, warum Sie diese Korrekturen vornehmen.

Teil 5 erfordert Ihre Unterschrift und die Unterschrift eines kostenpflichtigen Erstellers, falls Sie einen genutzt haben. 

Mehr zum Formular 941-X

Sie können das Formular nur für ein Quartal verwenden. Wenn Sie Fehler für mehr als ein Quartal melden, müssen Sie für jedes Quartal ein eigenes Formular verwenden. 

Wenn sich Ihr Fehler auf die Quellensteuer durch Mitarbeiter ausgewirkt hat, müssen Sie die schriftliche Zustimmung jedes betroffenen Mitarbeiters einholen. Sie müssen diese Aussage bestätigen:

„Mir liegt eine schriftliche Erklärung jedes Mitarbeiters vor, aus der hervorgeht, dass er oder sie keinen Anspruch geltend gemacht hat (oder der Anspruch abgelehnt wurde) und keine Rückerstattung oder Gutschrift für den Mehreinzug beantragen wird.“

Wenn Sie nicht die schriftliche Zustimmung jedes Arbeitnehmers einholen können, können Sie Änderungen nur im Arbeitgeberteil vornehmen.

Sie müssen eine detaillierte Erläuterung beifügen, wie Sie Ihre Korrekturen ermittelt haben.

Dieser Artikel soll Ihnen einen allgemeinen Überblick über dieses Formular geben, er stellt jedoch keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Das Formular 941-X ist kompliziert und jede Steuersituation ist anders. Holen Sie sich Hilfe zu diesem Formular von Ihrem Steuerberater oder einem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst. Sie können auch die IRS Business and Specialty Tax Line unter 1-800-829-4933 anrufen, Montag bis Freitag von 7.00 bis 19.00 Uhr. Ortszeit.