So füllen Sie das Formular SS-4 aus

ByDr. J. K. Hartmann

Das Formular SS-4 ist ein Formular des Internal Revenue Service (IRS), das zur Beantragung einer Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) verwendet wird. Eine EIN ist eine neunstellige Nummer, die von Kleinunternehmen und anderen Arten von Steuersubjekten als Identifikator für Steuerzwecke verwendet wird. 

Erfahren Sie, wann Sie möglicherweise eine Arbeitgeber-ID-Nummer benötigen, wie Sie das IRS-Formular SS-4 ausfüllen, um diese Nummer zu beantragen, und wo Sie das Formular einreichen können. 

Wer muss das Formular SS-4 ausfüllen? 

Das Ausfüllen eines SS-4-Formulars zum Erhalt einer Arbeitgeber-ID-Nummer sollte eine Ihrer ersten Aufgaben sein, wenn Sie Ihr kleines Unternehmen gründen oder bevor Sie Mitarbeiter einstellen. Sie benötigen eine EIN, wenn Sie:

  • Haben Sie Mitarbeiter oder stellen Sie zum ersten Mal Mitarbeiter ein?
  • Betreiben Sie Ihr Unternehmen als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft 
  • Muss Lohnsteuer zahlen (z. B. Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer für Arbeitnehmer)
  • Muss Verbrauchsteuern oder Alkohol-, Tabak- und Schusswaffensteuern zahlen
  • Steuern auf Einkommen, mit Ausnahme von Löhnen, einbehalten, die an einen gebietsfremden Ausländer gezahlt werden
  • Habe einen Keogh-Plan 

Gesellschaften mit beschränkter Haftung: Ein Sonderfall

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) mit einem Gesellschafter (Eigentümer) wird als Einzelunternehmer besteuert, und GmbHs mit mehreren Gesellschaftern werden als Personengesellschaften besteuert. Einige LLCs entscheiden sich für die Klassifizierung als Corporation oder S-Corporation.

Eine LLC benötigt eine EIN, wenn sie Mitarbeiter hat oder Verbrauchsteuerformulare einreichen muss. Eine neue Einzelgesellschaft (Eigentümer) LLC benötigt eine LLC. Eine Einzelgesellschafts-LLC, die Steuern nach Anhang C zahlt und keine Mitarbeiter hat, benötigt kein EIN. Für Zwecke der Bundeseinkommensteuer sollten der Name und die Steuernummer des Eigentümers verwendet werden. 

Notiz

Auch wenn es sich um eine „Arbeitgeber“-ID handelt, kann eine EIN für andere steuerliche und rechtliche Zwecke erforderlich sein, einschließlich der Einreichung einer Bundeseinkommensteuererklärung für ein Kleinunternehmen. Banken und Kreditgeber benötigen eine EIN, um Geschäftsbankkonten zu eröffnen oder Kredite zu beantragen.

Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars SS-4 

Das Formular SS-4 besteht aus drei Hauptabschnitten: allgemeine Informationen, Informationen zu Ihrem Unternehmenstyp und andere Geschäftsinformationen. Hier erfahren Sie, was Sie über die einzelnen Abschnitte wissen müssen.

Allgemeine Informationen

Im Bereich „Allgemeine Informationen“ vervollständigen Sie grundlegende Fakten zu Ihrem Unternehmen.

  • Zeile 1: Der offizielle Name Ihres Unternehmens und der Handelsname, falls abweichend 
  • Zeile 2: Der Handelsname Ihres Unternehmens, der „Geschäftsname (DBA)“, manchmal auch „fiktiver Name“ genannt 
  • Zeile 4: Die Postanschrift Ihres Unternehmens
  • Zeile 3: Nur für Trusts und Nachlässe erforderlich   
  • Linie 7a und 7b: Informationen über den Verantwortlichen Ihres Unternehmens und dessen Steueridentifikationsnummer

Notiz

Die verantwortliche Partei ist die Person, die das Unternehmen besitzt oder kontrolliert oder die tatsächliche Kontrolle über das Unternehmen ausübt. Es muss sich um eine Einzelperson (eine natürliche Person) handeln, nicht um eine juristische Person (z. B. ein Unternehmen). 

Geschäftstyp 

Im zweiten Abschnitt des Formulars SS-4 werden Einzelheiten zur Art des Unternehmens abgefragt, für das Sie einen Antrag stellen.

  • Zeilen 8a, 8b und 8c: Ob es sich bei dem Unternehmen um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Company, LLC) handelt, wie viele LLC-Mitglieder es gibt und ob es in den USA gegründet wurde. 
  • Linien 9a und 9b: Ihr geschäftlicher Rechtstyp. Zeile 9b ist für Unternehmen bestimmt, um anzugeben, wo das Unternehmen gegründet wurde (in einem US-Bundesstaat oder im Ausland).

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Einfamilienhaus-GmbH handelt, markieren Sie das Kästchen „Einzelunternehmer“ und geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer ein.

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC mit mehreren Eigentümern handelt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Partnerschaft“. 

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft handelt und Sie sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft oder S-Kapitalgesellschaft entschieden haben, aktivieren Sie das Kästchen „Körperschaft“. Sie müssen außerdem das richtige Steuerformular eingeben: Formular 1120 für Kapitalgesellschaften und Formular 1120-S für S-Kapitalgesellschaften.

Notiz

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC handelt, die sich vor dem Ausfüllen des Formulars SS-4 dafür entschieden hat, als Körperschaft oder S-Corporation besteuert zu werden, müssen Sie möglicherweise das Feld „Corporation“ ausfüllen. Wenden Sie sich an einen zugelassenen Steuerberater, bevor Sie diesen Abschnitt ausfüllen.

Weitere Informationen 

Schließlich werden Sie im letzten Teil von SS-4 nach weiteren Einzelheiten dazu gefragt, was Sie für eine EIN beantragen. Bewerben Sie sich nicht, wenn Sie bereits über eine EIN verfügen und nur einen weiteren Unternehmensstandort hinzufügen oder Mitarbeiter einstellen, ohne weitere Änderungen an Ihrem Unternehmen vorzunehmen.

  • Zeile 10: Ihr Grund für die Bewerbung. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Die Auswahl reicht von der Gründung eines neuen Unternehmens bis zur Einrichtung einer Altersvorsorge.
  • Zeile 11: Datum, an dem das Unternehmen gegründet oder erworben wurde. Geben Sie das entsprechende Datum ein.
  • Zeile 12: Abschlussmonat Ihres Geschäftsjahres. Viele Unternehmen verwenden beispielsweise den 31. Dezember als Stichtag. 
  • Zeile 13: Höchste Mitarbeiterzahl in den nächsten 12 Monaten erwartet. Wenn Sie nicht damit rechnen, Mitarbeiter einzustellen, geben Sie „0“ in das entsprechende Feld ein.
  • Zeile 14: Möchten Sie das IRS-Formular 944 einreichen? Dieses Formular ist für kleine Unternehmen gedacht, die nur wenige Mitarbeiter haben und voraussichtlich weniger als 1.000 US-Dollar an Lohnsteuern in einem Kalenderjahr zahlen. Sie können das Kontrollkästchen in Zeile 14 aktivieren, um stattdessen dieses Formular zu verwenden.
  • Zeile 15: Zum ersten Mal wurden Löhne oder Renten gezahlt. Wenn Sie Mitarbeiter haben, geben Sie das Datum ein, ab dem Sie voraussichtlich mit der Lohnzahlung beginnen werden. Wenn Sie keine Mitarbeiter beschäftigen möchten, geben Sie „N/A“ ein. 
  • Zeile 16: Die Haupttätigkeit des Unternehmens. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihr Unternehmen klassifizieren sollen, finden Sie in der Veröffentlichung „Anweisungen für Formular SS-4“ eine Liste mit Beschreibungen der verschiedenen Arten von Geschäftsaktivitäten. 

Die von Ihnen auf Formular SS-4 bereitgestellten Informationen haben steuerliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie eine der Fragen beantworten sollen, wenden Sie sich an einen zugelassenen Steuerberater oder Steueranwalt. 

So reichen Sie das Formular SS-4 für den EIN-Antrag ein

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihren EIN-Antrag einzureichen. Sie können einen Online-Antrag einreichen, um Ihr EIN sofort zu erhalten. Sie können sich auch per Fax oder per Post bewerben. Die Möglichkeit der telefonischen Bewerbung steht nur internationalen Bewerbern zur Verfügung.

Notiz

Bevor Sie mit der Online-Bewerbung beginnen, sollten Sie erwägen, eine Kopie des Formulars SS-4 auszudrucken und alle Informationen einzugeben. Dadurch wird der Online-Einreichungsprozess beschleunigt und Sie müssen sich keine Sorgen über eine Zeitüberschreitung des IRS-Links machen. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie füllt man das Formular SS-4 für eine LLC aus?

Der IRS betrachtet Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Limited Liability Companies, LLC) nicht als Steuersubjekte. Standardmäßig gelten LLCs mit nur einem Gesellschafter (Eigentümer) als Einzelunternehmer und Unternehmen mit mehreren Eigentümern als Personengesellschaften.

Verwenden Sie die Zeilen 8a–8c des Formulars SS-4, um Informationen über die LLC einzugeben. Verwenden Sie dann das entsprechende Feld in Zeile 9a, um die Informationen zu Ihrer LLC einzugeben.

Wohin faxe ich mein Formular SS-4?

Sie können das Formular SS-4 per Fax senden und erhalten Ihre Arbeitgeber-ID-Nummer in der Regel innerhalb von vier Werktagen. Wenn Ihr Unternehmen in einem US-Bundesstaat oder im District of Columbus ansässig ist, lautet die Faxnummer 855-641-6935.

Andernfalls lautet die Faxnummer 855-215-1627 (wenn Sie aus den USA faxen) oder 304-707-9471 (wenn Sie von außerhalb der USA faxen). 

Wie erhalten Sie eine Kopie Ihres Formulars SS-4?

Wenn Sie eine Kopie Ihres SS-4-Formulars wünschen, wenden Sie sich montags bis freitags unter der Rufnummer 1-800-829-4933 an den IRS unter der Business and Specialty Tax Line. 

Wenn Sie Ihre EIN nicht kennen, können Sie sie möglicherweise auch an einer von mehreren Stellen erhalten: in der IRS-Mitteilung zum Zeitpunkt Ihrer Bewerbung; eine Bank, bei der Sie ein Bankkonto eröffnet oder einen Kredit beantragt haben; oder eine staatliche oder lokale Lizenzierungsbehörde. Ihre Steuererklärung für das Vorjahr kann auch Ihre EIN enthalten.