Wenn Sie Ihren Bericht über die Fälligkeit Ihrer Forderungen mindestens einmal im Monat – und idealerweise öfter – überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden und Klienten Sie bezahlen. Es zeigt Ihnen zumindest, wo sie stehen, sodass Sie bei Bedarf Schritte zum Einsammeln einleiten können.
Inhaltsverzeichnis
Debitorenbuchhaltung erklärt
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, manchmal auch „Forderungen“ oder „A/R“ genannt, sind die Beträge, die ein Unternehmen von seinen Kunden schuldet. Sie könnten sie als „Zahlungen an mein Unternehmen“ betrachten.
Forderungen gelten als Unternehmensvermögenswert, weil sie einen Wert haben. Dabei handelt es sich um den Gesamtbetrag, der Ihrem Unternehmen geschuldet wird. Sie stehen in der Liste der Vermögenswerte weit oben, weil sie in Bargeld umgewandelt werden können. Sobald sie bezahlt sind, werden sie zu Bargeld.
Einige Bargeldunternehmen oder Unternehmen, die stark auf einen Kunden angewiesen sind, der Kreditkarten nutzt, haben keine Forderungen. Wenn Sie Ihren Kunden jedoch Rechnungen stellen und ihnen Konditionen wie die Zahlung über einen bestimmten Zeitraum anbieten, möchten Sie in der Lage sein, einen Debitoren-Alterungsbericht zu erstellen, damit Sie sehen können, wie viel von jedem einzelnen Kunden fällig ist.
Rechnungslegungsmethode und Forderungen
Wenn Ihr Unternehmen eine beträchtliche Anzahl von Kunden hat, die nicht sofort zahlen, verwenden Sie wahrscheinlich die periodengerechte Rechnungslegungsmethode anstelle der Kassenbuchhaltung. Diese Buchhaltungsmethode wird verwendet, um Einnahmen und Ausgaben im richtigen Jahr abzugleichen. Mit der periodengerechten Buchführung können Sie einen Forderungsbetrag in das Bruttoeinkommen des Steuerjahres einbeziehen, wenn Sie Ihren Anspruch auf den Betrag und den Betrag beispielsweise anhand einer Rechnung nachweisen können.
Notiz
Wenn Sie einem Kunden in der Periodenrechnung 500 US-Dollar für im Dezember geleistete Arbeit in Rechnung stellen, zählen Sie diese 500 US-Dollar im Dezember als Einkommen, auch wenn Sie das Geld noch nicht erhalten haben.
Der Prozess, Geld von Kunden in dieser Art von Geschäft einzuziehen, beginnt normalerweise mit einer Rechnung – einer Rechnung an den Kunden. Auf der Rechnung sind der fällige Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsbedingungen aufgeführt. In den Zahlungsbedingungen ist teilweise ein Skonto bei vorzeitiger Zahlung enthalten. Es können auch die Bedingungen und die Gebühr für die Verlängerung der Zahlungsfrist angezeigt werden.
Bericht über die Fälligkeit der Debitorenbuchhaltung
Bei der Debitorenalterung, manchmal auch Debitorenabstimmung genannt, handelt es sich um den Prozess der Kategorisierung aller von allen Ihren Kunden geschuldeten Beträge, einschließlich der Zeitspanne, in der die Beträge ausstehend und unbezahlt sind. Sie „veralten“ diese Informationen. Der Fälligkeitsbericht dient der Einziehung von Schulden und der Feststellung der Kreditwürdigkeit.
Zu den Standardkategorien für diese Art von Bericht gehören:
- Aktuell: Sofort fällig
- 1 bis 30 Tage: Fällig innerhalb der nächsten 30 Tage
- 31 bis 60 Tage: Ein Monat überfällig
- 61 bis 90 Tage: Zwei Monate überfällig
- 91 Tage und mehr: Mehr als zwei Monate überfällig
Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen hat, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten entstanden sind, wird im Bericht angezeigt, wie viel zu welchem Zeitpunkt fällig ist. Ein Bericht über die Fälligkeit der Forderungen für JR’s Delicatessen könnte beispielsweise etwa so lauten:
- 230 $ 30 Tage
- 120 $ 60 Tage
- 390 $ Über 90 Tage.
Der Zweck dieser Debitorenalterung besteht darin, Ihnen zu zeigen, welche Forderungen dringender bearbeitet werden müssen, weil sie schon länger überfällig sind. Dieser Bericht ist Standard bei den meisten Buchhaltungssoftwareprogrammen für Unternehmen, einschließlich Online-Systemen.
Bedeutung eines Debitoren-Alterungsberichts
Regel Nummer eins beim Inkasso lautet: Je länger eine Schuld geschuldet wird, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie sie eintreiben können. Für die Eintreibung von Forderungen ist es wichtig, Ihre Kunden und deren Schulden zu kennen.
So verwenden Sie einen A/R-Alterungsbericht
Schauen Sie sich zunächst die höchsten geschuldeten Beträge aller Kunden an. Sind diese Beträge aktuell? Sind es 30 Tage? Oder sind diese Rechnungen seit 120 Tagen oder länger offen?
Betrachten Sie das 80/20-Prinzip (manchmal auch Pareto-Prinzip genannt), das besagt, dass etwa 80 % der Probleme von 20 % der Gruppe verursacht werden. Wenn Sie sich auf die 20 % konzentrieren, die Kunden mit den höchsten Guthaben, maximieren Sie Ihre Sammlungen. Dies bringt Ihnen die höchste Rendite. Bestimmen Sie, wie Sie mit jeder dieser großen Rechnungen umgehen, erstellen Sie dann einen Plan und lassen Sie Ihren Debitorenmanager mit der Arbeit beginnen.
Bringen Sie Kunden zu Inkassobüros
Schauen Sie sich nun die Rechnungen an, die schon seit längerem fällig sind. Stellen Sie fest, ob Sie bereit sind, jeden dieser Kunden zum nächsten Schritt des Inkassoprozesses zu führen, indem Sie die Rechnungen an ein Inkassobüro senden oder Klage bei einem Gericht für Bagatellklagen einreichen. Möglicherweise wissen Sie, dass die Frau eines Kunden an Krebs im Endstadium leidet, und entscheiden sich daher möglicherweise dafür, diese Person nicht vor Gericht zu verklagen. Es ist Ihr Unternehmen, also können Sie entscheiden.
Schließlich bestimmen Sie mithilfe Ihres Inkassosystems, wie Sie alle Kunden kontaktieren, deren Rechnungen 30 Tage oder länger überfällig sind. Lassen Sie sich vom System leiten, aber zögern Sie nicht, Ausnahmen zu machen.
Bevor Sie versuchen, jemanden wegen einer uneinbringlichen Forderung vor Gericht zu bringen, sollten Sie sich über die Verjährungsfristen für Inkasso in Ihrem Bundesstaat im Klaren sein. Dieser Zeitraum variiert je nach Bundesstaat.
Der durchschnittliche Sammelzeitraum
Möglicherweise möchten Sie auch eine Geschäftsanalysequote berechnen, die als „durchschnittlicher Inkassozeitraum“ bezeichnet wird. Diese Berechnung zeigt die durchschnittliche Anzahl von Tagen an, die für die Inkassotätigkeit Ihrer Unternehmensverkäufe benötigt wird. Sie können sehen, ob dieses Verhältnis im Laufe der Zeit ansteigt und es lange dauert, es zu erfassen.
Die Formel für die durchschnittliche Sammeldauer lautet:
Notiz
Tage im Zeitraum x durchschnittlicher Debitorenbestand dividiert durch Nettokreditverkäufe – Tage bis zur Einziehung.
Was ist, wenn Sie nicht abholen können?
Möglicherweise können Sie in Ihrer Gewerbesteuererklärung einen Forderungsabzug geltend machen, wenn Sie eine Forderung nicht eintreiben können. Dazu müssen Sie die periodengerechte Rechnungslegungsmethode verwenden.
Vor
Wenn Sie mithilfe des Debitorenfälligkeitsberichts und anderer Finanzanalysetools wie der durchschnittlichen Inkassodauer daran arbeiten, Ihre Inkassoquote zu verbessern, können Sie die Zahlungen verbessern und mehr Bargeld in Ihrem Unternehmen haben. Nutzen Sie den von Ihnen eingerichteten Inkassoprozess und denken Sie immer an Regel Nr. 1.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
Inspiriert von den Prinzipien von Swip Health teile ich regelmäßig hilfreiche Informationen, alltagsnahe Tipps und evidenzbasierte Ansätze zur Verbesserung Ihrer Lebensqualität.
Gesundheit beginnt mit Wissen – danke, dass Sie hier sind!