So erstellen Sie eine Tabelle zur Ausgabenverfolgung für Privatunternehmen

Einer der Hauptgründe für das Scheitern von Unternehmen ist Geldmangel. Was viele Menschen nicht verstehen, ist, dass ein Unternehmen zwar Gewinne erzielen und dennoch kein Geld haben kann.

Es gibt viele Aspekte der Geldverwaltung, die in einem Unternehmen im Auge behalten werden müssen, aber neben den Einnahmen sind die Ausgaben einer der wichtigsten. Viele Unternehmen geben viel mehr aus, als sie denken, oft für Dinge, die sie nicht brauchen.

Eine Tabelle zur Unternehmensausgabenverfolgung kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten und kluge finanzielle Entscheidungen in Ihrem Unternehmen zu treffen.

Was ist eine Business Track Spending-Tabelle?

Eine Kalkulationstabelle zum Überblick über die Ausgaben ist genau das, was sie verspricht; Es handelt sich um eine Tabelle, mit der Sie Ihre Geschäftsausgaben melden. Es ist kein Budget. Stattdessen ist es ein Ort, an dem Sie alle Gelder dokumentieren können, die Ihr Unternehmen verlassen.

Warum ist eine Tabelle zur Ausgabenverfolgung wichtig?

Wie bereits erwähnt, wissen viele große und kleine Unternehmen nicht genau, wie viel Geld sie für ihr Unternehmen ausgeben. Es gibt Millionenunternehmen, die arm sind. Eine Tabelle zur Verfolgung der Ausgaben kann Ihnen dabei helfen:

1. Geldlecks identifizieren. Zahlen Sie zusätzliche Gebühren, weil Sie einen Schwellenwert nicht erreichen oder Ihre Rechnungen verspätet sind?

2. Fehler entdecken. Wurde Ihnen etwas doppelt oder zu viel in Rechnung gestellt?

3. Identifizieren Sie die Kosten, die Sie senken können. Bezahlen Sie für Dinge, die Sie nicht mehr brauchen oder nutzen?

4. Treffen Sie Entscheidungen darüber, was in Ihrem Unternehmen wichtig ist. Je weniger Geld Sie in Ihrem Unternehmen ausgeben, desto mehr können Sie behalten. Wenn Sie sehen, wie viel und wofür Sie ausgeben, können Sie entscheiden, ob sich die Ausgabe lohnt oder ob Sie lieber sparen möchten.

5. Erleichtern Sie die Steuerzeit. Die meisten, wenn nicht alle Ihrer Ausgaben könnten steuerlich absetzbar sein. Mit einem Nachverfolgungsbogen können Sie Ihre steuerlich absetzbaren Ausgaben ganz einfach organisieren und berechnen.

So erstellen Sie eine Tabelle zur Ausgabenverfolgung

Es gibt eine Vielzahl von Finanzsoftware, Apps und Tools, mit denen Sie die Erstellung Ihres Ausgaben-Trackers automatisieren können. Manchmal werden automatisierte Aufgaben jedoch nicht überprüft. In diesem Fall ist ein Ausgaben-Tracker nicht hilfreich, wenn Sie nicht darauf achten, ob sich Ihre Ausgaben im Rahmen halten.

Die Herstellung eines eigenen Trackers kostet mehr Zeit und Arbeit, stellt aber sicher, dass Sie genau über Ihr Geld Bescheid wissen, was für den finanziellen Erfolg von entscheidender Bedeutung ist.

Hier finden Sie Tipps zum Erstellen Ihrer eigenen Ausgaben-Tracker-Tabelle.

1. Entscheiden Sie, welche Tabellenkalkulationssoftware Sie verwenden möchten. Sie können Excel, Google Spreadsheet oder jedes andere Tabellenkalkulationsprogramm verwenden.

2. Sammeln Sie die Abrechnungen der letzten 6–12 Monate.Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, was Sie verfolgen möchten, und erhält eine gute Vorstellung davon, was Sie in Ihren Ausgaben-Tracker aufnehmen müssen. Sie benötigen nicht unbedingt die Zahlen, sondern nur die Artikel, für die Sie Geld ausgegeben haben und die Sie wahrscheinlich noch in Ihrem Unternehmen bezahlen.

3. Bestimmen Sie, was Sie bei jeder Ausgabe erfassen möchten.Zumindest möchten Sie den tatsächlich ausgegebenen Betrag nachverfolgen, aber abhängig von Ihrem Unternehmen möchten Sie möglicherweise Dinge wie den Kunden, für den die Ausgabe angefallen ist, Details zu den Ausgaben (z. B. Größe und/oder Anbieter) und alles andere nachverfolgen, das Ihnen helfen kann, zu verstehen, warum Sie das Geld ausgegeben haben. Fügen Sie diese in die Spaltenüberschriften oben ein, z. B.:

Artikel | Beschreibung | Kosten | Kunde

Wenn es Ihnen nur darum geht, wie viel etwas gekostet hat, können Sie Ihre Ausgaben pro Monat verfolgen und dort angeben, was für jeden Artikel in diesem Monat ausgegeben wurde:

Artikel | Januar | Februar | März usw

4. Listen Sie alle Ihre Fixkosten auf.Hierbei handelt es sich um regelmäßig anfallende Ausgaben, deren Höhe sich nicht ändert. Beispielsweise könnte Ihnen ein Dienst jeden Monat 20 US-Dollar in Rechnung stellen. Bei vielen Dienstleistungen erfolgt die Abrechnung jährlich oder vierteljährlich, sodass Sie diese Beträge in dem Monat verbuchen, in dem sie anfallen. Beachten Sie bei der Durchsicht Ihrer bisherigen Abrechnungen die regelmäßigen Zahlungen, die immer den gleichen Preis haben. Beispiele für Fixkosten sind:

• Webhosting
• Domain-Erneuerung
• E-Mail-Service
• Telefon
• Internet
• Weitere Dienste wie Social-Media-Tools, Bilddienste usw.
• Mitgliedschaften oder Abonnements

Je nachdem, wie viele Fixkosten Sie haben, möchten Sie diese möglicherweise in Kategorien wie „Telefon“, „Marketing“ usw. auflisten.

Unter der Kategorie „Telefon“ könnten Sie beispielsweise Folgendes haben:

Diese werden vertikal in den Zeilenzellen aufgelistet (unten auf der linken Seite der Tabelle).

5. Listen Sie die üblichen variablen Ausgaben auf.Dabei handelt es sich um Ausgaben, die im Preis variieren. Wenn Sie beispielsweise über Audiodienste verfügen, deren Preis je nach genutzter Bandbreite schwankt. Beispiele für variable Ausgaben können sein:

• Ausgelagerte Dienstleistungen (z. B. virtueller Assistent oder Webdesigner)
• Gebühren basierend auf der Nutzung (d. h. Bandbreite)
• Verbrauchsmaterialien (Büromaterial oder Materialien zur Herstellung Ihres Produkts)
• Marketingmaterialien (z. B. Visitenkarten)
• Porto- und Versandmaterialien
• Ausbildung

Diese werden vertikal in den Zeilenzellen aufgelistet. Da sie variabel sind, möchten Sie sie möglicherweise unterhalb der Ausgaben für festverzinsliche Wertpapiere aufführen.

Wenn Sie Ihre Tracking-Header und -Liste ausgefüllt haben, sollte es in etwa so aussehen:

6. Legen Sie einen regelmäßigen Zeitpunkt für die Eingabe Ihrer Daten fest

Dies ist zeitaufwändig, stellt aber auch hier wieder sicher, dass Sie den Überblick darüber haben, was tatsächlich ausgegeben wird, und stellt sicher, dass Sie Fehler finden.

Wenn Sie Ihre Daten nicht manuell eingeben möchten, verfügt Ihre Bank wahrscheinlich über eine Funktion, mit der Sie sie im CSV-Format oder in einer Variante des Excel-Formats herunterladen können. Dadurch werden jedoch alle Einzelausgaben erfasst und es stimmt nicht mit dem überein, was Sie oben eingerichtet haben. Daher müssten Sie Anpassungen vornehmen, um es zu organisieren. Wenn Sie beispielsweise zwei monatliche Zahlungen an Ihren virtuellen Assistenten haben, weist Ihre heruntergeladene Datei zwei separate Zahlungen auf, in Ihrer Nachverfolgung möchten Sie jedoch möglicherweise einen Gesamtpreis.

Wenn Sie eine Finanzsoftware nutzen, können Sie Ihre Ausgaben direkt oder als Tabellendatei von Ihrer Bank herunterladen. Auch hier müssen Sie es möglicherweise anpassen, damit es zu dem passt, was Sie verfolgen möchten.

7. Verwenden Sie Formeln, um zu rechnen

Während hohe Ausgaben ein Unternehmen hart treffen können, kämpfen Unternehmen in vielen Fällen wegen des Kleingelds. Viele kleine Ausgaben können dazu führen, dass man zu viel ausgibt. Um herauszufinden, wie viel Sie ausgeben, möchten Sie alle Ihre Ausgaben addieren.

Wenn Sie Excel verwenden, wählen Sie die Zelle neben den Zahlen aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Ich bin ich selbst auf der Heim Tab, die Presse Eingeben.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Gesamtausgaben im Januar wissen möchten, wählen Sie die Zelle unter der letzten Zahl aus, die Sie im Januar eingegeben haben, klicken Sie auf AutoSumme und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Sie im Laufe der Zeit für eine einzelne Ausgabe (z. B. Telefon) ausgegeben haben, wählen Sie die Zelle rechts neben den zuletzt eingegebenen Telefonkosten aus, klicken Sie auf AutoSumme und drücken Sie die Eingabetaste.

Wenn Sie Google Sheets verwenden, öffnen Sie Ihre Tabelle, markieren Sie die Zellen, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann aufSummenebenErkunden. Sie können auch Durchschnittswerte, Mindest- und Höchstwerte berechnen.

Wenn Sie eine Finanzsoftware verwenden, werden diese Zahlen wahrscheinlich automatisch für Sie berechnet.

8. Analysieren Sie Ihre Ausgaben

Bezahlen Sie für zwei Leistungen, die durch eine erbracht werden könnten? Nutzen Sie die Mitgliedschaft, für die Sie monatlich bezahlen? Wussten Sie, dass Sie so viel für Druckertinte ausgeben?

Wenn Sie Ihre Ausgaben in einer einzigen Tabelle durchsehen, wird Ihnen klar, wie viel Sie tatsächlich in Ihrem Unternehmen ausgeben (und Sie können möglicherweise herausfinden, warum Sie nicht so viel Geld haben, wie Sie dachten). Außerdem werden Bereiche identifiziert, in denen Sie sparen oder sparen können.