So erstellen Sie eine Rechnung für Ihr Unternehmen

ByDr. J. K. Hartmann

Der regelmäßige Versand von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Führung eines Kleinunternehmens. Eine Rechnung ist eine Aufzeichnung der gelieferten Artikel oder geleisteten Arbeit und des geschuldeten Betrags, die von einem Dienstleister an einen Kunden oder Klienten gesendet wird. Rechnungen helfen ihren Empfängern, im Detail zu verstehen, wofür sie bezahlen, wie viel fällig ist und wann die Zahlung erwartet wird. Das Versenden von Rechnungen kann Ihnen auch dabei helfen, den Überblick über die Finanzlage des Unternehmens zu behalten und die Arbeit bei der Steuererklärung zu erleichtern. 

Wir besprechen, welche Informationen in Ihrer Rechnung enthalten sein sollten, wie Sie eine Rechnung erstellen und welche Vor- und Nachteile die Verwendung einer Rechnungsvorlage gegenüber einer Software hat. Außerdem erfahren Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen. 

Erstellen Sie eine solide Vorlage

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Rechnungsvorlage für Ihr Kleinunternehmen Ihre Branche und Ihre spezifischen Anforderungen bei der Rechnungsstellung an Kunden und Klienten. Wählen Sie vorrangig eine Vorlage aus, die ein klares Layout aufweist und einfach zu lesen und zu verstehen ist.

Notiz

Sie können Ihre Rechnung individuell gestalten, indem Sie Akzente hinzufügen, die Ihre Marke unterstützen, z. B. ein Logo, Schriftarten oder Markenfarben. Auch das Einfügen eines personalisierten Dankesschreibens kann eine nette Geste sein.

Das Versenden von Rechnungen zeitnah nach Abschluss der Arbeiten oder Ausführung der Bestellung kann Ihnen dabei helfen, schneller bezahlt zu werden. Auch eine entgegenkommende Art und Weise, wie Sie Zahlungen erhalten, wie z. B. die Annahme von Kreditkarten, kann dazu beitragen, den Zahlungsvorgang zu beschleunigen. Einige Unternehmen führen Verzugszinsen ein, während andere es vorziehen, Kunden Anreize zu bieten, indem sie Skonti bei vorzeitiger Zahlung gewähren.

So formatieren Sie die Vorlage richtig

Sie sollten auf jeder Rechnung einige wichtige Angaben machen, um den Abrechnungsprozess so organisiert und effizient wie möglich zu gestalten. Im Folgenden besprechen wir die Grundlagen zum Erstellen einer Rechnung. 

Notieren Sie Ihre grundlegenden Informationen

Sie sollten die grundlegenden Informationen des Unternehmens angeben, beispielsweise den Namen, sowie relevante Kontaktdaten wie Telefonnummer, Adresse und E-Mail-Adresse. Dies sollte oben auf der Rechnung deutlich sichtbar sein, häufig in der oberen linken Ecke.

Geben Sie die Informationen des Kunden an

Listen Sie alle erforderlichen Kundeninformationen auf, z. B. den Namen, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Unternehmens. Dieser Abschnitt trägt üblicherweise die Überschrift „Rechnung an:“ und sollte auch oben auf der Rechnung eingefügt werden, oft unter den Angaben zu Ihrem Unternehmen.

Notiz

Erkundigen Sie sich beim Kunden, welche Angaben zu seinem Unternehmen er in die Rechnung aufnehmen möchte – für Buchhaltungszwecke könnte er es vorziehen, eine bestimmte Adresse oder einen bestimmten Firmennamen anzugeben.

Merken Sie sich die Rechnungsnummer

Die Angabe einer spezifischen Rechnungsnummer auf jeder Rechnung erleichtert die Referenzierung bei der Nachverfolgung mit einem Kunden und bei der Buchhaltung. Die erste Rechnung, die ein Unternehmen versendet, trägt häufig die Bezeichnung Nr. 1, die nächste Rechnung trägt die Bezeichnung Nr. 2 und so weiter.

Geben Sie ein Ausstellungsdatum an

Sie sollten auch das Rechnungsdatum angeben – so können sich Kunden besser daran erinnern, wann die Arbeit erledigt oder der Kauf getätigt wurde. Ein Datum kennzeichnet auch den Beginn der Zahlungsfrist.

Zahlung auflisten

Ein wichtiger Teil einer Rechnung besteht darin, klar anzugeben, wie viel ein Kunde oder Kunde schuldet. Der fällige Gesamtbetrag steht normalerweise am Ende der Rechnung, nach einer Liste mit einer Aufschlüsselung der Gebühren und aller anfallenden Steuern.

Geben Sie Zahlungsdetails an

Wenn Sie mit neuen Kunden oder Auftraggebern zusammenarbeiten, besprechen Sie im Voraus, wie Zahlungen abgewickelt werden, und informieren Sie sie über Ihre Zahlungsbedingungen – die Zahlungsfrist, ob Sie Verzugszinsen erheben usw. Sie sollten Ihre Zahlungsbedingungen auch auf Ihrer Rechnung angeben. Die meisten Unternehmen verlangen eine Zahlung zwischen dem Erhalt der Rechnung und innerhalb von 90 Tagen (manchmal auch „Netto-90“ genannt). Es ist eine gute Idee, sich bei der Festlegung der Zahlungsbedingungen an Branchenstandards zu halten.

Notiz

Überprüfen Sie Ihre Rechnungen unbedingt dreimal, bevor Sie sie an Kunden senden. Fehler auf einer Rechnung können unprofessionell erscheinen und zu Verwirrung führen, die zu Zahlungsverzögerungen führen kann.

Rechnungsvorlagen vs. Software

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung zwischen der Verwendung einer Rechnungsvorlage oder einer Software Ihre Prioritäten, die Häufigkeit des Rechnungsversands und Ihre persönlichen Vorlieben. 

Ein kleines Unternehmen, das jeden Monat nur wenige Rechnungen verschickt und die Kosten niedrig halten möchte, bevorzugt möglicherweise die Verwendung einer kostenlosen Rechnungsvorlage. Ein größeres Unternehmen, das regelmäßig Rechnungen versendet und über ein kompliziertes Buchhaltungssystem verfügt, könnte möglicherweise mehr von der Effizienz und den Tools profitieren, die eine Rechnungssoftware bietet.

Vorlagen

Rechnungsvorlagen können einfach online gesucht werden. Beliebte Orte, um sie zu finden, sind:

  • Microsoft Word- und Excel-Vorlagen
  • Die Google Sheets-Rechnungsvorlage in Google Docs
  • Kostenlose Rechnungsersteller wie Invoice Generator

Die Verwendung einer Rechnungsvorlage kann eine einfachere und kostengünstigere Option sein, da viele davon kostenlos oder zu geringen Kosten erhältlich sind. Dies kann auch eine gute Wahl für Geschäftsinhaber sein, die sich nicht wohl fühlen, Software für ihr Abrechnungssystem zu verwenden. 

Allerdings erfordern Rechnungsvorlagen möglicherweise mehr Arbeit und bieten nicht die erweiterten Funktionen und Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer Prozesse, die eine Software bieten kann. 

Notiz

Wenn Sie sich für die Verwendung von Rechnungsvorlagen entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie für den Fall von Computerproblemen Sicherungskopien aller von Ihnen erstellten Rechnungen haben.

Software

Rechnungssoftware wurde mit dem Ziel entwickelt, Rechnungen so schnell wie möglich zu bezahlen. Es bietet häufig Funktionen, die den Bezahlvorgang erleichtern, wie z. B. mobilen Zugriff und „Jetzt bezahlen“-Buttons, die Zahlungen per Kreditkarte oder Bankkonto akzeptieren. 

Automatisierte Prozesse, die Aufgaben wie das Erstellen einer Quittung bei Zahlung für Kunden, das Erstellen automatischer Rechnungen für Stammkunden oder das Versenden von Zahlungserinnerungen für Rechnungen ausführen, können dazu beitragen, Ihren Arbeitsaufwand zu vereinfachen. Rechnungssoftware kann auch schnell Erkenntnisse über Ihr Unternehmen liefern, z. B. Aufschlüsselung der Einnahmequellen, Produktpopularität und Zahlungsgewohnheiten der Kunden.

Wenn Sie den Einsatz einer Rechnungssoftware erwägen, sollten Sie eine auswählen, die über die relevantesten Funktionen für Ihr Unternehmen verfügt, und sicherstellen, dass Sie die Tools oft genug nutzen, um den höheren Preis zu rechtfertigen. Bedenken Sie, dass es beim Einstieg in eine neue Software eine Lernkurve geben kann. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Warum sollte ich eine Rechnungssoftware verwenden?

Rechnungssoftware kann mit Funktionen wie mobilem Zugriff und „Jetzt bezahlen“-Optionen dazu beitragen, den Abrechnungsprozess zu vereinfachen und Kunden dazu zu bewegen, schneller zu zahlen. Viele Rechnungssoftwareoptionen können Prozesse automatisieren und Einblicke in Ihr Unternehmen liefern.

Wie erstelle ich eine Rechnung mit Microsoft Word?

Um eine Rechnung mit Microsoft Word zu erstellen, wählen Sie eine der verfügbaren, online aufgeführten Vorlagenoptionen aus. Sobald Sie eine Vorlage heruntergeladen haben, können Sie alle erforderlichen Abschnitte mit den relevanten Rechnungsdetails ausfüllen.

Wie verwende ich Google Sheets zum Erstellen von Vorlagen?

Wenn Sie eine Rechnung mit der Google Sheets-Vorlage erstellen möchten, wählen Sie die Funktion „Vorlagengalerie“ in der oberen rechten Ecke aus. Dadurch wird die Seite erweitert, um mehrere Vorlagenoptionen anzuzeigen. Klicken Sie im Abschnitt „Arbeit“ auf die Vorlage mit dem Titel „Rechnung“.