So beantworten Sie Interviewfragen zum Thema Zeitmanagement

Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, werden Ihnen häufig Fragen zum Zeitmanagement gestellt. Die Fähigkeit, Ihre Zeit zu planen und zu verwalten sowie die Arbeit angemessen zu priorisieren, ist in nahezu jeder Rolle und in jeder Branche eine wichtige Fähigkeit. 

Erhalten Sie Einblicke in die besten Möglichkeiten, auf Fragen zum Zeitmanagement zu antworten. 

Was der Interviewer wissen möchte

Personalmanager sind in der Regel bestrebt, Kandidaten zu finden, die ihre Zeit effektiv einteilen können. Für einen Manager bedeutet dies, dass der Kandidat bei seiner Einstellung nicht viel Unterstützung und Anleitung benötigt. Durch das Stellen dieser Fragen möchten Interviewer herausfinden, ob sich die Kandidaten der Bedeutung des Zeitmanagements bewusst sind.

Sie sind auch daran interessiert, dass Kandidaten ihre bevorzugten Zeitmanagementstrategien mitteilen. Schließlich möchten Arbeitgeber herausfinden, ob Sie wissen, wie Sie Aufgaben priorisieren (und bestimmen, welche Aufgaben am wichtigsten sind) und was Sie tun, wenn Sie nicht sicher sind, woran Sie zuerst arbeiten sollen. 

Fragen zum Zeitmanagement-Interview

Während eines Vorstellungsgesprächs werden Ihnen möglicherweise einige dieser Fragen zum Zeitmanagement gestellt: 

• Wie priorisieren Sie bei der Arbeit? 
• Wenn Ihnen ein großes Projekt zugewiesen würde, wie würden Sie sicherstellen, dass Sie es pünktlich abschließen? 
• Was machen Sie, wenn Sie viele Aufgaben mit hoher Priorität haben, die alle etwa in derselben Woche fällig sind? 
• Was tun, wenn man sich überfordert fühlt? 
• Wie hält man die Work-Life-Balance aufrecht? 
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen Termin für ein Projekt verpasst haben. 

So beantworten Sie Fragen zum Zeitmanagement

Eine gründliche, detaillierte und sorgfältig begründete Antwort wird einen angehenden Manager beeindrucken. Wenn Sie erwähnen, wie Sie mit verschiedenen Aspekten des Zeitmanagements umgehen, heben Sie sich von anderen Kandidaten ab, insbesondere wenn Sie konkrete Beispiele nennen. 

Tägliche Priorisierung

Arbeitgeber möchten sicher sein, dass Sie Ihre täglichen Aufgaben bewältigen können, ohne dass Ihnen bei jedem Schritt direkt mitgeteilt wird, was zu tun ist. Sie möchten auch wissen, dass Sie es schaffen, die Arbeit angemessen zu priorisieren. 

Dies können Sie in Ihrer Antwort erreichen, indem Sie sagen, dass Sie zu Beginn jedes Arbeitstages eine neue To-Do-Liste erstellen, die nach Frist und Wichtigkeit geordnet ist. Da Sie wissen, dass es zu Überraschungen und Unterbrechungen kommen kann, erstellen Sie für sich drei „Must-wins“-Aufgaben, die bis zum Ende des Geschäftstages erledigt sein müssen. 

Vermeiden Sie Multitasking

Obwohl es eine Zeit gab, in der Mitarbeiter geschätzt wurden, die viele Dinge gleichzeitig erledigen konnten, haben neuere Studien gezeigt, dass Multitasking im Allgemeinen stark überbewertet wird. Allzu oft machen Menschen, die versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, schlampige Arbeit und verlieren die „gesparte“ Zeit, wenn sie anschließend gezwungen werden, ihre Fehler zu korrigieren. Ein Schlüsselelement eines effektiven Zeitmanagements ist die Fähigkeit, Ihre Zeit so zu planen, dass Sie sich jeweils auf eine Sache konzentrieren können. 

Wenn Sie anhand von ein oder zwei Beispielen Ihre Fähigkeit unter Beweis stellen können, herausfordernde Arbeitsaufgaben effizient „in einer einzigen Aufgabe“ zu erledigen, vermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner den positiven Eindruck, dass Sie sich der Erbringung qualitativ hochwertiger Arbeit verschrieben haben.

Fristen einhalten

Wenn ein potenzieller Arbeitgeber fragt, wie Sie mit Fristen umgehen, betonen Sie, dass Sie die Prozesse verstehen und wie wichtig es ist, vorauszuarbeiten. 

Ihre Antwort könnte beispielsweise sein, dass Sie bei der Planung Ihres Projektansatzes vom Abgabetermin aus rückwärts arbeiten, ihn in kleinere Aufgaben unterteilen und für jede Aufgabe Minifristen festlegen, die bis zum allgemeinen Fälligkeitstermin des Projekts reichen. Auf diese Weise kommen Sie jeden Tag kontinuierlich voran und stellen sicher, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird.

Umgang mit Unterbrechungen

Unterbrechungen und Ablenkungen kommen am Arbeitsplatz häufig vor. Ihre Fähigkeit, sie auszublenden und angemessen damit umzugehen, ist entscheidend für Ihre Gesamtleistung. Arbeitgeber sind auf der Suche nach Arbeitnehmern, die klare Grenzen setzen können und sich bei der Arbeit nicht durch Kollegen oder unterhaltsame Websites ablenken lassen. 

Beschreiben Sie Strategien, die Sie umgesetzt haben, z. B. das Tragen von Kopfhörern, um Geplauder zu unterdrücken, das Blockieren Ihres Computers für bestimmte Abschnitte Ihrer Kernarbeitszeit und das Einschränken von Klatsch und Tratsch über Wasserkühler. 

Work-Life-Balance

Für einen guten Arbeitgeber ist es für die Unternehmensmoral und Produktivität wichtig, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter ausgeglichen und nicht gestresst oder ausgebrannt sind. Wenn Arbeitgeber danach fragen, suchen sie nicht nach jemandem, der sagt: „Arbeit ist mein Leben“ oder dass er keine Hobbys oder Verpflichtungen außerhalb des Arbeitsplatzes hat; Manager wissen, dass das nicht gesund ist. Konzentrieren Sie sich bei Ihrer Antwort stattdessen darauf, wie Sie sich bei der Arbeit voll einsetzen und während der Arbeitszeit vollständig präsent sind und dass Ihre Effizienz es Ihnen ermöglicht, zu Hause abzuschalten. 

Tipps, was man sagen sollte

Hier sind einige Strategien, die Sie bei der Beantwortung von Fragen zum Zeitmanagement beachten sollten: 

• Erkennen Sie die Bedeutung des Zeitmanagements an.Grundsätzlich möchten Arbeitgeber, dass Sie das Konzept und seine Bedeutung verstehen. Machen Sie das in Ihrer Antwort deutlich. 
• Teilen Sie Ihren Ansatz und Ihre Beispiele.Dies ist eine Frage, bei der es sinnvoll ist, eine konkrete Antwort zu geben. Nennen Sie Beispiele dafür, wie Sie in der Vergangenheit große Projekte abgewickelt haben. Sprechen Sie über Zeiten, in denen Zeitmanagement schwierig war, und darüber, was Sie für die Zukunft gelernt haben. Beschreiben Sie die Tools, die Sie verwenden (z. B. einen Kalender, eine Listenerstellungsstrategie oder eine Projektmanagementsoftware), um den Überblick zu behalten. Die Verwendung der STAR-Methode kann Ihnen dabei helfen, eine effektive Antwort zu geben. 
• Zeigen Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten. Arbeitgeber fragen sich möglicherweise, wie Sie mit Situationen umgehen, in denen Sie zu viele Aufgaben haben, sich die Fälligkeitstermine überschneiden und einfach mehr Arbeit, als eine einzelne Person erledigen kann. Die Antwort hier ist nicht, dass Sie einfach härter arbeiten werden. Stattdessen können Sie hier darüber sprechen, wie Sie Ihrem Vorgesetzten mitteilen würden, dass Sie überfordert sind, und mögliche Lösungen vorschlagen. 

Was man nicht sagen sollte

Einige Reaktionen können für Arbeitgeber ein Warnsignal sein. Vermeiden Sie Folgendes: 

• Akzeptieren verpasster Fristen.Jeder verpasst manchmal eine Frist, aber wenn Sie ein Beispiel für eine Situation nennen, die Ihnen passiert ist, machen Sie deutlich, dass Sie sich bewusst sind, dass es sich um ein Problem handelt – und um etwas Untypisches. 
• Kein Bewusstsein für Ihre Wirkung zeigen.Wenn Sie eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigen, kann dies Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Ihre Antwort auf Fragen zum Zeitmanagement sollte zeigen, dass Sie verstehen, dass das, was Sie tun – oder nicht tun – Auswirkungen auf andere hat. 
• Unausgeglichen sein.Ein guter Arbeitgeber möchte einen Burnout seiner Mitarbeiter vermeiden. Wenn Sie sich zu sehr auf die Arbeit konzentrieren und keine Zeit für Ihr eigenes Leben haben, könnte das für Arbeitgeber besorgniserregend sein.