Ihr Leitfaden für den Papierkram bei Neueinstellungen

Bevor ein neuer Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt und seinen ersten Gehaltsscheck erhält, müssen einige Formulare vom Mitarbeiter ausgefüllt werden. Damit ein Arbeitgeber die Bundes- und Landesgesetze einhält, müssen diese Formulare bei jeder Neueinstellung vorliegen. 

Hier behandeln wir alle Formulare, die ein neuer Mitarbeiter ausfüllen muss, den allgemeinen Zweck jedes Formulars sowie alle wichtigen Details, die jedes Formular dokumentiert.

Registrieren Sie sich als Arbeitgeber beim IRS

Bevor Sie mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen, müssen Sie sich zunächst beim U.S. Internal Revenue Service (IRS) als Arbeitgeber registrieren, indem Sie eine „Employer ID Number“ (EIN) erhalten. Hierbei handelt es sich um eine Identifikationsnummer, die fast alle Unternehmen für Lohnsteuermeldungen und -zahlungen benötigen. Sie können schnell eine EIN erhalten, indem Sie sich online bewerben.

Sobald Sie Ihre EIN haben, müssen Sie sich dem IRS Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) anschließen. Auf diese Weise können Sie über ein sicheres Online-Portal Lohnsteuern aus dem Arbeitnehmerabzug und von Ihrem Unternehmen einzahlen. Sie können EFTPS auch verwenden, um Zahlungen im Voraus zu planen und Benachrichtigungen oder Warnungen einzurichten, um die verschiedenen Fälligkeitstermine im Zusammenhang mit Lohnsteuern und anderen Steuerpflichten des Arbeitgebers zu verwalten.

Jetzt können Sie mit der Zusammenstellung der Formulare und anderen Registrierungen beginnen, die Sie für Ihre neuen Mitarbeiter benötigen. 

Formular W-4 für den Bundeseinkommensteuerabzug

Formular W-4, auch Mitarbeiter-Einbehaltsbescheinigung genannt, wird verwendet, um zu bestimmen, wie viel für Steuerzwecke während jedes Lohnzeitraums einbehalten werden muss. Sie können das Formular herunterladen und ausdrucken oder mehrere Exemplare beim IRS bestellen.

Alle neuen Mitarbeiter müssen das Formular W-4 ausfüllen, bevor sie ihren ersten Gehaltsscheck erhalten. Ab dem 1. Januar 2020 müssen Sie das neue W-4-Formular sowohl für Neueinstellungen als auch für aktuelle Mitarbeiter verwenden, die ihre Quellensteuer ändern möchten. Mitarbeiter, die vor dem 1. Januar 2020 eingestellt wurden, müssen dieses Formular nicht ausfüllen.

Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern keine Ratschläge zum Ausfüllen dieses Formulars geben, Sie können sie jedoch auf einen IRS-Artikel mit Antworten auf häufig gestellte Fragen verweisen, der einen Steuereinbehaltsschätzer (Rechner) enthält.

Mitarbeiter können ihr W-4-Formular beliebig oft ändern. Beispielsweise erhält ein Mitarbeiter möglicherweise einen Bonus und möchte die Quellensteuer ändern. Es liegt in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber, die neuesten Änderungen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass die Gehaltsschecks der Mitarbeiter die Einbehaltungswünsche des Mitarbeiters widerspiegeln. 

Formular I-9 und E-Verify-System für die Beschäftigungsberechtigung

Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, die Eignung neuer Mitarbeiter für eine Arbeit in den USA zu dokumentieren. Hierzu verwenden Sie das Formular I-9, Employment Eligibility Verification, das von jedem neuen Mitarbeiter ausgefüllt werden muss. Der neue Mitarbeiter muss einen Nachweis seiner Identität und Arbeitsberechtigung vorlegen.

Der I-9-Prozess besteht aus zwei Schritten. Zunächst füllt der Mitarbeiter das Formular aus und gibt an, welche Ausweis- und Arbeitsberechtigungsdokumente verwendet werden sollen. Anschließend muss der Arbeitgeber diese Dokumente prüfen und sicherstellen, dass sie angemessen und angemessen sind.

Sie müssen dieses Formular in der Personalakte aufbewahren, müssen es jedoch an niemanden senden. Wenn ein Einwanderungsbeamter in Ihr Unternehmen kommt oder Ihre Mitarbeiterdokumente einsehen möchte, ist das Formular Ihr Nachweis, dass Sie die Arbeitsberechtigung des Mitarbeiters überprüft haben.

Größere Arbeitgeber können sich für das E-Verify-System anmelden und damit die Eignung neuer Mitarbeiter für eine Arbeit in den USA prüfen. Das System verwendet die Informationen auf Formular I-9 zum Abgleich mit Bundesdatenbanken.

Bewerbungsformular

Jeder neue Mitarbeiter sollte ein Bewerbungsformular ausfüllen, auch wenn diese Person bereits einen Lebenslauf für die Stelle eingereicht hat. Das Bewerbungsformular enthält überprüfbare Informationen über den neuen Mitarbeiter, wie z. B. frühere Arbeitgeber und Ausbildung. Es enthält auch mehrere Erklärungen, die der Antragsteller unterzeichnen muss. 

Eine solche Erklärung, die der neue Mitarbeiter unterzeichnen muss, ist eine Bestätigung, dass die Angaben in der Bewerbung wahr und korrekt sind; Andere Aussagen ermöglichen es dem Arbeitgeber, Referenzprüfungen und Hintergrundüberprüfungen durchzuführen. 

Melden Sie sich bei den staatlichen Arbeitsagenturen an

Zusätzlich zur Einhaltung aller bundesstaatlichen Beschäftigungsvorschriften müssen Sie auch alle Vorschriften auf Landesebene einhalten. Die einzelnen Bundesstaaten unterscheiden sich möglicherweise hinsichtlich der spezifischen Formulare und Anforderungen. Hier finden Sie jedoch eine Übersicht mit Informationen zur Einhaltung staatlicher Formulare.

Starten Sie das Registrierungssystem für neue Mitarbeiter

Arbeitgeber müssen neue Mitarbeiter im Benachrichtigungssystem für Neueinstellungen ihres Staates registrieren. Diese Registrierung ermöglicht es dem Staat, gegebenenfalls Unterhaltszahlungen für Kinder von diesen Mitarbeitern einzuziehen. Das US-Gesundheitsministerium verfügt über Informationen zur Registrierung neuer Mitarbeiter in Ihrem Bundesstaat.

Staatliche Arbeitgeberregistrierung

In jedem Staat, der Einkommenssteuern erhebt, sind Arbeitgeber verpflichtet, diese Steuern zu melden und zu zahlen. In Staaten, in denen es eine Einkommenssteuer gibt, müssen Sie diese Steuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abziehen und die einbehaltenen Steuern an die zuständige staatliche Behörde überweisen. 

Wenden Sie sich an die Steuerbehörde Ihres Staates, um Informationen zur Registrierung als Arbeitgeber im Staat zu erhalten. Die staatliche Behörde stellt Ihnen außerdem Informationen zu Einbehaltungsformularen und Anforderungen für die Meldung und Zahlung einbehaltener Beträge zur Verfügung.

Staatliche Arbeitslosensteuer

Möglicherweise müssen Sie sich auch beim Arbeitsamt Ihres Staates anmelden, um staatliche Arbeitslosensteuern zahlen zu können. Diese Steuer wird von Arbeitgebern (nicht von Arbeitnehmern) in einen Fonds eingezahlt, der Arbeitnehmer im Falle ihrer Entlassung auszahlt. Die Vergütungssätze richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter und der Erfahrung vergleichbarer Unternehmen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Arbeitsamt Ihres Bundesstaates. 

Staatsarbeiterentschädigung

Die staatliche Arbeitnehmerentschädigung zahlt Arbeitnehmern, die sich bei der Arbeit verletzen oder erkranken. Sie müssen sich bei der Arbeitnehmerentschädigungsbehörde Ihres Staates anmelden und in den Fonds einzahlen. Weitere Informationen erhalten Sie von der Arbeitnehmerentschädigungsbehörde Ihres Staates. 

Holen Sie sich Arbeitsplatzplakate

In jedem Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, müssen an einem Ort, an dem sich Mitarbeiter versammeln, beispielsweise in einem Pausenraum, bestimmte bundesstaatliche Arbeitsplatzplakate angebracht werden: 

• Ein Poster zum Familien- und Krankheitsurlaubsgesetz (für Arbeitgeber mit 50 oder mehr Arbeitnehmern)
• Ein OSHA-Poster (Occupational Safety and Health Act) für alle Arbeitgeber (einige Staaten haben ihre eigenen Pläne und Poster)
• Ein Poster zum Fair Labor Standards Act des US-Arbeitsministeriums für alle Arbeitgeber
• Ein Gesetz mit Hinweisen für Arbeitnehmer mit Behinderungen/ein spezielles Mindestlohnplakat des Arbeitsministeriums für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer mit Behinderungen beschäftigen
• Ein Poster zum Employee Polygraph Protection Act des Arbeitsministeriums 

Sie können diese Veröffentlichungen beim US-Arbeitsministerium (DOL) bestellen oder sich diesen DOL eLaws-Posterratgeber ansehen, der Ihnen dabei hilft, herauszufinden, welche Hinweise Sie an Ihrem Arbeitsplatz anbringen müssen.

Stellen Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch bereit

Alle Arbeitgeber sollten über ein Mitarbeiterhandbuch oder ein Handbuch zu Richtlinien und Verfahren verfügen. Alle neuen Mitarbeiter sollten ein Exemplar dieses Handbuchs erhalten und unterschreiben, dass sie es gelesen und verstanden haben. Das Mitarbeiterhandbuch wird für Sie und Ihre Mitarbeiter zum rechtsverbindlichen Dokument.

Was tun mit den Unterlagen für neue Mitarbeiter?

In den meisten Fällen müssen Sie die Formulare an niemanden zurückgeben, sie müssen jedoch zur Hand sein, da sie Teil einer Prüfung durch eine staatliche oder bundesstaatliche Behörde sein können. Wenn diese Formulare ausgefüllt sind, sollten Sie sie an einem bestimmten Ort aufbewahren, damit sie für Mitarbeiter und andere Personen zugänglich sind, die sie sehen müssen.

Das US-Arbeitsministerium (unter der Lohn- und Stundenabteilung) hat spezifische Anforderungen an Mitarbeiterunterlagen, die über alle Mitarbeiter geführt werden müssen.

Der IRS hat Aufzeichnungspflichten für die Lohnsteuer.

Bundes-, Landes- und lokale Behörden können Ihre Mitarbeiterunterlagen aus verschiedenen Gründen prüfen. Daher ist das Führen von Aufzeichnungen wichtig. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Werden Mitarbeiter für die Zeit bezahlt, die sie mit der Erledigung der Unterlagen für neue Mitarbeiter verbringen?

Ja, in den meisten Fällen müssen Sie den Mitarbeitern nach dem Fair Labor Standards Act die Zeit bezahlen, die sie für die Einarbeitung oder Schulung aufwenden, sowie für das Ausfüllen der Unterlagen für Neueinstellungen, vorausgesetzt, sie füllen die Formulare während der Arbeitszeit oder während der Arbeitszeit im Unternehmen aus. Wenn der Mitarbeiter ehrenamtlich oder in seiner Freizeit Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess durchführt, muss das Unternehmen diese nicht bezahlen.