Formular W-4: Verantwortung und Information des Arbeitgebers

ByDr. J. K. Hartmann

Grundsätzlich müssen alle in den USA arbeitenden Arbeitnehmer das Formular W-4 ausfüllen, das Arbeitgeber zur Berechnung des Bundeseinkommenssteuerabzugs von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer verwenden. Dieser Artikel beschreibt das Formular W-4 und was Arbeitgeber tun müssen, wenn es Probleme mit diesem Formular gibt.

Was ist das IRS-Formular W-4?

Jeder in den USA arbeitende Mitarbeiter muss das IRS-Formular W-4 ausfüllen, wenn er an einem neuen Arbeitsplatz eingestellt wird. Dieses Formular, „Mitarbeiter-Quellensteuerbescheinigung“ genannt, enthält Informationen, die der Arbeitgeber bei der Berechnung der Bundeseinkommensteuer-Quellensteuer des Arbeitnehmers verwenden kann. Es enthält auch Arbeitsblätter, die den Mitarbeitern helfen, ihre Quellensteuer herauszufinden.

Notiz

Möglicherweise helfen Sie einem Mitarbeiter nicht mit einem W-4-Formular, aber Sie können den Mitarbeiter an den IRS-Quellenschätzer verweisen, der ihn durch den Prozess führt.

Wann muss ein W-4 abgeschlossen sein?

Ein Arbeitnehmer muss das Formular bei der Einstellung ausfüllen, bevor sein Arbeitgeber ihm seinen ersten Gehaltsscheck ausstellt. Sie (als Arbeitgeber) müssen mit der Verwendung des neuen W-4 zu Beginn der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnungsperiode beginnen, die am oder nach dem 30. Tag nach Erhalt des W-4 beim Arbeitgeber endet.

Hier ist ein Beispiel: Josie schenkt Ihnen am 10. November einen neuen W-4; Sie wird am 15. und 30. eines jeden Monats ausgezahlt. Sie müssen ihren Mitarbeiterdatensatz erstellen und sie mit dem W-4-Formular spätestens bei der Gehaltsabrechnung am 15. Dezember bezahlen, da die Gehaltsabrechnung am 30. Tag zu spät ist, um die Umsetzungsanforderungen zu erfüllen.

Notiz

Das W-4-Formular ist ein Formular im Prozess der Einstellung neuer Mitarbeiter. Nutzen Sie diese Checkliste für Neueinstellungen, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgeht.

Wie aktualisiert ein Mitarbeiter sein W-4?

Mitarbeiter können die Quellenbeträge auf einem W-4-Formular jederzeit im Laufe des Jahres ändern, später im Jahr vorgenommene Änderungen haben jedoch geringere Auswirkungen auf die Steuern für dieses Jahr. Mitarbeiter reichen in der Regel ein neues W-4 für eine Änderung der persönlichen Umstände wie Heirat, Scheidung oder Einkommensänderung ein. Wenn sich durch die Änderung der Quellensteuerbetrag des Arbeitnehmers verringert, muss er diese innerhalb von 10 Tagen nach der Änderung einreichen.Es gibt keine zeitliche Begrenzung, wie lange ein W-4 in Kraft bleibt; Sie bleibt so lange in Kraft, bis der Arbeitnehmer sie ändert.

Das aktuellste W-4 muss vom Arbeitnehmer unterschrieben werden und der Arbeitgeber muss es in der Gehaltsabrechnungsmappe des Arbeitnehmers aufbewahren, um die Höhe der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer zu überprüfen.

Wenn ein Mitarbeiter eine W-4-Anpassung für einen Bonus oder eine andere einmalige Gehaltsänderung vornehmen möchte, sollten Sie ihn rechtzeitig darüber informieren, damit er planen kann, dass die Quellenänderung bei derselben Gehaltsabrechnung wie der Bonus wirksam wird. Wenn Joe zum Beispiel am 15. Dezember einen Bonus in Höhe von 3.000 US-Dollar auf seinem Gehaltsscheck erhält, könnte er ein neues W-4-Formular abschließen und die Quellensteuer nur für dieses Gehalt senken. Dann könnte er ein zweites W-4 für den Gehaltsscheck vom 30. Dezember einreichen, um den Einbehalt wieder auf den normalen Betrag zu bringen.

Kann ich W-4-Formulare per Telefon oder E-Mail annehmen?

Arbeitgeber können von einem Arbeitnehmer keine Informationen über ein neues oder geändertes W-4-Formular per Telefon oder E-Mail entgegennehmen, da der Arbeitgeber keine Möglichkeit hat zu erfahren, ob die Person zu dieser Aktion berechtigt ist. Die einzige Möglichkeit, eine Änderung vorzunehmen, besteht darin, das W-4-Formular selbst persönlich oder per Post auszufüllen und zu unterschreiben. 

Notiz

Viele US-Bundesstaaten verwenden ihre eigene Variante des W-4-Formulars, um staatliche Quellensteuerbeträge zu erfassen. Und einige Staaten erlauben keine elektronische Erfassung von W-4-Informationen. Erkundigen Sie sich bei der Steuerbehörde Ihres Staates, ob sie Ihnen die Verwendung des Bundesformulars W-4 erlaubt.

Was ist, wenn Sie Probleme mit einem W-4 haben?

Ein W-4-Formular kann aus mehreren Gründen ungültig sein, beispielsweise weil ihm die erforderlichen Informationen fehlen, eine Unterschrift fehlt oder das Formular geändert wurde. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein W-4 nicht gültig ist, müssen Sie weiterhin auf der Grundlage des vorherigen W-4 zurückhalten. Wenn es sich bei dem ungültigen W-4-Formular um das erste Formular handelt, wird der Betrag einbehalten, als ob die Person alleinstehend wäre und keine Zulagen hätte. 

Aktuelle Änderungen am W-4-Formular

Mit Wirkung zum 1. Januar 2020 wurde das W-4-Formular geändert, um den jüngsten Änderungen der Steuergesetze zu entsprechen. Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

  • Der Titel lautet jetzt „Employee’s Withholding Certificate“.
  • Es gibt keine Quellensteuerabzüge mehr, da diese an persönliche Freibeträge gebunden waren. Diese Befreiungen können nicht mehr in Anspruch genommen werden
  • „Haushaltsvorstand“ ist ein neuer Familienstand für Personen, die unverheiratet sind und mehr als die Hälfte der Pflegekosten einer anspruchsberechtigten Person bezahlen
  • Für Haushalte mit mehreren Arbeitnehmern gibt es eine neue Anpassung, um eine genauere Schätzung der Quellensteuer zu ermöglichen
  • Arbeitgeber können keinen Pauschalprozentsatz oder Dollarbetrag einbehalten. Sie müssen W-4- und IRS-Tabellen und Quellensteuermethoden verwenden.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Welche Verantwortung trägt ein Arbeitgeber, wenn ein Arbeitnehmer eine Befreiung von seinem W-4 beantragt?

Ein Arbeitnehmer kann verlangen, dass er von der Einbehaltung der Bundeseinkommenssteuer befreit ist, wenn er im Vorjahr keine Steuerschuld hatte und auch für das laufende Jahr keine Steuerpflicht zu erwarten ist. Der Arbeitnehmer muss bis zum 15. Februar des Jahres einen W-4-Antrag auf Befreiung einreichen. Wenn ein Mitarbeiter zuvor von der Steuer befreit war und Ihnen bis zu diesem Datum kein neues W-4 ausstellt, müssen Sie den Betrag einbehalten, als ob die Person ledig wäre, ohne weitere Anpassungen. Sie können für das Jahr auch ein früheres W-4-Formular (ohne Anspruch auf Befreiungsstatus) verwenden.

Wie lange muss ein Arbeitgeber die W-4-Formulare seiner Mitarbeiter aufbewahren?

Sie müssen die W-4-Formulare Ihrer Mitarbeiter mindestens vier Jahre lang in Ihren Unterlagen aufbewahren, um sicherzustellen, dass Sie die Bundeseinkommenssteuer korrekt einbehalten. Diese Formulare müssen zusammen mit anderen von Mitarbeitern unterzeichneten Formularen im Falle einer IRS-Prüfung in Papierform vorliegen.

Wie wirkt sich die Berechnung mehrerer Jobs auf die W-4-Berechnungen aus?

Das aktuelle W-4 enthält eine neue Berechnung für Situationen, in denen ein Arbeitnehmer oder ein Arbeitnehmer und sein Ehepartner mehrere Jobs haben. Der Arbeitnehmer muss das Kästchen „Mehrfacheinkommen“ oben im Formular ankreuzen. Anschließend müssen Sie zur Berechnung des Quellensteuerbetrags die entsprechende Quellensteuertabelle auf Formular W-4 für den Familienstand des Mitarbeiters verwenden.