Einrichten der Finanzaufsicht eines Unternehmens

Unternehmensinhaber kümmern sich häufig aus vielen Gründen selbst um ihre Buchhaltung. Dazu gehören die Angst vor der Delegation vertraulicher Finanzinformationen, der Wunsch nach vollständiger Kontrolle und die Senkung der Personalkosten. Diese Gründe gelten zwar sicherlich für Start-ups und kleinere Unternehmen, werden jedoch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens immer unpraktischer.

Buchhaltungspflichten delegieren

Manche Eigentümer delegieren Buchhaltungsaufgaben an vertrauenswürdige Familienmitglieder oder Mitarbeiter, aber die erfolgreichsten und versiertesten Unternehmer lernen schnell, dass Buchhaltung und Finanzen das Lebenselixier des Unternehmens sind und eine professionelle Führung durch qualifizierte Finanzspezialisten verdienen. Die drei wichtigsten Finanzmanagerpositionen in den meisten Unternehmen sind Buchhalter oder Buchhalter, Controller und Finanzvorstand oder CFO.

Als Geschäftsinhaber kümmern Sie sich möglicherweise selbst um die Aufgaben dieser Positionen oder delegieren sie an einen Mitarbeiter oder vertrauenswürdigen Partner. Mit zunehmender Reife des Unternehmens stellen die meisten Eigentümer jedoch fest, dass die Einstellung von Fachkräften solide Kosten-Nutzen-Vorteile mit sich bringt und den Eigentümern gleichzeitig die Möglichkeit gibt, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Zu den Ergebnissen der Einstellung von Buchhaltungsfachleuten gehören unter anderem die folgenden Geschäftsvorteile:

• Ermitteln von Kosteneinsparungen im Herstellungsprozess, in Lieferantenbeziehungen, im Bürobetrieb und im Mitarbeitermanagement
• Sparen Sie Geld bei den Steuern
• Verwaltung einer ständig wachsenden Menge an internem Papierkram und externen Berichten
• Entwerfen eines finanziellen Sicherheitsnetzes durch Minderung von Risiken durch Versicherungsschutz, Bestandsverwaltung, Diversifizierung und Beurteilung finanzieller Bedrohungen
• Planung von Erweiterungen
• Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Optimierung des Betriebs und Maximierung des Gewinns
• Vermeiden Sie Bußgelder, Strafen, niedrigere Bonitätsbewertungen und Zinsbelastungen, die durch das Versäumen von Fristen, ungenaue Lohn- und Gehaltsabrechnungen, das Vergessen, Rechnungen zu bezahlen und das Verpassen zeitkritischer Geschäftsmöglichkeiten entstehen

Passen Sie die finanzielle Hilfe an die Unternehmensgröße an

Die meisten Unternehmen sparen Geld, indem sie professionelles Finanzpersonal einstellen, das ihre täglichen Geschäftsabläufe verwaltet. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrer Branche und anderen Faktoren benötigen Sie jedoch möglicherweise nur einen Teilzeit-Buchhalter oder eine komplette Finanzabteilung, zu der ein Controller und ein CFO gehören. Die Entscheidung darüber, welches Finanzpersonal Ihr Unternehmen wirklich benötigt, ist eine komplexe Entscheidung, die von vielen Faktoren abhängt. Ihre Bedürfnisse werden sich mit der Zeit mit ziemlicher Sicherheit ändern, und wenn Ihr Unternehmen erfolgreich wächst, werden Sie möglicherweise alle diese Positionen durchlaufen. In den folgenden Abschnitten wird detailliert beschrieben, was jeder Fachmann tut, und erläutert, wann Ihr Unternehmen möglicherweise einen oder mehrere dieser Finanzspezialisten benötigt:

Grundlegende Buchhalterfunktionen

Die meisten Buchhalter arbeiten reaktiv und erfassen, was im Unternehmen bereits finanziell erledigt wurde, ohne einen oder nur geringen Einfluss auf die Geschäftsstrategie zu haben. Buchhalter arbeiten auf Transaktionsbasis und treffen selten Entscheidungen über zukünftige Geschäftstransaktionen. Ein talentierter Buchhalter erklärt Ihnen möglicherweise Ihre Optionen, hält Aufzeichnungen und Berichte auf dem neuesten Stand, identifiziert Unstimmigkeiten in den Büchern und empfiehlt Ideen zur Kosteneinsparung. Seine Hauptaufgabe besteht jedoch darin, das Unternehmen und seine Finanztransaktionen aufzuzeichnen und aus diesen Informationen Berichte zu erstellen. Zu den typischen täglichen Aufgaben eines Buchhalters in einem Unternehmen gehören:

• Erfassung von Umsätzen, Ausgaben, Verbindlichkeiten und Forderungen
• Überwachung der Kosten für Lieferungen, Bürokosten, Miete, Nebenkosten und andere feste und variable Kosten
• Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuereinbehalten, Umsatzsteuerkonten, Lohnpfändungen und Versicherungsabzügen
• Sicherstellen, dass wichtige Formulare und Unterlagen ausgefüllt und sicher aufbewahrt werden
• Erstellen täglicher, wöchentlicher, monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Berichte für das Management, Regierungsbehörden, Aktionäre, Mitarbeiter und Stakeholder
• Rechnungen pünktlich bezahlen
• Recherche alternativer Lieferanten und Durchführung von Kostenvergleichen
• Identifizierung von Problembereichen wie Verschwendung, Misswirtschaft, Betrug und Diebstahl
• Verfolgung von Materialien, Vorräten, Inventar und Personalressourcen
• Vorbereitung von Steuern und täglichen, monatlichen oder vierteljährlichen Steuereinzahlungen für die Stadt, den Bundesstaat, das IRS, die Arbeitsämter und Versicherungsgesellschaften
• Verwaltung von Versicherungs- und Krankenversicherungen für Unternehmen und Mitarbeiter
• Schutz von Unternehmensunterlagen
• Kostenvoranschläge einholen und Service- und Reparaturpersonal finden und bezahlen
• Überprüfung von Compliance-Problemen
• Bearbeitung von Kundenkreditproblemen intern und Geschäftskrediten mit externen Anbietern und Kreditgebern extern

Wissen, wann man einen Buchhalter engagieren sollte

Die meisten Geschäftsinhaber – vor allem diejenigen mit Unternehmergeist – leben davon, jeden Aspekt ihres Unternehmens zu verwalten, und die Buchhaltung ist mit der intuitiven Software, die verfügbar ist, einfacher geworden. Für Geschäftsinhaber ist es durchaus möglich, die Bücher zu führen, aber das ist nicht unbedingt eine gute Idee, wenn das Unternehmen wächst. Wenn der Papierkram Ihr Zeitmanagement, Ihre Arbeitszufriedenheit oder Ihre Effizienz beeinträchtigt, ist es an der Zeit, über die Beauftragung eines Buchhalters nachzudenken. Möglicherweise müssen Sie keinen Vollzeitmitarbeiter einstellen und können die Buchhaltungsarbeit, beispielsweise die Gehaltsabrechnung, sogar ganz oder teilweise auslagern. Die Beauftragung eines Buchhalters ist sinnvoll, wenn einer der folgenden Punkte auf Sie und Ihr Unternehmen zutrifft:

• Sie verstehen die Buchhaltung nicht wirklich, vertrauen aber darauf, dass die Software Ihnen alles sagt, was Sie wissen müssen.
• Sie sind mit der Abgabenordnung und Steuervermeidungsstrategien nicht vertraut.
• Ihr Unternehmen erlebt in kurzer Zeit ein rasantes Wachstum.
• Investoren, Kreditgeber oder Anteilseigner wünschen sich professionell erstellte Berichte.
• Sie verbringen mehr Zeit mit der Buchhaltung als mit der Generierung von Umsätzen oder Neugeschäften.
• Sie planen, in eine andere Region, Branche oder Produktlinie zu expandieren.
• Sie möchten Vermögenswerte kaufen, verkaufen oder handeln.
• Sie wurden darüber informiert, dass Ihre Bücher geprüft werden.

Die Einstellung eines Buchhalters muss kein mühsamer Prozess sein, da Sie die Arbeit zunächst an eine professionelle Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auslagern können. Dies ist eine besonders wirksame Strategie, wenn Sie nicht mit Buchhaltung, der Einstellung eines Buchhalters oder der Prüfung von Buchhaltern oder Bewerbern für Finanzjobs vertraut sind.

Wann sollte ein Controller in Betracht gezogen werden?

Controller, die manchmal auch als Comptroller bezeichnet werden, beaufsichtigen Buchhalter, Steuermanager, Kreditmanager und andere Buchhaltungsmitarbeiter und sind direkt dem CFO, CEO oder Geschäftsinhaber unterstellt. In kleineren Unternehmen ist ein Controller möglicherweise der einzige Wirtschaftsprüfer im Unternehmen oder leitet ein Team von Buchhaltern. Viele dieser Fachkräfte erledigen ihre Aufgaben mit Hilfe eines Sachbearbeiters, Buchhalters oder Verwaltungsassistenten.

Ein Controller ist der Hauptbuchhalter des Unternehmens und trägt die Verantwortung für die Erstellung von Jahresabschlüssen, Geschäftsplänen, Budgets, Steuern, Compliance-Zertifizierungen und speziellen Projekten wie der Planung kurz- und langfristiger Geschäftsstrategien, Unternehmenskäufen, Vermögensverkäufen, Unternehmensfusionen und der Sicherung von Finanzierungen oder Investoren. Als Finanzmanager der mittleren Ebene erfüllen Controller in der Regel die folgenden Aufgaben:

• Finanzpersonal verwalten.
• Unterzeichnen Sie Schecks und tragen Sie die treuhänderische Verantwortung für den Geschäftsbetrieb.
• Finanzbezogene Berichte und Dokumente abzeichnen.
• Legen Sie Finanzrichtlinien und -verfahren für das Unternehmen fest.
• Erstellen Sie Berichte zur internen Überprüfung.
• Verwalten Sie Versicherungs- und Risikomanagementpolicen.
• Schützen Sie Unternehmensvermögen.
• Budgets vorbereiten, überwachen und aktualisieren.
• Speerspitze der Vorbereitungen für öffentliche Angebote.
• Beraten Sie Eigentümer und Führungskräfte zu Finanzmärkten, Trends und Best Practices.
• Entwickeln Sie proaktive Steuerstrategien.
• Buchhaltungssoftware auswählen und verwalten.
• Verfolgen Sie Sammlungen.
• Behandeln Sie Personalangelegenheiten wie die Führung von Mitarbeiterunterlagen.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Leistungen an Arbeitnehmer und geschäftliche Verantwortlichkeiten.

Zeichen: Ihr Unternehmen braucht einen Controller

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie mehr als nur einen Buchhalter benötigen. Wenn Sie Aktionäre oder einen Vorstand haben, der aus Personen besteht, die keine von Ihnen ernannten Freunde, engen Mitarbeiter oder Familienangehörigen sind, ist die Beauftragung eines Controllers eine solide Geschäftspraxis, die Ihr Unternehmen und Ihre Vermögenswerte schützt. Im Allgemeinen konzentriert sich ein Controller auf die Buchhaltung, während sich ein CFO auf die strategischen Finanzen konzentriert.

Während die Stakeholder des Unternehmens wachsen, übernimmt ein Controller die taktische Managementberichterstattung und die Überwachung der Mitarbeiter in Buchhaltungsfragen, während der CFO die Finanzplanung übernimmt und die Verantwortung für das Controller- und Buchhaltungsteam trägt. Die meisten kleinen Unternehmen können sich keinen Vollzeit-Controller leisten, aber wenn das Unternehmen wächst, können Sie es sich nicht leisten, ohne einen Controller zu arbeiten, selbst wenn er oder sie auf Teilzeit- oder Beratungsbasis arbeitet.

Wann sollte man einen Finanzvorstand einstellen?

Finanzvorstände (CFOs) arbeiten über strenge Grenzen hinaus, indem sie an allen Geschäftsentscheidungen beteiligt sind und sich für die besten finanziellen Interessen des Unternehmens einsetzen. Wie jeder erfahrene Unternehmer oder Geschäftsinhaber weiß, sind strenge Finanzbewertungen nur eines der Geschäftsziele eines erfolgreichen Unternehmens. Initiativen, die hohe Gewinne abwerfen, könnten das Unternehmen leicht schwächen, da Kunden nicht gerne hohe Preise für minderwertige Produkte zahlen oder treue Kunden, die mehr Wert auf die Ziele, Prinzipien, das Umweltengagement oder die Betriebstechniken eines Unternehmens legen.

Die besten CFOs bewerten nicht nur die Geschäftskosten, sondern auch die Risiken und Bedrohungen, die ein Unternehmen mit sich bringen könnte. Als hochrangige Unternehmensleiter arbeiten CFOs mit Eigentümern, Vorständen, der Geschäftsleitung und anderen wichtigen Interessengruppen zusammen und spielen eine entscheidende Rolle in Forschung und Entwicklung, Unternehmensaufsicht, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und im Tagesgeschäft. Zu den weiteren Aufgaben des CFO gehören:

• Steuerung eines Unternehmens durch Fusionen, Übernahmen, öffentliche Angebote und Änderungen in der Geschäftsstruktur und im Geschäftsbetrieb
• Leitung wichtiger Geschäftserweiterungen in neue Märkte
• Eintreten für solide Finanzpraktiken bei komplexen Entscheidungen
• Verwaltung von Vermögenswerten und Finanzbeziehungen mit mehreren Stakeholdern
• Rationalisierung der Abläufe
• Finanzielle Risiken einschätzen und managen
• Planung kurz- und langfristiger finanzieller Ziele
• Interpretation von Marktdaten aus mehreren Finanzindikatoren und Geschäftstrends
• Die Gründe verstehen, warum Geschäftsmärkte so funktionieren, wie sie es tun
• Festlegung, wie Unternehmensvermögen investiert werden soll
• Prognose von Markttrends und wie das Unternehmen daraus Kapital schlagen kann

Jeder Teil des Unternehmens verlässt sich stark auf die gemeinsamen Aufgaben seines CFOs: Kontrolle der Kontrolle, Treasury-Management sowie Planung und Prognose kritischer Finanzangelegenheiten.

Anspruchsvolle Anforderungen an das Finanzmanagement

Kleine und mittelständische Unternehmen haben mit dem Wachstum ihrer Geschäftstätigkeit einen wachsenden Bedarf an Buchhaltung und Rechnungswesen. Eigentümer oder bestimmte Teammitglieder erledigen die Buchhaltung kleiner und neu gegründeter Unternehmen häufig mithilfe von Buchhaltungssoftware. Letztendlich stellen die meisten Unternehmen jedoch fest, dass die Einstellung professioneller Buchhalter – sei es in Voll- oder Teilzeit, intern oder ausgelagert – das Personal für Kerngeschäftsaufgaben entlastet und zu größerer Genauigkeit, besserer Compliance und besserer Aufsicht führt. Der richtige Buchhalter stellt sicher, dass Berichte rechtzeitig eingereicht werden, und hilft Unternehmen dabei, Kosteneinsparungsstrategien, Betrug, Diebstahl und Verschwendung zu erkennen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anforderungen an Ihre Zeit sich vervielfachen, benötigen Sie möglicherweise einen Finanzmitarbeiter, der von einem Controller oder einem CFO beaufsichtigt wird, um die immer anspruchsvolleren Finanzen des Unternehmens zu verwalten. Zu Ihren Optionen gehört die Einstellung von Vollzeit-Inhouse-Mitarbeitern oder die Auslagerung von Buchhaltungs- und Finanzaufgaben an einen erfahrenen professionellen Buchhaltungsdienstleister. Beide Optionen sind gleichermaßen wirksame Möglichkeiten, die Finanzkraft Ihres Unternehmens zu stärken. Viele kleine und mittlere Unternehmen profitieren jedoch von den Vorteilen, bei Bedarf Berater einzustellen, um die hohen Kosten für die Beschäftigung von Vollzeitkräften zu vermeiden.