Dokumente, die Sie zur Überprüfung der I-9-Berechtigung verwenden können

Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter berechtigt sind, in den USA zu arbeiten. Neue Mitarbeiter müssen sowohl ihre Identität als auch ihre Beschäftigungsberechtigung überprüfen. Dieser Überprüfungsprozess umfasst Formular I-9

Zum Ausfüllen des Formulars zeigt Ihnen der Mitarbeiter Dokumente zur Identität und Arbeitsberechtigung. Sie als Arbeitgeber prüfen die Unterlagen und bestätigen, dass sie akzeptabel sind.

Schritte zum Ausfüllen des Formulars I-9

Das Ausfüllen des Formulars I-9 erfolgt in zwei Schritten: 

• Schritt 1:Der Mitarbeiter füllt Abschnitt 1 aus und beglaubigt (mit Beweisen) die vorgelegten Dokumente
• Schritt 2:In Abschnitt 2 prüft der Arbeitgeber die Unterlagen

Dieser Vorgang der Einreichung und Prüfung der Unterlagen muss unmittelbar nach der Einstellung erfolgen. Abschnitt 1 sollte spätestens am ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers durchgeführt werden, und die Prüfung gemäß Abschnitt 2 sollte innerhalb von drei Tagen nach dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers erfolgen.

Kriterien für akzeptable Dokumente 

Der US-amerikanische Zoll- und Einwanderungsdienst (USCIS) listet Dokumente auf, die als Identitätsnachweis und Arbeitserlaubnis zulässig sind.

Akzeptable Dokumente müssen sowohl (1) die Identität der Person als auch (2) die Beschäftigungserlaubnis belegen. Es gibt drei Dokumentenlisten.

• Zur Identifizierung des Arbeitnehmers und zur Feststellung der Arbeitserlaubnis sind Dokumente der Liste A zulässig.
• Zur Identifizierung des Arbeitnehmers sind Dokumente der Liste B zulässig
• Zur Feststellung der Arbeitserlaubnis werden Dokumente der Liste C verwendet.

Sie können ein Dokument aus Liste A akzeptieren, da diese Dokumente sowohl zur Feststellung der Identität als auch der Arbeitserlaubnis geeignet sind. Wenn der Antragsteller kein Dokument in Liste A hat, muss er Ihnen ein Dokument aus Liste B und ein Dokument aus Liste C vorlegen.

Das I-9-Formular erfordert nicht, dass ein Mitarbeiter eine Sozialversicherungsnummer angibt, und es erfordert kein Foto auf Ausweisdokumenten (Liste B). 

Listen Sie A-Dokumente auf

Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Berechtigung belegen (kein zusätzliches Dokument erforderlich):

• US-Reisepass oder US-Passkarte
• Permanent Resident Card oder Ausländerregistrierungsbelegkarte (eine „Green Card“) (Formular I-551)
• Ausländischer Reisepass mit Formular I-94 oder Formular I-94A mit Ankunfts-/Abreiseprotokoll und Arbeitsbescheinigung.
• Ein ausländischer Reisepass mit einem Stempel des Formulars I-551 oder einem gedruckten Vermerk des Formulars I-551
• Vorheriger Daueraufenthaltsausweis mit Unterschrift
• Permanent Resident Card mit dem Vermerk „Signature Waived“
• Arbeitsgenehmigungsdokumentkarte (Formular I-766). Die USCIS hat am 1. Mai 2017 mit der Ausstellung der aktuellen Karte begonnen. Einige Karten, die nach dem 1. Mai 2017 ausgestellt wurden, weisen möglicherweise immer noch ein früheres Format auf. Beide Formate bleiben bis zum auf der Karte angegebenen Ablaufdatum gültig.
• Im Falle eines Nichteinwanderungsausländers, der berechtigt ist, für einen bestimmten Arbeitgeber zu arbeiten, der sich auf den Status bezieht, ein ausländischer Reisepass mit Formular I-94 oder Formular I-94A, das denselben Namen wie der Reisepass trägt und einen Vermerk über den Nichteinwanderungsstatus des Ausländers enthält, sofern die Gültigkeitsdauer des Vermerks noch nicht abgelaufen ist und die vorgeschlagene Beschäftigung nicht im Widerspruch zu den auf dem Formular genannten Beschränkungen oder Einschränkungen steht
• Reisepass der Föderierten Staaten von Mikronesien (FSM) oder der Republik der Marshallinseln (RMI) mit Formular I-94 oder I-94A.

Listen Sie B-Dokumente auf

Dokumente zur Identitätsfeststellung (müssen mit einem Dokument der Liste C verwendet werden):

• Führerschein oder Personalausweis, ausgestellt von einem US-Bundesstaat oder einem Außenbezirk der USA, sofern er ein Foto oder Informationen wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
• Von Behörden oder Körperschaften auf Bundes-, Landes- oder lokaler Ebene ausgestellter Personalausweis, sofern er ein Foto oder Informationen wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
• Schulausweis mit Lichtbild
• Wählerregistrierungskarte
• US-Militärausweis oder Wehrdienstausweis
• Personalausweis eines Militärangehörigen
• Handelsmarinekarte der US-Küstenwache
• Stammesdokument der amerikanischen Ureinwohner
• Von einer kanadischen Regierungsbehörde ausgestellter Führerschein
• Für Personen unter 18 Jahren, die nicht in der Lage sind, ein oben aufgeführtes Dokument vorzulegen: ein Schulzeugnis oder ein Zeugnis; Klinik-, Arzt- oder Krankenhausakte; Kita- oder Kindergartenregister.

C-Dokumente auflisten

Dokumente, die eine Beschäftigungserlaubnis begründen (muss zusammen mit einem Dokument aus Liste B verwendet werden):

• Unbegrenzte Karte mit der Sozialversicherungskontonummer. Die Karte wird nicht akzeptiert, wenn sie einen einschränkenden Wortlaut enthält: „NICHT GÜLTIG FÜR BESCHÄFTIGUNG“, „GÜLTIG FÜR ARBEIT NUR MIT INS-GENEHMIGUNG“ oder „GÜLTIG FÜR NUR MIT DHS-GENEHMIGUNG“.
• Konsularischer Geburtsbericht im Ausland, ausgestellt vom Außenministerium (Formular FS-240)
• Vom US-Außenministerium ausgestellte Geburtsurkunde im Ausland (FORMULAR FS-545).
• Vom Außenministerium ausgestellte Bescheinigung über den Geburtsbericht (Formular DS-1350)
• Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, ausgestellt von einem Bundesstaat, einem Landkreis, einer Kommunalbehörde oder einem Territorium der USA, mit einem offiziellen Siegel
• Stammesdokument der amerikanischen Ureinwohner
• US-Bürgerausweis (Formular I-197)
• Personalausweis zur Verwendung durch in den USA ansässige Staatsbürger (Formular I-179)

Was Sie bei der Prüfung von Dokumenten beachten sollten

• Stellen Sie sicher, dass der in Abschnitt I aufgeführte Status des Antragstellers mit den Ausweisdokumenten übereinstimmt.
• Alle Dokumente müssen Originale sein, keine Kopien. Kopien von Dokumenten werden nicht akzeptiert. Wenn Sie nicht sicher sind, ob es sich bei einem Dokument um ein Original handelt, achten Sie auf ein Wasserzeichen oder Siegel.
• Sie können Kopien von Dokumenten anfertigen, müssen jedoch das Originaldokument an den Mitarbeiter zurückgeben.
• Sie müssen Dokumente an einem sicheren Ort aufbewahren, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen, und Sie müssen Kopien von Dokumenten für alle Mitarbeiter anfertigen, nicht nur für einige.
• Möglicherweise benötigen Sie bestimmte Dokumente nicht oder äußern eine Präferenz für bestimmte Dokumente. Alle Dokumente in jeder Liste sind gleichermaßen akzeptabel.
• Geben Sie auf dem I-9-Formular unbedingt alle erforderlichen Informationen für jedes Dokument ein, auch wenn Sie Kopien der Dokumente aufbewahren.

So erhalten Sie I-9-Formulare

Bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Vorrat an I-9-Formularen zur Hand haben. Sie können mehrere Versionen des Formulars verwenden: 

• Das USCIS verfügt über eine Online-Option, mit der Sie das I-9-Formular von einem Computer aus ausfüllen können.
• Sie können eine Papierversion des I-9-Formulars verwenden. Diese Version ist nicht ausfüllbar und muss ausgedruckt werden. 
• Möglicherweise finden Sie in einem Bürobedarfsgeschäft eine Papierversion des I-9-Formulars.