Beispiel für ein Briefformat und Tipps zum Schreiben

Wenn Sie mit dem Schreiben eines wichtigen Briefes oder einer E-Mail beginnen, ist das Briefformat vielleicht nicht das Wichtigste, aber eine angemessene Präsentation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht letztendlich gut ankommt. Ein gedruckter Brief ist normalerweise für wichtige berufliche Mitteilungen wie Empfehlungsschreiben, Anschreiben, Kündigungsschreiben und Geschäftskorrespondenz reserviert. Sie möchten also wissen, wie man einen Brief professionell verfasst.

Die richtige Formatierung ist besonders wichtig, wenn Sie dem Empfänger eine gedruckte Kopie und nicht eine E-Mail senden, da der Brief auf die Seite passen, professionell aussehen und klar, prägnant und leicht lesbar sein muss.

Sehen Sie sich Informationen darüber an, was Sie beim Verfassen eines professionellen Briefs berücksichtigen müssen, Beispiele und Ratschläge zur richtigen Schriftart, Anrede, Abstände, Schlussform und Unterschrift für Geschäftskorrespondenz.

Was in einem formellen Brief enthalten sein sollte

Die formelle Korrespondenz sollte die Einzelheiten zum Grund Ihres Schreibens, Ihre Kontaktinformationen, eine Begrüßung und einen Abschluss sowie Ihre Unterschrift enthalten.

Anfang des Briefes

Kontaktinformationen (schriftlicher Brief): Ein schriftlicher Brief sollte die Kontaktdaten von Ihnen und dem Empfänger (Name, Titel, Firmenname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail) sowie das Datum enthalten.

Kontaktinformationen (E-Mail): Beim Versenden einer E-Mail müssen Sie nicht die Kontaktinformationen des Empfängers angeben. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen am Ende des Briefes nach Ihrer Unterschrift an.

Gruß: Adressieren Sie den Brief mit einer professionellen Begrüßung und einem formellen Titel („Sehr geehrter Herr/Frau/Dr.“).

Hauptteil des Briefes

Der erste Absatz Ihres Briefes sollte eine Einleitung dazu enthalten, warum Sie schreiben, damit klar ist, warum Sie die Person kontaktiert haben.

Im folgenden AbsätzeGeben Sie konkrete Einzelheiten zu Ihrer Anfrage oder den von Ihnen bereitgestellten Informationen an.

Der letzter Absatz In Ihrem Brief sollten Sie den Grund Ihres Schreibens noch einmal benennen und dem Leser für die Prüfung Ihrer Anfrage danken. Gegebenenfalls sollten Sie auch höflich um eine schriftliche Antwort oder die Möglichkeit bitten, ein Treffen zur weiteren Erörterung Ihres Anliegens zu vereinbaren.

Den Brief schließen

Verwenden Sie eine formelle Verabschiedung, wie zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“.

Unterschrift (schriftlicher Brief): Beenden Sie den Brief mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift, gefolgt von Ihrem getippten Namen.

Unterschrift (E-Mail): Geben Sie Ihren eingegebenen Namen gefolgt von Ihren Kontaktinformationen ein.

Geschriebenes Briefformat

Hier ist eine Vorlage für jeden Abschnitt eines formellen Briefes:

Ihre Kontaktinformationen 
Name
Adresse
Stadt, Postleitzahl des Bundesstaates
Telefonnummer
E-Mail-Adresse

Datum

Kontaktinformationen des Empfängers 
Name
Titel
Unternehmen
Adresse
Stadt, Postleitzahl des Bundesstaates

Gruß 
Sehr geehrter Herr/Frau, Nachname,

Verwenden Sie a formelle Anrede, kein Vorname, es sei denn, Sie kennen die Person gut. Wenn Sie das Geschlecht der Person nicht kennen, können Sie ihren vollständigen Namen angeben. Schreiben Sie beispielsweise „Sehr geehrter Pat Crody“ anstelle von „Sehr geehrter Herr Crody“ oder „Sehr geehrte Frau Crody“. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, ist es immer noch üblich und akzeptabel, das altmodische „Wen es betrifft“ zu verwenden.

Hauptteil des Briefes

• Absatz 1:Geben Sie den Grund an, warum Sie schreiben, zum Beispiel, dass Sie um etwas bitten oder eine Information weitergeben möchten.
• Absatz 2: Geben Sie Einzelheiten zu Ihrer Anfrage oder den von Ihnen weitergegebenen Informationen an.
• Absatz 3: Geben Sie bei Bedarf weitere Informationen zum Zweck Ihres Schreibens an.
• Absatz 4: Bedanken Sie sich beim Leser für die Berücksichtigung Ihrer Anfrage und bitten Sie um eine Antwort auf Ihren Brief.

Schließen
Beste grüße,

Unterschrift
Handschriftliche Unterschrift (verwenden Sie schwarze oder blaue Tinte, um einen schriftlichen Brief zu unterschreiben)

Maschinenschriftliche Unterschrift 
Ihr eingegebener Name

E-Mail-Briefformat

Hier ist eine Vorlage für jeden Abschnitt einer beruflichen E-Mail:

Betreffzeile
Betreff: Ihr Name – Grund des Schreibens

Gruß
Sehr geehrter Herr/Frau, Nachname,

Nachrichtentext
Ihre Nachricht sollte im Allgemeinen zwei bis höchstens drei Absätze umfassen. Erklären Sie, warum Sie schreiben und was Sie verlangen.

Schließen
Aufrichtig,

Eingegebene Unterschrift und Kontaktinformationen
Mikala Schwartz
[email protected]
617-123-1234

Briefvorlage zum Herunterladen

Hier ist eine Briefvorlage, die Sie herunterladen können (kompatibel mit Google Docs und Word Online) oder die Textversion unten lesen können.

Beispiel für einen professionell geschriebenen Brief

Beispiel für eine professionelle E-Mail

Tipps zum Formatieren Ihres Briefes

Professionelle Briefe sollten einfach, kurz und im Geschäftsformat in einer herkömmlichen Schriftart verfasst sein.

• Länge des Briefes:Die meisten formellen Briefe umfassen nicht mehr als eine getippte Seite.
• Schriftstil und -größe:Verwenden Sie eine einfache Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Calibri. Ihre Schriftgröße sollte zwischen 10 und 12 Punkt liegen.
• Ränder: Verwenden Sie Ränder von 2,5 cm und richten Sie Ihren Text linksbündig aus.
• Abstand:Setzen Sie Ihren Buchstaben in einem Leerzeichen und lassen Sie zwischen den einzelnen Absätzen ein Leerzeichen. Verwenden Sie Ränder von einem Zoll und richten Sie Ihren Text links aus.Lassen Sie nach der Anrede, vor dem Schluss und vor und nach Ihrer handschriftlichen Unterschrift in einem gedruckten Brief ein zusätzliches Leerzeichen.
• Drucken des Briefes: Geschäftsbriefe sollten auf weißem Normalpapier gedruckt werden.

Korrekturlesen, Rechtschreibprüfung und Drucken

Nachdem Sie Ihren Brief geschrieben haben, lesen Sie ihn Korrektur und überprüfen Sie die Rechtschreibung sorgfältig auf dem Bildschirm. Drucken Sie es dann aus und lesen Sie es mindestens noch einmal laut vor. Überprüfen Sie dabei, ob Fehler oder Tippfehler vorliegen. Dies ist wichtig, da es oft einfacher ist, Fehler auf einer gedruckten Kopie zu erkennen. 

Überprüfen Sie, ob Formatierungsfehler vorliegen, z. B. zwei Absätze, zwischen denen kein Leerzeichen steht, oder falsch eingerückte Zeilen. Bevor Sie Ihren Brief dann in einen Umschlag stecken, unterschreiben Sie mit schwarzer oder blauer Tinte über Ihrem getippten Namen. 

Wenn Sie Ihren Brief per E-Mail versenden, senden Sie sich selbst eine Kopie, um sicherzustellen, dass er perfekt ist. Senden Sie dann die endgültige Version an den Empfänger.

Drucken Sie eine Kopie Ihres schriftlichen Briefes aus, damit Sie ihn für Ihre Unterlagen zur Hand haben. Ihre E-Mail wird in Ihrem E-Mail-Ordner „Gesendet“ gespeichert.

So adressieren Sie den Umschlag

Wenn Ihr Brief zum Versand bereit ist, falten Sie ihn in Drittel, sodass er in einen Umschlag in Unternehmensgröße passt. Sie können die Adressen mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm auf den Umschlag drucken oder handschriftlich aufschreiben. 

Drucken Sie Ihren Namen in die obere linke Ecke der Vorderseite des Umschlags. Drucken Sie die Adresse des Empfängers in die Mitte des Umschlags, parallel zur Längsseite. Fügen Sie oben rechts auf dem Umschlag eine Briefmarke hinzu.