Verwenden von Gmail für Unternehmen

Gmail ist eines von vielen kostenlosen webbasierten Tools und Diensten von Google. In diesem Fall handelt es sich um einen E-Mail-Dienst ähnlich wie Yahoo Mail oder Outlook. In der Vergangenheit wirkten private Unternehmen mit einem kostenlosen Konto unprofessionell, doch bei Gmail ist das anders. Aus diesem Grund haben viele Unternehmer Gmail gewechselt oder Gmail als einen ihrer E-Mail-Anbieter hinzugefügt.

Zu den Gmail-Funktionen gehören:

• Effektiver Spam-Filter und Virenschutz
• 15 GB kostenloser E-Mail-Speicher 
• Zugriff auf E-Mails über mobile Geräte
• Integrierte Chat-Funktionen
• Anpassbare Registerkarten, die Ihnen bei der Organisation Ihres E-Mail-Posteingangs helfen
• Themen zum Ändern des Erscheinungsbilds von Gmail
• Videoanrufe
• Möglichkeit, Anhänge in der E-Mail anzuzeigen (im Gegensatz zum Herunterladen)
• Möglichkeit, Geld zu senden

Die kostenlose Version von Gmail wird durch Anzeigen unterstützt, die auf der rechten Seite und nicht in Ihrer E-Mail erscheinen, wodurch sie sehr unauffällig sind.

Die kostenlose Version funktioniert großartig, aber wenn Sie zusätzliche Vorteile und keine Werbung wünschen, können Sie eine kostenpflichtige Geschäftsversion von Gmail verwenden, die mehr Speicherplatz, Integration mit anderen E-Mail-Diensten (z. B. MS Outlook), Telefon- und E-Mail-Support rund um die Uhr, 99,9 % Verfügbarkeit und die Möglichkeit bietet, eine persönliche E-Mail zu erstellen (z. B. [email protected]). Google bietet zwei kostenpflichtige Pläne an, einen für 5 $ und einen für 10 $ pro Monat.

Sie benötigen kein Google-Konto, um Gmail einzurichten. Tatsächlich benötigen Sie lediglich eine gültige E-Mail-Adresse und stimmen den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Google zu. Mit einem Gmail-Konto können Sie ganz einfach andere Google-Dienste wie AdSense, AdWords oder die Google Search Console (ehemals Webmaster-Tools), Blogger, Youtube, Google+ und alle anderen Google-Produkte nutzen.

Wie Gmail dem Eigenheimunternehmer helfen kann

Es gibt viele tolle Funktionen und Add-ons, mit denen Sie Gmail zu einem Tool in Ihrem Heimunternehmen machen können. Einige umfassen:

1. Erstellen Sie Ordner zum Organisieren und Speichern von E-Mails. Sie können beispielsweise für jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, einen Ordner erstellen. 
2. Beschriften Sie E-Mails, um sie noch besser zu sortieren und zu organisieren – zum Beispiel, wenn Sie bestimmte Themen oder Kunden in einem Ordner identifizieren möchten. Wenn Sie einen Ordner für freiberufliche Schreibarbeiten haben, können Sie in diesem Ordner E-Mails nach Kundennamen kennzeichnen. 
3. Farbige Sterne helfen Ihnen dabei, noch mehr Ordnung zu schaffen. Sie können wählen, welche und wie viele Sterne Sie zur Verfügung haben möchten. Beispielsweise können Sie anhand der von Ihnen gewählten Sternfarbe erkennen, was eine To-Do- oder eine To-Read-Sendung ist. 
4. Passen Sie Gmail-Tabs an, um Ihren Posteingang zu organisieren. Es hilft Ihnen, private E-Mails von geschäftlichen zu trennen. Oder kommerzielle E-Mails (z. B. Gutscheine von Ihren Lieblingshändlern) aus Ihrem regulären Posteingang. 
5. Verwalten Sie mehrere E-Mails von einem Ort aus, einschließlich Pop-3-E-Mail-Konten. Damit können Sie alle Ihre E-Mail-Konten von einem Ort aus überprüfen und beantworten. Sie können sogar mehr als ein Gmail-Konto haben, diese aber alle über ein Konto verwalten (Sie müssen die E-Mail-Weiterleitung einrichten).

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Add-ons, mit denen Sie Gmail optimal für Sie nutzen können. Hier sind ein paar Dinge, die Sie in Gmail Labs finden und zu Ihrem Gmail hinzufügen können:

• Das Authentifizierungssymbol für verifizierte Absender hilft Ihnen, sich durch die Verifizierung Ihrer E-Mails vor Phishing-Betrügereien zu schützen. Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht von PayPal erhalten, teilt Ihnen das Add-on mit, ob es sich tatsächlich um eine PayPal-Nachricht oder eine gefälschte Phishing-E-Mail handelt.
• Mehrere Signaturzeilen. Mit vorgefertigten Antworten können Sie verschiedene Signaturzeilen verwenden. Beispielsweise haben Sie möglicherweise keine Signaturzeile für persönliche E-Mails, möchten aber eine in Ihrem Geschäftsaustausch. Sie können auswählen, welche Signaturzeilen (falls vorhanden) bei jeder von Ihnen gesendeten E-Mail verwendet werden sollen.
• Richten Sie mehrere Posteingänge ein. Wenn Sie ein Mensch sind, der den Überblick verliert und lieber alle Ihre E-Mail-Bedürfnisse im Blick hat (anstatt sie etikettiert und abgelegt zu haben), können Sie auf Ihrer Hauptseite mehrere Posteingänge einrichten. Mit dieser Option richten Sie links neben Ihrem Gmail-Menü Ihren allgemeinen Posteingang für alle E-Mails ein. Auf der rechten Seite können Sie mehrere weitere E-Mail-Posteingänge für Dinge wie „Zu erledigen“ und „Zu lesen“, „Kunden-E-Mail“ usw. einrichten. Mit der Sternchenfunktion können Sie festlegen, an welchen Posteingang eine E-Mail gesendet werden soll. Sobald Sie die E-Mail mit einem Stern versehen haben, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Archivieren“. Die E-Mail wird aus Ihrem Haupt-E-Mail-Postfach verschoben und in dem anderen von Ihnen ausgewählten Posteingang angezeigt (möglicherweise müssen Sie die Seite aktualisieren).
• Schnelle Links. Wenn Sie schnell auf bestimmte E-Mails zugreifen möchten, können Sie Schnelllinks einrichten, die im Gmail-Navigationsmenü auf der linken Seite angezeigt werden. Weitere Dinge, für die Sie Schnelllinks erstellen können, sind gespeicherte Suchen und Labels. 
• Vorschau externer Dienste in Nachrichten. Damit können Sie Karten, Videos und andere Elemente in Ihrer E-Mail anzeigen, anstatt auf eine neue Seite klicken zu müssen.
• Senden rückgängig machen. Wenn Sie jemals auf „Senden“ geklickt haben und sich sofort wünschen, Sie könnten Ihre E-Mail-Adresse zurücknehmen, wird Ihnen diese Gmail-Laboroption gefallen. Wenn Sie im Lab „Senden rückgängig machen“ auf „Senden“ klicken, wartet Gmail eine festgelegte Zeit (z. B. 10, 20 oder 30 Sekunden – Sie können in den Einstellungen entscheiden), bevor die E-Mail tatsächlich gesendet wird. Sie haben die Zeit, auf die Schaltfläche „Senden rückgängig machen“ zu klicken, wenn Sie Ihre Meinung ändern. Wenn Sie nicht auf „Senden rückgängig machen“ klicken, wird die E-Mail gesendet.

Um auf die Labs zuzugreifen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts in Ihrem Gmail-Konto und dann weiterEinstellungen. Oben sehen Sie eine Vielzahl von Optionen, darunter Beschriftungen, Posteingang, Themen usw. Sie werden auch sehenLabore,auf das Sie klicken werden. Aktivierte Labore und solche, die Sie aktivieren können, werden aufgelistet. Labs sind das Testgelände von Gmail für coole Funktionen, daher können einige Optionen kommen und gehen. Da es sich außerdem um Testfunktionen handelt, übernimmt Gmail keine Garantien für die Labor-Apps.