Einfache Ablagesysteme für Privatanwender

Selbst in dieser digitalen Welt ist es überraschend, wie viel Papier ein Heimunternehmen ansammeln kann. Darüber hinaus gibt es in einem Privatunternehmen so viel zu verfolgen, wie zum Beispiel Ihre Finanzkonten, Marketingstrategien, Projekte, Kunden und mehr. Es ist wichtig, frühzeitig Organisationssysteme in Ihrem Unternehmen zu entwickeln, um sicherzustellen, dass Sie das finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. 

Was Sie zum Speichern und Organisieren benötigen

Bis zu einem gewissen Grad hängen die Punkte, für die Sie ein Anmeldesystem entwickeln müssen, stark von Ihrem Unternehmen ab. Wenn Sie beispielsweise ein materielles Produkt verkaufen, benötigen Sie etwas, das Ihren Lagerbestand verfolgt. Hier ist jedoch eine allgemeine Liste von Dingen, die Sie in Ihrem Heimgeschäft im Auge behalten müssen:

• Geschäfts- und Marketingpläne
• Rechtsdokumente (z. B. LLC-Unterlagen, Geschäftslizenzen und Registrierungen für geistiges Eigentum, Verträge)
• Kontakte (Fachleute, Kunden, Lieferanten, Dienstleister usw.)
• Finanzinformationen (Gewinn-/Verlustrechnungen, Bilanzen, Verbindlichkeiten/Debitorenbuchhaltung)
• Steuern
• Betriebsausgaben (Einnahmen)
• Projekte

Zusammen mit dieser Liste möchten Sie Elemente hinzufügen, die spezifisch für Ihr Unternehmen sind. 

Systeme zur Organisation Ihres Heimgeschäfts

Die Chancen stehen gut, dass Sie unterschiedliche Methoden verwenden, um Ihre Papiere und andere wichtige Informationen aufzubewahren und zu verwalten. Der Schlüsselfaktor besteht darin, eine Methode zu wählen, die für Sie am besten funktioniert. Jeder hat eine andere Art zu denken und zu organisieren. Für manche Menschen ist es beispielsweise sinnvoller, Dateien alphabetisch zu ordnen, für andere ist es jedoch einfacher, sie nach Datum zu ordnen. Wenn Sie nicht sicher sind, was für Sie am besten funktioniert, probieren Sie eines aus, und wenn Sie Schwierigkeiten haben, es aufrechtzuerhalten, übernehmen Sie ein anderes System. Hier sind drei Möglichkeiten, Ihre Dateien und Informationen zu organisieren:

Einfaches Ordner-Ablagesystem

Für kleine Unternehmen, die nicht zu viel Papierkram verursachen, ist das Ordnersystem eine gute Wahl. Es ist auch ideal für Menschen, die alles an einem Ort haben möchten oder ihre Informationen mobil benötigen. Das Ordnersystem besteht aus einem großen Ordner mit drei Ringen, Schutzblättern und Abschnittstrennern.

Verwenden Sie die Abschnittstrenner, um Ihre Geschäftskategorien zu organisieren, z. B. ausstehende Bestellungen, abgeschlossene Bestellungen, Masterkopien verschiedener Formulare usw. Von dort aus beginnen Sie mit dem Sammeln der Dateien in den Schutzfolien. Sobald der Ordner voll ist – am Ende der Woche, des Monats oder drei Monaten – wird es Zeit zum Entleeren. Sie übertragen einfach Kundenauftragsdateien und andere historische Aufzeichnungen in ein herkömmliches Ablagesystem, das die Organisation Ihres Buchbinders genau widerspiegelt.

Traditionelles Ablagesystem

Die traditionellen Ablagesysteme nutzen einen Aktenschrank, Hängeregister und Manila-Ordner. Nahezu jedes Unternehmen wird letztendlich diese Art der Archivierung benötigen, wenn sein Unternehmen wächst. Im Laufe der Zeit entsteht einfach zu viel Papierkram, um keinen zu haben. Und da Steuerunterlagen sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen, benötigen Sie einen Ort, an dem alle diese Unterlagen aufbewahrt werden können. Herkömmliche Ablagesysteme eignen sich ideal für Gegenstände, die aufbewahrt werden müssen, auf die aber nicht regelmäßig zugegriffen werden kann, wie z. B. Steuererklärungen des Vorjahres und Geschäftslizenzen. Hier sind ein paar Tipps, um Ihr traditionelles Ablagesystem auf den Weg zu bringen und erfolgreich zu machen:

• Überlegen Sie, welche Art von System Sie tatsächlich verwenden werden. Sie können sich verrückt machen, coole Büromaterialien zu kaufen und sich das aufwendigste und farbenfrohste Ablagesystem der Welt ausdenken, aber wenn es nicht zu Ihrem Arbeitsstil passt, ist es eine Verschwendung von Einrichtungszeit und Geld.
• Erstellen Sie ein System zur Verwaltung Ihres Papiers, das die geringste Anzahl von „Berührungen“ zulässt. Sie möchten vermeiden, Papierstapel anzuhäufen und jedes Stück mehrmals zu bearbeiten. Arbeiten Sie stattdessen daran, Entscheidungen darüber zu treffen, wohin ein Blatt Papier verschoben werden soll, sobald Sie es zum ersten Mal berühren. 
• Nehmen Sie sich Zeit für die Einreichung. Es ist leicht, diese Aufgabe wie die Pest zu vermeiden, aber sie ist erforderlich und trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen viel reibungsloser läuft. Insbesondere bei Quittungen und anderen Gegenständen, die bei der Steuererklärung verwendet werden, ist es viel einfacher, Ihre Steuern einzureichen, wenn Sie diese Dinge organisiert aufbewahren.

Elektronisches Ablagesystem

Die digitale Welt hat die Notwendigkeit der Papierspeicherung nicht vollständig beseitigt, aber sie hat die Speicherung von Informationen viel einfacher gemacht. Digitale Systeme können Rechnungen erstellen, versenden und verwalten, die Finanzen Ihres Privatunternehmens verfolgen und dann zur elektronischen Einreichung in Steuersoftware importiert werden. Sie können Quittungen scannen und in einer Datei auf Ihrem Computer speichern (obwohl Sie wahrscheinlich auch die Papierversion behalten sollten). Elektronische Systeme können Ihre Kunden-, Kunden- und Interessenteninformationen in einem Customer-Relationship-Management-System speichern, um den Zugriff, den E-Mail-Versand, die Rechnungsstellung usw. zu erleichtern. Mithilfe von Online-Systemen können Sie Ihre Ideen speichern, Projekte verwalten, Informationen organisieren oder recherchieren. 

Aber wie Papierdateisysteme muss Ihr digitales Ablagesystem über eine Organisationsstruktur verfügen und Ordner und Dateien verwenden, die auf Ihrem Computer oder in der Cloud gespeichert sind. Um die Verwaltung zu vereinfachen, verwenden Sie in Ihrem digitalen System dieselbe Struktur und dieselben Dateinamen wie in Ihrem Papiersystem. Um Ihre digitalen Dateien zu schützen, sichern Sie sie auf einer separaten Festplatte oder in einem Online-Speichersystem. 

Eine Kombination aus all dem

Möglicherweise müssen Sie mehr als ein System verwenden, um alle Daten und Materialien zu verwalten, die Sie in Ihrem Unternehmen speichern müssen. Zuerst müssen Sie entscheiden, was für Sie am besten funktioniert, und es dann umsetzen. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über ein Ordnersystem, das Sie bei der Organisation der täglichen Verwaltung Ihres Unternehmens unterstützt, z. B. Ihres Zeitplans, Ihres Marketings und der Kopien Ihrer Formulare.

Ihr herkömmliches System kann alle Ihre langfristigen Dokumente speichern, z. B. Steuern aus früheren Jahren, Genehmigungen und Geschäftslizenzen sowie Registrierungen für geistiges Eigentum. Sie können ein digitales System zum Speichern Ihrer Ideen wie Evernote verwenden und Projekte verfolgen.

Auf der anderen Seite möchten Sie vielleicht so digital wie möglich sein, indem Sie eine Online-To-Do-Liste und einen Online-Kalender verwenden, alle Belege in Ihren Computer einscannen und Software oder Online-Dienste für alle anderen betriebswirtschaftlichen Anforderungen nutzen. Dennoch benötigen Sie ein System zur Verwaltung des anfallenden Papiers. Der Schlüssel liegt darin, das System zu finden, das für Sie einfach ist, und die benötigten Informationen dann zu finden, wenn Sie sie brauchen.

Aktualisiert von Leslie Truex