Grundlegendes Projektmanagement 101

Projektmanagement ist einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Unternehmens. Es wirkt sich auf Einnahmen und Verbindlichkeiten aus und steht letztendlich in Wechselwirkung mit der Kundenzufriedenheit und -bindung. In Ihrem Unternehmen ist möglicherweise jeweils nur ein Projekt in Arbeit, während andere größere Unternehmen und Körperschaften möglicherweise mehrere Projekte gleichzeitig in Angriff nehmen. Projekte sind ihrer Natur nach temporär.

Projekte sind ein Mittel zur Erreichung eines Ziels, und das Ziel wird schließlich erreicht. Ihr Unternehmen könnte zu einem anderen Projekt übergehen … oder auch nicht. Es könnte ein einmaliges Ziel gewesen sein. 

Projekte führen zu einem wachsenden Bedarf an Arbeitskräften. Das Project Management Institute schätzt, dass im Zeitraum 2010–2020 weltweit mehr als 15 Millionen neue Projektmanagementstellen geschaffen werden.

Was ist Projektmanagement? 

Projektmanagement ist nicht der gesamte Betrieb Ihres Unternehmens. Es ist nur ein Segment, ein spezifisches Projekt mit einem detaillierten Plan, wie Sie und Ihr Unternehmen dieses Ziel erreichen werden. Es handelt sich um einen Plan, der in einer Reihe von Schritten detailliert beschrieben wird, von denen jeder genauso wichtig ist wie die anderen. Sie müssen eines erreichen, um richtig zum nächsten überzugehen.

Stellen Sie sich Projektmanagement als eine Leiter vor, die Sie erklimmen müssen. Du kannst nicht nach oben springen. Um größtmögliche Effizienz zu erzielen, müssen Sie es Sprosse für Sprosse angehen. Ihr Team muss die ihm zur Verfügung gestellten Tools sowie sein Fachwissen und Wissen anwenden, um jeden Schritt auszuführen und mit dem nächsten fortzufahren.

Es ist leicht zu sagen, dass Sie zu Box A gelangen möchten, also werden Sie 25 Schritte in diese Richtung unternehmen. Sie müssen jedoch auch Zeitaspekte in Ihren Projektplan einbeziehen und höchstwahrscheinlich innerhalb eines Budgets arbeiten. Sie können diese 25 Stufen krabbeln oder joggen. Es hängt davon ab, wie schnell Sie dort sein müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Sie können Geld sparen, indem Sie zu Fuß reisen oder einen Fahrer engagieren. Dies hängt von dem Budget ab, das Sie für das Projekt bereitgestellt haben.

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz, kein einheitliches System oder keinen einheitlichen Plan. Jedes Projekt, das Sie und Ihr Unternehmen in Angriff nehmen, wird höchstwahrscheinlich seinen Zeitplan, sein Ziel und sein Budget haben. Deshalb ist es so wichtig, einen versierten, talentierten Projektmanager zu haben, der die Leitung übernimmt. 

Die Elemente eines Projekts 

Ein erfolgreicher Projektmanager muss gleichzeitig vier Grundelemente eines Projekts verwalten. Diese Elemente hängen miteinander zusammen.

• Umfang:Dabei geht es um die Größe, Ziele und Anforderungen des Projekts.
• Ressourcen: Sie benötigen Personal, Ausrüstung und Materialien vor Ort. 
• Zeit:Dabei geht es nicht nur darum, wie viel Zeit das Projekt insgesamt in Anspruch nehmen wird. Es muss in Aufgabendauer, Abhängigkeiten und kritischen Pfad unterteilt werden.
• Geld: Behalten Sie Kosten, Eventualverbindlichkeiten und Gewinn im Blick.

Das wichtigste Element: Umfang

Der Projektumfang ist die Definition dessen, was das Projekt erreichen soll und welche Zeit- und Geldbudgets zur Erreichung dieser Ziele bereitgestellt wurden. Jede Änderung des Projektumfangs muss mit einer entsprechenden Änderung des Budgets, der Zeit, der Ressourcen oder aller drei verbunden sein.

Wenn der Projektumfang den Bau eines Gebäudes zur Unterbringung von drei Widgets mit einem Budget von 100.000 US-Dollar vorsieht, wird vom Projektmanager erwartet, dass er dies tut. Wenn der Umfang auf ein Gebäude für vier Widgets geändert wird, muss der Projektmanager eine entsprechende Änderung an Zeit, Geld und Ressourcen bewirken. 

Ressourcen

Es gibt drei Aspekte des Verständnisses und der Verwaltung von Ressourcen: Menschen, Ausrüstung und Material. 

Ein erfolgreicher Projektmanager muss die dem Projekt zugewiesenen Ressourcen, einschließlich der Mitglieder des Projektteams, des Lieferantenpersonals und der Subunternehmer, effektiv verwalten. Er muss sicherstellen, dass seine Mitarbeiter über die Fähigkeiten und Werkzeuge verfügen, die sie zur Erledigung des Auftrags benötigen, und er muss kontinuierlich überwachen, ob er über genügend Mitarbeiter verfügt, um das Projekt termingerecht abzuschließen. Seine Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass jeder die Aufgabe und die Projektfristen versteht.

Das leitende Mitglied jeder Mitarbeitergruppe ist dem Projektmanager unterstellt, wenn er direkte Mitarbeiter verwaltet. Mitarbeiter können jedoch auch einen Vorgesetzten haben, der die technischen Anweisungen erteilt. In einer Matrix-Management-Situation wie einem Projektteam besteht die Aufgabe des Projektmanagers darin, den Vorgesetzten Projektanweisungen zu geben. Bei der Verwaltung von Subunternehmerverträgen geht es in der Regel darum, die Teamleitung für die Subunternehmer zu verwalten, die wiederum diese Mitarbeiter verwalten.

Ein Projektmanager muss häufig Ausrüstung und Materialien beschaffen und auch deren Verwendung verwalten, damit das Team effizient arbeiten kann. Er ist dafür verantwortlich, dass die entsprechenden Geräte und Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. 

Zeit

Die drei Elemente eines erfolgreichen Zeitmanagements sind Aufgaben, Zeitplan und kritischer Pfad. 

Erstellen Sie den Projektzeitplan, indem Sie alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, der Reihe nach auflisten. Einige müssen nacheinander durchgeführt werden, während andere sich überschneiden oder im Tandem erfolgen können. Weisen Sie jeder Aufgabe eine Dauer zu. Weisen Sie die erforderlichen Ressourcen zu. Bestimmen Sie Vorgänger – welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen – und Nachfolger, also die Aufgaben, die erst beginnen können, nachdem jede andere Aufgabe abgeschlossen ist. Dieser Aspekt des Projektmanagements wird manchmal als bezeichnetWasserfallmanagementweil eine Aufgabe in mehr oder weniger sequentieller Reihenfolge auf die andere folgt.

Projektmanagementsoftware kann die Erstellung und Verwaltung des Projektzeitplans vereinfachen.

Bei einigen Aufgaben sind die erforderlichen Start- und Endtermine etwas flexibel. Dies wird als „Float“ bezeichnet. Andere Aufgaben haben keine Flexibilität. Sie haben einen Float von Null. Eine Linie durch alle Aufgaben mit Null-Float wird als bezeichnetkritischer Pfad. Alle Aufgaben auf diesem Pfad – und es kann mehrere parallele Pfade geben – müssen rechtzeitig abgeschlossen werden, damit das Projekt fristgerecht eintrifft. Die wichtigste Zeitmanagementaufgabe des Projektmanagers ist die Überwachung des kritischen Pfades.

Geld

Die drei Überlegungen bei der Verwaltung von Geld sind Kosten, Eventualverbindlichkeiten und Gewinn. 

Jede Aufgabe hat Kosten, sei es die Arbeitsstunden eines Computerprogrammierers oder der Kaufpreis eines Kubikmeters Beton. Jeder dieser Kosten wird bei der Erstellung des Projektbudgets geschätzt und summiert.

Einige Schätzungen werden genauer sein als andere. Das Projektbudget sollte daher eine Notfallvergütung enthalten – Geld, das im Budget „nur für den Fall“ zurückgestellt wird, dass die tatsächlichen Kosten eines Artikels stark von der Schätzung abweichen.

Der Gewinn ist das Geld, das das Unternehmen mit der Aufgabe erwirtschaften möchte. Es wird zusätzlich zu den Kosten berechnet.

Ein Projektbudget setzt sich also aus den geschätzten Kosten, den Eventualverbindlichkeiten und dem etwaigen Gewinn zusammen. Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, die tatsächlichen Kosten auf oder unter den geschätzten Kosten zu halten und den Gewinn zu maximieren, den das Unternehmen mit dem Projekt erzielt.

Projektmanagement ist eine Kunst und eine Wissenschaft

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert Übung. Diese Ideen können Ihnen ein grundlegendes Verständnis des Projektmanagements vermitteln, betrachten es jedoch nur als einen Anfang. Wenn Ihr Job oder Karriereweg Projektmanagement beinhaltet und Sie Ihre Fähigkeiten verbessern möchten, sprechen Sie mit erfolgreichen Projektmanagern, lesen Sie und üben Sie. Projektmanagement kann eine sehr lohnende Karriere sein.