So schreiben Sie eine RFP

Eine Angebotsanfrage, manchmal auch RFP oder RFQ („Request for Quote“) genannt, ist ein Dokument, das ein Unternehmen ausstellt, wenn es ein Produkt kaufen und seine Spezifikationen der Öffentlichkeit zugänglich machen möchte. Dies ist normalerweise der Fall, wenn mehrere Unternehmen ein Angebot für die Arbeit abgeben und die Ausschreibung wettbewerbsfähigere Preise vorsieht. Wenn Sie die Ausschreibung jedoch nicht richtig vorbereiten, kann es sein, dass Ihre Bemühungen zu Angeboten führen, die Zeitverschwendung sind, oder, noch schlimmer, zu gar keinen Geboten. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Ausschreibung erstellen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Schwierigkeit:Durchschnitt

Zeitbedarf:Mehrere Tage

Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Finden Sie heraus, was Sie brauchen, was Sie wollen und was möglich ist, bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Ausschreibung beginnen. Geben Sie keine Ausschreibung für eine Maschine aus, die 1.500 Widgets pro Stunde produzieren kann, wenn Sie nie mehr als 25 pro Monat verkauft haben. Es macht keinen Sinn, eine Ausschreibung für ein leistungsstarkes Auto auszustellen, wenn ein Bote mit dem Fahrrad genauso schnell durch den Verkehr kommt.

Unterscheiden Sie zwischen Ihren Bedürfnissen und Wünschen

Wenn Sie eine Anwendung erwerben möchten, die Bilder zwischen der Zentrale und Ihren Transportern am Einsatzort übertragen kann, können Sie die Anzahl der benötigten Bilder pro Sekunde, die maximale Größe der benötigten Bilder und die erforderliche Auflösung angeben. Es mag zwar schön sein, diese Bilder in Farbe zu haben, aber entscheiden Sie, ob das wirklich notwendig ist. Wenn Sie wirklich etwas Besonderes benötigen, verwenden Sie Wörter wie „wird“, „soll“ und „müssen“. Dies zeigt an, dass es sich hierbei um die Anforderungen handelt. Spezifikationen, bei denen es sich lediglich um „Wünsche“ handelt, sollten durch Wörter wie „kann“, „kann“ und „optional“ gekennzeichnet werden.

Entscheiden Sie, wie der Gewinner aussehen wird

Die Vorschläge, die Sie als Antwort auf Ihre Ausschreibung erhalten, werden unterschiedlich sein. Jedes antwortende Unternehmen hat unterschiedliche Stärken und Schwächen. Einige werden sich auf die niedrigsten Kosten konzentrieren. Andere werden sich auf die beste Qualität konzentrieren. Und andere bieten einen vollständigen Funktionsumfang. Entscheiden Sie im Voraus, was Sie suchen – die niedrigsten Kosten, die schnellste Lieferung oder eine Kombination aus beidem.

Organisieren Sie das Dokument

Alles, was Sie geschäftlich schreiben, sollte gründlich durchdacht und organisiert werden. Eine Gliederung ist ein guter Anfang. Sie benötigen mindestens Abschnitte für eine Einführung, Anforderungen, Auswahlkriterien, Zeitpläne und Prozesse. Viele dieser Abschnitte werden Unterabschnitte haben. 

Schreiben Sie die Einleitung

Hier erklären Sie potenziellen Bietern, warum Sie die Ausschreibung veröffentlichen und was Sie damit erreichen möchten. Die Einleitung kann auch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus den anderen Abschnitten enthalten, einschließlich des Fälligkeitsdatums. Die Einführung einer Ausschreibung für ein Bildübertragungssystem könnte etwa so lauten: „Das Unternehmen XYZ bittet um Vorschläge für ein äußerst zuverlässiges, benutzerfreundliches System, mit dem Bilder vom Hauptbüro an Transporter überall in der Metropolregion übertragen werden können. Entsprechende Angebote müssen bis Montag, 5. März 2007, 8:00 Uhr PST eingehen.“

Erklären Sie die Anforderungen

Dieser Abschnitt ist einer der wichtigsten und nimmt normalerweise die meiste Zeit in Anspruch. Sie müssen die Größe und Klarheit der zu übertragenden Bilder sowie die erforderliche Geschwindigkeit angeben. Seien Sie konkret, aber teilen Sie den Bietern nicht mit, wie die Arbeiten ausgeführt werden sollen, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich. Möglicherweise möchten Sie diesen Teil in Unterabschnitte unterteilen. Zum Beispiel (a) Bildgröße und -qualität (b) Übertragung, die sowohl die gewünschte Geschwindigkeit als auch alle Anforderungen umfassen kann, die die Übertragung sicher machen. (c) gewünschte Optionen, bei denen Sie die Farbe als wünschenswerte Option angeben können.

Auswahlkriterien

Hier teilen Sie den Bietern mit, wie Sie das Gewinnergebot auswählen. Sie können so viel oder so wenig preisgeben, wie Sie möchten. Es ist eine gute Idee, einen Satz einzufügen wie: „Der erfolgreiche Bieter, falls es einen gibt, wird ausschließlich durch das Urteil des Unternehmens Lassen Sie dann ein Team das beste Angebot aus den drei besten Angeboten auswählen.

Zeitleisten

In diesem Abschnitt erfahren Unternehmen, wie schnell sie handeln müssen und wie lange der Prozess voraussichtlich dauern wird. Seien Sie vernünftig, wenn Sie Ihre Fristen festlegen. Bitten Sie nicht um Vorschläge für komplexe Systeme und geben Sie den Bietern dann nur ein paar Tage Zeit, um zu antworten. Planen Sie mehr Zeit für die Angebotserstellung ein, wenn Ihre Ausschreibung umfangreich ist, der gewünschte Kauf kompliziert ist oder Sie eine sehr detaillierte Antwort benötigen. Hier können Sie Bietern auch mitteilen, wie lange der Bewertungsprozess dauern wird, bis sie benachrichtigt werden, wenn sie erfolgreich waren, und wie schnell sie liefern müssen, was sie versprochen haben.

Verfahren

In diesem Abschnitt erläutern Sie, wie der Prozess ablaufen wird – vom Versenden der Ausschreibung über die Auftragsvergabe bis hin zum Beginn der Arbeiten. In diesem Abschnitt könnte es heißen: „Gebote sind an dem in Schritt 8 oben angegebenen Datum fällig. Alle Gebote werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen und responsiv sind. Alle responsiven Gebote werden in X-Kategorien bewertet (Sie können die Kategorien auf Wunsch benennen) und die drei besten Gebote werden vom Angebotsteam ausgewertet, um den erfolgreichen Bieter und einen Stellvertreter auszuwählen. Verhandlungen mit dem erfolgreichen Bieter werden voraussichtlich innerhalb von zwei Wochen zu einer Auftragsvergabe führen.“

Entscheiden Sie, wie Sie die Ausschreibung versenden

Die meisten RFPs werden per Post verschickt, müssen es aber nicht. Sie können eine Ausschreibung per E-Mail senden oder auf der Website Ihres Unternehmens veröffentlichen. Geben Sie einfach den Namen (oder die Gebotsnummer) an, den Bieter verwenden sollen, um die Ausschreibung zu identifizieren, auf die sie antworten.

Entscheiden Sie, wer die Ausschreibung erhält

Möglicherweise haben Sie bereits die Lieferanten identifiziert, bei denen Sie einkaufen möchten. Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen sogar über eine Liste akzeptabler Anbieter. Wenn nicht, können Sie mögliche Anbieter über Ihr professionelles Netzwerk finden, indem Sie online suchen oder vertrauenswürdige Anbieter anderer Materialien nach ihren Empfehlungen fragen. Beschränken Sie Ihre Liste der Empfänger Ihrer Ausschreibung nicht nur auf große Unternehmen oder etablierte Anbieter. Möglicherweise finden Sie bessere Ideen und noch bessere Preise bei kleineren Anbietern, die oft stärker daran interessiert sind, Ihr Geschäft zu gewinnen.

Benachrichtigen Sie den Gewinner

Sobald Sie alle oben genannten Schritte abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, den Schritt zu wagen und dem erfolgreichen RFP mitzuteilen, dass es an der Zeit ist, mit dem Projekt fortzufahren.