Wie kann ich nicht abgeholte Gehaltsschecks an den Staat zurückgeben?

Sie haben wahrscheinlich den Satz gehört: „Unkenntnis des Gesetzes ist keine Entschuldigung.“ Nun, dies ist einer dieser Fälle, die die Regel veranschaulichen: Sie können nicht eingelöste Gehaltsschecks von Mitarbeitern nicht behalten; Sie müssen sie Ihrem Staat übergeben. 

Nicht beanspruchte Gehaltsschecks sind eine besondere Art von nicht beanspruchtem Eigentum. Wenn Sie auf nicht eingeforderten Gehaltsschecks sitzen bleiben, sind Sie (der Arbeitgeber) gesetzlich verpflichtet, alle nicht eingelösten Gehaltsschecks an den Staat zurückzugeben, in dem die Person zuletzt gearbeitet hat. Wenn Sie den Scheck nicht zurückgeben, kann eine Geldstrafe oder Strafe verhängt werden, auch wenn die Person nicht gefunden werden kann.

Warum müssen nicht abgeholte Gehaltsschecks an den Staat zurückgegeben werden?

Das Prinzip hinter diesem Gesetz heißt „Escheat“ (es wird so ausgesprochen, wie es aussieht, in zwei Silben: es-cheat). Escheat bedeutet „Übergabe“ und basiert auf einer Doktrin des Common Law, die verlangt, dass nicht beanspruchtes Eigentum an den Staat zurückgegeben (übergeben) wird und nicht von der Person behalten wird, die es besitzt.

Welche Regeln gelten für die Rückgabe von Mitarbeitergehaltsschecks?

Die Treuhandgesetze unterscheiden sich von Staat zu Staat, aber die meisten sehen vor, dass das Unternehmen, das den Gehaltsscheck ausstellt, sich bemühen muss, den ehemaligen Mitarbeiter zu finden und den Betrag des Gehaltsschecks innerhalb einer bestimmten Zeitspanne auszuzahlen (üblich ist eine Frist von einem Jahr ab Ausstellung des Gehaltsschecks).

Wie benachrichtige ich den ehemaligen Mitarbeiter?

Senden Sie zunächst einen beglaubigten Brief an die letzte bekannte Adresse der Person (das ist der Grund, warum Sie gute Gehaltsabrechnungen führen, nicht wahr?). Die Zeit zwischen Benachrichtigung und Einreichung variiert je nach Staat, beträgt jedoch normalerweise nicht mehr als 180 Tage (ungefähr 6 Monate). Das heißt, Sie müssen die Person benachrichtigen und nicht länger als die angegebene Zeit warten, bevor Sie den Gehaltsscheck an den Staat übergeben.

Das Versenden eines beglaubigten Briefes bedeutet, dass Sie eine Aufzeichnung haben, wenn der Brief unzustellbar ist; Auf diese Weise können Sie nachweisen, dass Sie bei der Suche nach dem ehemaligen Mitarbeiter mit der gebotenen Sorgfalt vorgegangen sind.

Wie reiche ich nicht eingelöste Gehaltsschecks ein?

Jeder Staat hat eine andere Anforderung. In Iowa müssen Sie beispielsweise von Juli bis September versuchen, ehemalige Mitarbeiter ausfindig zu machen und Ihren Bericht spätestens am 1. November einzusenden.

Richten Sie ein Verfahren für den Umgang mit nicht eingeforderten Gehaltsschecks ein

• Legen Sie in Ihrem Gehaltsabrechnungskalender für das Ende jedes Jahres eine „zu erledigende“ Notiz fest und erstellen Sie einen Bericht, der die Informationen für jeden Gehaltsscheck anzeigt. Markieren Sie die Gehaltsschecks, die nicht eingelöst wurden. 
• Versenden Sie dann die beglaubigten Briefe. 
• Befolgen Sie abschließend die Anforderungen Ihres Staates für die Rückgabe nicht abgeholter Gehaltsschecks für ehemalige Mitarbeiter, die die Schecks nicht eingelöst haben.