Wie man mit nicht beanspruchtem Eigentum umgeht

Möglicherweise haben Sie Verbindlichkeiten (nicht abgeholte Schecks), die Sie nicht an einen Lieferanten senden können, Überzahlungen an einen Kunden, einen von einem Mitarbeiter nicht abgeholten Gehaltsscheck oder anderes Eigentum, das jemand anderem gehört, sich aber im Besitz Ihres Unternehmens befindet, und Sie wissen nicht, wie Sie dieses Eigentum an die Person übertragen können, der es gehört.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Gesetze in Bezug auf nicht beanspruchtes Eigentum (einschließlich Gehaltsschecks) von den einzelnen Bundesstaaten geregelt werden. Es gelten die Vorschriften des Staates, in dem sich der Zahlungsempfänger befindet, nicht des Staates, in dem sich Ihr Unternehmen befindet. 

Wenn sich Ihr Unternehmen in einer Situation befindet, in der Sie den Eigentümer nicht beanspruchter Immobilien nicht finden können, müssen Sie zwei Dinge tun: 

1. Bemühen Sie sich nach Kräften, den Empfänger der Zahlung zu finden, damit Sie ihm das Geld überweisen können.
2. Wenn Sie den Empfänger nicht innerhalb einer angemessenen Zeit finden können, müssen Sie die ausbleibende Zahlung Ihrem Staat melden und das Geld an den Staat zahlen, damit es dem Empfänger zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung steht. 

Nehmen wir an, Sie haben einen Mitarbeiter bezahlt, der Ihr Unternehmen verlassen hat und seinen Gehaltsscheck nicht eingelöst hat. Sie haben das Geld auf Ihrem Gehaltskonto, aber denken Sie daran, dass es nicht Ihr Eigentum ist. Nicht beanspruchtes Eigentum gilt aus buchhalterischen Gründen als Verbindlichkeit. Das heißt, es handelt sich um Eigentum, das Sie besitzen, das aber nicht Eigentum Ihres Unternehmens ist.

Ihr Unternehmen hat zwei Pflichten für nicht beanspruchtes Eigentum: (1) nicht beanspruchte Vermögenswerte zu melden und an den richtigen Staat zu zahlen, und (2) sicherzustellen, dass das Unternehmen die Verbindlichkeiten in seiner Bilanz ordnungsgemäß abbildet.

Unbeanspruchtes Eigentum und Ihre Geschäftsbuchhaltung

Wenn Sie aus buchhalterischen Gründen den Punkt erreichen, an dem Sie den nicht abgeholten Scheck Ihrem Staat melden müssen, sollten Sie erwägen, den Scheck zu entwerten und den Betrag auf ein Treuhandkonto einzuzahlen.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Mittel nicht versehentlich ausgegeben werden. Die Lohnsteuer auf diesen Betrag sollten Sie bereits entrichtet haben. Bewahren Sie alle Aufzeichnungen über diesen Zahlungsempfänger oder Mitarbeiter sorgfältig auf und stellen Sie sicher, dass Sie weiterhin versuchen, die Person regelmäßig zu kontaktieren.

Berichterstattung und Zahlung an den Staat

Hier gilt das Prinzip des Escheats (ausgesprochen „es-cheat“, so wie es aussieht). Escheat bedeutet „Übergabe“ und basiert auf einer Common-Law-Doktrin, die verlangt, dass nicht beanspruchtes Eigentum an den Staat zurückgegeben (übergeben) wird und nicht von der Person behalten wird, die es besitzt. Die Idee ist, dass das Eigentum nicht Ihnen gehört und dass der Staat über mehr Ressourcen verfügt, um die Einzelperson oder das Unternehmen zu finden, die Eigentümer sind.

Wird kein Eigentümer gefunden, behält der Staat das Eigentum. Mögliche Arten von Eigentum sind Schecks (einschließlich Gehaltsschecks), Treuhandgelder, Überzahlungen von Kunden, Verbindlichkeiten, die Sie nicht an Lieferanten zahlen können, Gehaltsschecks und Provisionsschecks.

Landesgesetze zu nicht beanspruchtem Eigentum

In allen Staaten gibt es Treuhandgesetze, die Zeiträume und Verfahren beschreiben. Landesgesetze umfassen normalerweise die folgenden Schritte:

• Der Staat legt einen Zeitraum ohne Kontakt bezüglich der Immobilie fest.
• Anschließend wird jährlich versucht, Eigentümer ausfindig zu machen, indem Due-Diligence-Briefe an die letzte bekannte Adresse geschickt werden. Es empfiehlt sich, diese Briefe per Einschreiben oder mit Rückschein zu verschicken, damit Sie dokumentieren können, wie Sie mit der Person oder dem Unternehmen Kontakt aufgenommen haben.
• Nach diesem Zeitraum im Jahr müssen Sie eine Meldung an den Staat einreichen und die geschuldeten Beträge an Eigentümer zahlen, mit denen Sie keinen Kontakt aufnehmen konnten.

Nicht abgeholte Gehaltsschecks

Nicht beanspruchte Gehaltsschecks unterliegen als nicht beanspruchtes Eigentum ebenfalls den Treuhandgesetzen. Es gelten die Gesetze des Staates, in dem der Arbeitnehmer zuletzt gearbeitet hat. Wenn Sie einen Gehaltsscheck für einen ehemaligen Mitarbeiter oder Mitarbeiter haben, der über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerufen wurde, müssen Sie die gleichen staatlichen Meldefristen einhalten wie für anderes Eigentum.

Bilanzierung von nicht beanspruchtem Eigentum

Die Bilanzierung von nicht beanspruchtem Eigentum hängt von der Wahrscheinlichkeit ab, dass das Eigentum beansprucht wird. Laut dem Journal of Accountancy ist es aus buchhalterischer Sicht in vielen Fällen am besten, den Verlust zu erkennen, noch bevor Sie ihn an den Staat übergeben. Sprechen Sie vor Jahresende mit Ihrem Steuerberater, um Ihre Liste potenziell nicht beanspruchter Immobilien zu besprechen.

Wie man mit nicht beanspruchtem Eigentum umgeht

1. Informieren Sie sich über die Gesetze Ihres Staates oder aller Staaten, in denen Ihre Mitarbeiter arbeiten. Achten Sie besonders auf die Frist, nach der Sie das nicht abgeholte Eigentum dem Staat melden müssen.
2. Richten Sie Richtlinien und Verfahren ein, um Informationen über nicht abgeholtes Eigentum zu erfassen, und legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung der Liste und den jährlichen Versand von Benachrichtigungen fest.
3. Legen Sie dann jedes Jahr eine Zeit fest für die Meldung und Bezahlung von nicht abgeholtem Eigentum.

Staatliche Prüfungen

Denken Sie abschließend daran, dass nicht abgeholtes Eigentum nicht Eigentum Ihres Unternehmens ist. Bundesstaaten können nicht eingesammeltes Eigentum prüfen und durchführen sowie Bußgelder und Strafen für die Nichteinhaltung bundesstaatlicher Gesetze verhängen.