Betriebskosten – Was ist abzugsfähig?

ByDr. J. K. Hartmann

Unabhängig davon, ob Sie ein Auto haben, das von Ihrem Unternehmen gekauft wurde, oder ob Sie Ihr Privatfahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, müssen Sie wissen, welche Ausgaben abzugsfähig sind. Die IRS-Vorschriften zum Abzug von Fahrkosten für Unternehmen gelten für Mitarbeiter und Geschäftsinhaber in unterschiedlicher Weise. 

Bevor Sie die Kfz-Kosten abziehen, Konsultieren Sie unbedingt Ihren Steuerberater. Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen. Dieses Steuerthema ist jedoch komplex und Ihre individuelle Geschäftssituation ist einzigartig.

Die Absetzbarkeit von Fahrkosten für geschäftliche Fahrten muss mit Vorsicht erfolgen. Bevor Sie diesen Abzug vornehmen, stellen Sie sicher, dass Sie nachweisen können, dass es sich dabei um geschäftliche und nicht um persönliche Ausgaben handelt, und Sie müssen ausgezeichnete Aufzeichnungen führen, um nachzuweisen, dass diese Ausgaben für geschäftliche Zwecke bestimmt sind. 

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vom 07

Können Mitarbeiter und Geschäftsinhaber Betriebskosten absetzen?

Geschäftsfahren ist eine legitime Geschäftstätigkeit. Fährt ein Unternehmer aus geschäftlichen Gründen, sind die Fahrtkosten abzugsfähig. Wenn das Unternehmen die Fahrtkosten seiner Mitarbeiter übernimmt, sind diese Kosten auch für das Unternehmen abzugsfähig. 

Für Unternehmer:Wie Sie diese Betriebskosten in Ihre Gewerbesteuererklärung einbeziehen, hängt von der Art Ihres Unternehmens und der Art der Steuererklärung ab, die Ihr Unternehmen einreicht. Die meisten Kleinunternehmer nutzen Anhang C, um Geschäftsgewinne und -verluste zu melden.

Für Mitarbeiter:Arbeitnehmer, deren Fahrtkosten für den Dienstbetrieb nicht von ihrem Arbeitgeber erstattet werden, können diese Kosten möglicherweise abziehen. Sie werden in Ihrer Gewerbesteuererklärung als nicht erstattete Betriebsausgaben des Arbeitnehmers eingetragen. Das Steuergesetz von 2018 hat die Art und Weise geändert, wie Einzelausgaben wie diese in Ihrer Steuererklärung ausgewiesen werden. Wenden Sie sich daher unbedingt an Ihren Steuerberater. 

02
vom 07

Wie berechne ich die Kilometerkosten – Standardpauschale oder tatsächliche Kosten?

Die Kosten für geschäftliche Fahrten können auf zwei Arten berechnet werden: 

  • Atatsächliche Ausgaben, indem Sie alle abzugsfähigen Ausgaben im Zusammenhang mit geschäftlichem Fahren im Auge behalten, oder
  • Ein Standardabzug. Dieser Abzug wird durch Multiplikation des Standardmeilensatzes mit der Anzahl der gefahrenen Geschäftsmeilen ermittelt. 

Die Frage, wie Sie die Kilometerleistung mithilfe des IRS-Standardmeilenabzugs berechnen oder die tatsächlichen Ausgaben für die geschäftliche Nutzung Ihres Autos/Lkw erfassen, kann nur im Einzelfall entschieden werden. (Der Standardmeilenabzug ändert sich jedes Jahr.)

Sie können den Kilometerstand mit beiden Methoden berechnen, um herauszufinden, welche für Sie besser ist. Beachten Sie jedoch, dass es einige Einschränkungen gibt. Wenn Sie beispielsweise den Pauschalabzug in künftigen Jahren nutzen möchten, müssen Sie ihn im ersten Jahr Ihrer Geschäftstätigkeit nutzen.

Ihr Unternehmen kann den Standard-Kilometerabzug nicht für mehr als vier geleaste Fahrzeuge oder für Fahrzeuge nutzen, für die Sie einen Abzug gemäß Abschnitt 179 vorgenommen oder die MACRS-Buchhaltung verwendet haben. 

03
vom 07

Kann ich die Fahrtkosten zu meinem Unternehmen absetzen?

Kosten für die Fahrt von Ihrem Wohnort zu Ihrem Geschäftsstandort können Sie nicht absetzen.  

Wenn Sie hin und her zur Arbeit fahren, spielt es keine Rolle, ob Sie Unternehmer oder Angestellter sind – es handelt sich weiterhin um Fahrtkosten, die nicht abzugsfähig sind. 

Sie können Fahrtkosten nicht absetzen, egal wie weit Ihr Wohnort von Ihrem Arbeitsplatz entfernt ist. Betrachten Sie es so: Jeder muss zur Arbeit kommen, Mitarbeiter und Geschäftsinhaber gleichermaßen, daher sind diese Ausgaben nicht Teil Ihrer Geschäftsausgaben. 

04
vom 07

Welche Aufzeichnungen muss ich über Pkw-/Lkw-Kosten führen?

Das IRS überwacht Reise-, Bewirtungs- und Pkw-/Lkw-Ausgaben sehr genau, um sicherzustellen, dass sie wirklich geschäftlicher Natur sind und nicht für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind. 

Um Ihre Geschäftsausgaben nachzuweisen, müssen Sie zeitnahe Aufzeichnungen führen. Das heißt, die Aufzeichnungen werden zum Zeitpunkt des Geschäftsereignisses erstellt. 

Diese Aufzeichnungen müssen Folgendes enthalten: 

  • Datum und Ort der Ausgabe, 
  • Höhe der Ausgabe und 
  • Geschäftszweck (eine kurze Beschreibung)
05
vom 07

Welche Pkw-/Lkw-Kosten sind in einem Heimunternehmen abzugsfähig?

Wenn Sie ein Heimunternehmen haben, das Sie aus geschäftlichen Gründen fahren, können Sie möglicherweise die Fahrtkosten von Ihrem Zuhause zu Geschäftsstandorten abziehen.

Zunächst müssen Sie nachweisen können, dass Ihr Zuhause Ihr Hauptgeschäftssitz ist. In dieser Situation ist Ihr Zuhause Ihr Geschäft, Sie pendeln also technisch gesehen nicht. Erkundigen Sie sich diesbezüglich bei Ihrem Steuerberater. 

Dann müssen Sie, wie oben erwähnt, gute Aufzeichnungen über diese Fahrtkosten führen. 

06
vom 07

Soll ich ein Auto für meine geschäftliche Nutzung leasen oder kaufen?

Dies ist eine komplizierte Frage, da viele Variablen eine Rolle spielen, darunter die Dauer des Leasingvertrags, die gefahrenen Kilometer, die Umsatzsteuer und der Wertverlust. Lesen Sie mehr über die Faktoren eines Autoleasings für geschäftliche Zwecke, um herauszufinden, ob dies das Beste für Sie ist. Natürlich sollten Sie vor jeder Entscheidung mit Ihrem Steuerberater sprechen.

07
vom 07

Kann ich Werbungskosten für die Nutzung meines Autos absetzen?

Diese Frage sollte ganz oben auf der Liste stehen, da es sich um die am häufigsten gestellte Frage zur geschäftlichen Nutzung von Autos handelt. Sie möchten Ihr Auto mit einer Anzeige versehen und dafür einen Abzug für die Fahrt als Werbekosten erhalten. Die kurze Antwort: Sie können die Kosten für das Anbringen einer Werbung an Ihrem Auto (Lackierkosten usw.) abziehen, nicht jedoch die Kosten für das Umfahren dieser Werbung.