3 Dokumente, die Sie bei der Einstellung eines Vertragsarbeiters benötigen

ByDr. J. K. Hartmann

Beauftragen Sie einen unabhängigen Auftragnehmer mit der Arbeit in Ihrem Unternehmen? Die Einstellungsunterlagen für unabhängige Auftragnehmer sind viel einfacher als für Angestellte, da nur wenige Dokumente erforderlich sind, es sich jedoch um wichtige Dokumente handelt. Zu Beginn der Arbeitsbeziehung ist es viel einfacher, sie zu bekommen, als wenn die Arbeit oder der Vertrag erledigt ist und Sie die Person nicht finden können. 

Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers

Bevor Sie einen unabhängigen Auftragnehmer beauftragen, benötigen Sie drei wichtige Dokumente:

  • Ein W-9-Formular mit den Kontaktinformationen und der Steueridentifikationsnummer der Person,
  • Ein Lebenslauf zur Überprüfung der Qualifikationen der Person und
  • Ein schriftlicher Vertrag mit den Einzelheiten der Vereinbarung zwischen Ihnen und dem unabhängigen Auftragnehmer.
  • Darüber hinaus verlangen einige Unternehmen von unabhängigen Auftragnehmern ein Bewerbungsformular, das jedoch nicht mit einer Stellenbewerbung identisch ist.

Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers im Vergleich zur Einstellung eines Mitarbeiters

Die Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers unterscheidet sich von der Beauftragung eines Angestellten. Es ist weniger Papierkram erforderlich, da die Beziehung zwischen zwei unabhängigen Unternehmen besteht und Sie keine Lohnsteuern (Einkommenssteuern und Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern) von einem unabhängigen Auftragnehmer einbehalten müssen.

Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer? 

Ein unabhängiger Auftragnehmer kann eine oder mehrere Personen sein, die in einem von Ihrem Unternehmen getrennten Unternehmen tätig sind. Dazu gehören Freiberufler (z. B. Künstler, Planer oder Webdesigner), ein externes Unternehmen (z. B. Reinigungsarbeiten), ein Fachmann wie ein Anwalt oder ein Steuerberater – also jeder, den Sie für Dienstleistungen bezahlen und der kein Angestellter ist. Unabhängige Auftragnehmer gelten als Selbstständige, die ein eigenes Unternehmen besitzen.

Dokument Nr. 1 – W-9-Formular

Wenn Sie einen externen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie zunächst dessen Steuerinformationen einholen, bevor Sie mit der Bezahlung beginnen können. Jeder unabhängige Auftragnehmer muss ein W-9-Formular ausfüllen, bei dem es sich um einen Antrag auf Identifizierung und Zertifizierung des Steuerzahlers handelt. Der Zweck des Formulars besteht darin

  • Bestätigen Sie die Steueridentifikationsnummer (EIN oder Sozialversicherungsnummer) der Person.
  • Bestätigen Sie, dass die Person nicht der Sicherungseinbehaltung unterliegt (siehe unten), und
  • Bescheinigen Sie ihre Befreiung von bestimmten Arten der Berichterstattung und Zahlungen.

Teil I des Formulars enthält allgemeine Informationen über den Steuerpflichtigen, darunter:

  • Steueridentifikationsnummer,
  • Name und Adresse und
  • Bundessteuerklassifizierung (Unternehmensart).
  • Ausnahmen von der Quellensteuer und der FATCA-Meldung.

Teil II ist die Steuernummer des Zahlungsempfängers.

Teil III ist eine Zertifizierungserklärung.

Pflichten des Arbeitgebers für Formular W-9

Formular W-9 einreichen.Sie müssen das Formular nicht an das IRS senden. Bewahren Sie es in Ihren Akten für diesen Zahlungsempfänger auf, damit Sie es bei Bedarf einem Wirtschaftsprüfer vorlegen können.

Sicherungseinbehalt.Möglicherweise erhalten Sie vom IRS eine Benachrichtigung, dass die Steuernummer des Zahlungsempfängers nicht mit den IRS-Datensätzen übereinstimmt. In diesem Fall müssen Sie mit der Quellensteuereinbehaltung für diese Person beginnen. Ab dem in der Bestellung angegebenen Datum sind von jeder Zahlung 24 % des Zahlungsbetrages einzubehalten. Sie müssen außerdem die von Ihnen einbehaltenen Beträge an das IRS zahlen und einen Bericht einreichen (Formular 945). Wenn Sie die erforderlichen Sicherungsberichte nicht einholen, können Sie für den nicht eingezogenen Betrag haftbar gemacht werden.

Notiz

Um die Steuer-ID-Nummern der Zahlungsempfänger zu überprüfen, können Sie die IRS-E-Services-Website verwenden. Die Person, die Ihr Gewerbe anmeldet, muss ein Hauptverwalter oder verantwortlicher Beamter sein.

Ausnahmen von der Quellensteuer.Wenn ein Zahlungsempfänger angibt, von der Quellensteuerbefreiung befreit zu sein, können Sie sich auf diesen Anspruch berufen, es sei denn, Sie wissen tatsächlich, dass der Code oder die Klassifizierung des befreiten Zahlungsempfängers ungültig ist.

FATCA-Berichterstattung.Das Gesetz des Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) schreibt vor, dass ausländische Finanzinstitute und andere ausländische Unternehmen über die von ihren US-Kontoinhabern gehaltenen ausländischen Vermögenswerte berichten oder bei einigen Zahlungen einer Quellensteuer unterliegen müssen. Ein US-Finanzinstitut mit einem Konto in den USA benötigt für diese Meldung keinen Ausnahmecode.

Wenn Sie ein W-9-Formular mit einem FATCA-Befreiungscode erhalten und wissen, dass es sich bei der Person um eine bestimmte US-Person handelt, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass das Formular die Person als von der FATCA-Meldung ausgenommen behandelt.

Meldung des W-9-Einkommens.Sie müssen für jeden unabhängigen Auftragnehmer ein W-9-Formular hinterlegt haben, damit Sie von dieser Person keine Einkommenssteuer einbehalten müssen. Ab 2020 und in der Zukunft verfügen Sie dann über die Informationen, um für diese Person ein 1099-NEC-Formular für das Steuerjahr zu erstellen. 

Dokument Nr. 2 – Lebenslauf und Referenzen

Bevor Sie jemanden einstellen, sollten Sie eine Kopie der Dokumente anfordern und aufbewahren, aus denen die Qualifikationen dieser Person für die auszuführende Arbeit hervorgehen. In den meisten Fällen benötigen Sie einen Lebenslauf und keine Bewerbung. Bitten Sie um Referenzen von früheren Kunden oder Klienten und arbeitsbezogenen Personen, die diese Person kennen.

Abhängig von der Art der geleisteten Arbeit möchten Sie möglicherweise eine Hintergrundüberprüfung dieser Person durchführen. Beispielsweise sollte jemand überprüft werden, der Zugriff auf Ihre Finanzunterlagen hat. Sie können sich auch bei der Berufskammer für diese Art von Arbeit in Ihrem Bundesstaat erkundigen (z. B. der Anwaltskammer des Bundesstaates oder dem CPA-Vorstand des Bundesstaates).

Dokument Nr. 3 – Ein schriftlicher Vertrag 

Für jeden unabhängigen Auftragnehmer, der für Ihr Unternehmen arbeitet, sollten Sie einen unterzeichneten Vertrag hinterlegen, der von beiden Parteien unterzeichnet ist. Es mag übertrieben klingen, von Ihnen zu verlangen, dass Sie für jede unabhängige Auftragnehmerbeziehung einen Vertrag abschließen, aber einige Vereinbarungen müssen schriftlich festgehalten werden. Der Vertrag schützt Sie beide im Streitfall. 

Einige Punkte, die in diesem Vertrag behandelt werden müssen, und einige Bedingungen, die aufgenommen werden müssen: 

  • Der Arbeitsumfang, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem die Arbeit erledigt werden soll, und der Fristen
  • Beträge und Zeitpunkt der Zahlungen, wann Zahlungen fällig sind, was passiert, wenn Zahlungen nicht erfolgen
  • Eigentum an der Arbeit – der Auftragnehmer oder das auftraggebende Unternehmen. 

Notiz

Die wichtigste Klausel in diesem Vertrag sollte die Aussage sein, dass es sich bei dieser Person um einen unabhängigen Auftragnehmer und nicht um einen Angestellten handelt. Es ist wichtig, dass sowohl Sie als auch der unabhängige Auftragnehmer die Art der Beziehung und die Tatsache verstehen, dass sie für die Zahlung ihrer eigenen Einkommenssteuern und Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern verantwortlich sind.

Möglicherweise wünschen Sie sich auch zusätzliche Vereinbarungen 

Abhängig von der Art der ausgeführten Arbeit und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens möchten Sie möglicherweise andere Vereinbarungen treffen, abhängig von der Art der Arbeit, die die Person ausführen wird. Diese Nebenvereinbarungen (manchmal Klauseln in einem Vertrag) werden restriktive Vereinbarungen genannt, weil sie die Möglichkeiten des unabhängigen Auftragnehmers einschränken.

AVertraulichkeitsvereinbarung(manchmal auch Geheimhaltungsvereinbarung genannt) verpflichtet den Auftragnehmer, Ihre Geschäftsgeheimnisse vertraulich zu behandeln und sie nicht an andere weiterzugeben, es sei denn, dies wurde ausdrücklich vereinbart.

AWettbewerbsverbotlegt die Beschränkungen für den Vertragsarbeiter fest, der Ihr Unternehmen verlassen und Ihre Kunden oder Mandanten zu einem anderen Unternehmen mitnehmen darf. Es wird normalerweise geschrieben, um die Handlungen einer Person auf bestimmte Aktivitäten, für einen bestimmten Zeitraum und innerhalb eines bestimmten Bereichs einzuschränken. Einige Bundesstaaten (z. B. Kalifornien) setzen Wettbewerbsverbote nicht durch. Erkundigen Sie sich daher bei Ihrem Bundesstaat, bevor Sie versuchen, eine dieser Klauseln in einen Vertrag aufzunehmen.

Ein Abwerbeverbot hält Mitarbeiter davon ab, für die Konkurrenz zu arbeiten, und kann auch dazu verwendet werden, einen unabhängigen Auftragnehmer davon abzuhalten, Ihre Mitarbeiter oder Kunden zu stehlen.

Notiz

Bei all diesen Vereinbarungen kommt es darauf an, ob Sie die Person vor Gericht verklagen können, wenn sie gegen die Bedingungen der Vereinbarung verstößt. Je restriktiver die Vereinbarung, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Gericht sie als Handelsbeschränkung betrachtet und die Vereinbarung verwirft. Ein angemessener Zeit- und Entfernungsaufwand kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass das Gericht Ihren Fall verhandelt.

Führung von Aufzeichnungen über Vertragsarbeiter

Als Geschäftsinhaber sind Sie nicht verpflichtet, diese Dokumente an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie jedoch jemals vom IRS geprüft werden oder die Beziehung überprüfen müssen, müssen Sie sie vorlegen. Erstellen Sie mit diesen Dokumenten eine Datei für jeden unabhängigen Auftragnehmer, den Sie beauftragen.