Zu den wichtigsten Lohn- und Gehaltsabrechnungsformularen, mit denen Sie jedes Jahr zu tun haben, gehören diejenigen, die Sie Mitarbeitern und Nicht-Mitarbeitern aushändigen und in denen detailliert aufgeführt ist, was Sie ihnen gezahlt haben und welche Steuern vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten wurden. Sie benötigen diese Informationen, um ihre Einkommensteuererklärung zu erstellen, und Sie müssen auch Kopien beim IRS einreichen.
Alle diese Berichte können online eingereicht werden, und einige Unternehmen müssen dies auch tun.
Inhaltsverzeichnis
Fristen für die Übermittlung von Formularen an Zahlungsempfänger
Mitarbeiter müssen ihre Formulare W-2 mit Angabe ihres steuerpflichtigen Einkommens, der einbehaltenen Einkommenssteuer und anderer Informationen bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres erhalten. Nichtangestellte müssen bis zum selben Datum 1099-NEC-Formulare erhalten, aus denen die steuerpflichtigen Zahlungen hervorgehen, die Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres an sie geleistet hat.
Notiz
Das IRS-Formular 1099-NEC ersetzt das Formular 1099-MISC mit Wirkung zum Steuerjahr 2020, zumindest für einige Steuerzahler. Das Formular 1099-MISC wird immer noch für andere Zwecke verwendet, aber unabhängige Auftragnehmer und Nichtangestellte haben ab 2020 ihr eigenes Formular, das 1099-NEC.
Einreichung von Berichten bei Bundesbehörden
Die Frist für die Aushändigung von Formularen an Zahlungsempfänger und für die Einreichung bei Bundesbehörden ist dieselbe. W-2-Formulare müssen bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht werden. Senden Sie 1099-MISC-Formulare ebenfalls bis zum 31. Januar an das IRS.
Die Frist kann sich von Jahr zu Jahr geringfügig ändern, wenn dieses Datum auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt. Die Frist wäre dann der nächste Werktag.
Notiz
Versuchen Sie, diese Formulare den Empfängern Anfang Januar auszuhändigen, damit Sie Zeit haben, etwaige Fehler zu korrigieren, bevor Sie sie bei den zuständigen Bundesbehörden einreichen.
Unternehmen, die ihre Unterlagen online einreichen müssen
Sie müssen W-2- und 1099-NEC-Formulare für die Kalenderjahre bis 2020 online einreichen, wenn Sie für das Jahr 250 oder mehr Formulare eines beliebigen Typs einreichen. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie bestraft werden. Auch diese Regel ist im Wandel.
Ab Informationsrückgaben im Jahr 2021 müssen Sie die Einreichung online durchführen, wenn Sie nur 100 W-2- oder 1099-NEC-Formulare einreichen müssen. Das sind 100 von jedem Formulartyp, nicht 100 insgesamt. Ab Steuerjahren nach 2021 müssen Sie die Steuererklärung online einreichen, wenn Ihr Unternehmen zehn oder mehr Steuerjahre hat W-2- oder 1099-NEC-Formulare zum Einreichen.
Sie können jedoch eine Befreiung von dieser Anforderung sowohl für 1099-Formulare als auch für W-2-Formulare beantragen, indem Sie das Formular 8508 beim IRS einreichen. Sie müssen dies mindestens 45 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Formulare W-2 oder 45 Tage vor der Einreichung Ihres ersten Formulars W-2c tun.
Notiz
Für die Formulare W-2 und 1099-NEC gibt es keine automatischen Verlängerungsanträge.
Elektronische Einreichung von W-2-Formularen bei der SSA
Business Services Online (BSO) der SSA ist die Anlaufstelle für die elektronische Einreichung von W-2-Anträgen. Sie müssen sich jedoch zunächst für diesen Dienst anmelden.
Die SSA verfügt über eine Seite mit häufig gestellten Fragen, die Ihnen bei Fragen zur Einreichung von W-2-Formularen hilft.
E-Einreichung von 1099-Formularen beim IRS
Sie können alle 1099-Formulare, einschließlich Formular 1099-NEC, per Post oder online über das Filing Information Returns Electronically (FIRE)-System beim IRS einreichen. Sie müssen sich beim FIRE-System registrieren, indem Sie einen Online-Antrag einreichen.
Die Vorteile der Online-Einreichung
Die elektronische Einreichung spart Zeit und Mühe und trägt zur Gewährleistung der Genauigkeit bei. Das IRS empfiehlt es dringend.
Sie müssen kein W-3-Übermittlungsformular berechnen und einreichen, wenn Sie W-2-Formulare per E-Mail einreichen, und die Sozialversicherungsbehörde generiert automatisch ein W-3, wenn Sie ihren BSO-Dienst nutzen. Ebenso müssen Sie nicht für jede Art von 1099-Formularen ein 1096-Formular berechnen und einreichen, wenn Sie diese Formulare, einschließlich 1099-MISC-Formulare, per E-Mail einreichen.
Sie können die BSO-Website auch zur Überprüfung von Sozialversicherungsnummern für Lohnmeldezwecke verwenden. Dies stellt sicher, dass die Löhne korrekt gemeldet werden, und vermeidet den Umgang mit W-2c-Formularen (korrigiert), um Fehler in W-2s zu korrigieren. Sie können W-2c-Formulare aber auch online einreichen, wenn Sie nach dem Absenden in einem oder mehreren W-2-Formularen einen Fehler entdecken.
Notiz
Einige Staaten nehmen am FIRE-System teil, was bedeutet, dass Sie eine separate staatliche Einreichung vermeiden können.
Sie können überprüfen, ob Ihre Dateien eingegangen sind, und den Status online prüfen, wenn Sie Ihre Dateien per E-Mail einreichen. Die BSO-Website bietet außerdem ein Tutorial, Handbücher, eine Checkliste und viele andere nützliche Informationen, die Ihnen bei der E-Mail-Anmeldung helfen.
Was passiert, wenn Sie Ihre Unterlagen nicht rechtzeitig einreichen?
Ihnen können Strafen auferlegt werden, wenn Sie Ihre Unterlagen nicht online einreichen, wenn dies erforderlich ist, wenn Sie Formulare nicht rechtzeitig bei der zuständigen Behörde einreichen, wenn Sie Formulare nicht an Mitarbeiter oder Nicht-Mitarbeiter weitergeben und wenn Sie es versäumen, der richtigen Person das richtige Formular auszuhändigen. Mit der Verspätung der Einreichung erhöhen sich die Strafen.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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