Wie viel wird den Mitarbeitern für die Nutzung ihres eigenen Autos erstattet?

ByDr. J. K. Hartmann

Wie viel können Sie erstattet bekommen, wenn Sie mit dem eigenen Auto zur Arbeit fahren? Das hängt von Ihrem Arbeitgeber und den Gesetzen in Ihrem Bundesstaat ab. Das Bundesgesetz verlangt von Arbeitgebern nicht, die Kilometer- und Reisekosten eines Arbeitnehmers zu bezahlen, es sei denn, die Kosten würden dazu führen, dass der Lohn des Arbeitnehmers unter den Mindestlohn sinkt.Einige Staaten verlangen eine Erstattung von Kilometern oder anderen Geschäftsausgaben.

Viele Arbeitgeber erstatten Arbeitnehmern, die ihr eigenes Fahrzeug zur Arbeit nutzen, eine Vergütung. Die Erstattung der Mitarbeiter für die Nutzung des eigenen Autos variiert etwas je nach Arbeitgeber und Branche, aber die meisten Organisationen entschädigen ihre Mitarbeiter ungefähr mit dem vom Internal Revenue Service (IRS) festgelegten Standardmeilensatz.

Wichtige Erkenntnisse

  • Viele Arbeitgeber erstatten ihren Mitarbeitern Fahrzeugkosten, das Bundesgesetz schreibt jedoch keine Erstattung vor.
  • Einige Bundesstaaten verlangen eine Kilometererstattung. Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Arbeitsministeriums Ihres Bundesstaates.
  • Ab dem 1. Januar 2023 beträgt der Standard-Kilometererstattungssatz für Geschäftsreisen 65,5 Cent pro Meile.
  • Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern auch einen monatlichen Pauschalsatz oder Fahrzeugkosten erstatten.

Standard-Kilometertarif

Ab dem 1. Januar 2023 beträgt der Regelmeilensatz für Geschäftsreisen 65,5 Cent pro Meile.

In diesem festen Standardpreis sind die Kosten für Versicherung, Registrierung, Gas, Öl und Wartung enthalten. Für jemanden, der beruflich viel fährt, kann dies zu einem erheblichen Abzug führen.

Rückerstattungssätze für Firmenmeilen

Die meisten Arbeitgeber erstatten die Steuer nach dem Satz des Internal Revenue Service, da sie bis zu diesem Betrag bei der Einreichung ihrer Körperschaftssteuererklärung als Aufwand absetzen können. Es gibt jedoch auch andere komplexe Steuerformeln, die Arbeitgeber verwenden können.Wenn es in Zeiten des wirtschaftlichen Aufschwungs schwierig ist, qualifizierte Arbeitskräfte zu finden, ist es wahrscheinlicher, dass Arbeitgeber wettbewerbsfähige Erstattungssätze anbieten.

Das IRS verlangt, dass Erstattungszahlungen getrennt vom Gehalt erfolgen, ohne dass Steuern einbehalten werden. Einige Arbeitgeber verarbeiten Spesenzahlungen daher über das Kreditorenbuchhaltungssystem, um sie von der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu trennen und die Einhaltung der IRS-Gesetze zu gewährleisten.

Erstattung für Regierungsangestellte

Mitarbeitern der Bundesregierung wird der Kilometererstattungssatz für Privatfahrzeuge (Private Owned Vehicle, POV) erstattet, der jedes Jahr von der General Services Administration (GSA) auf der Grundlage von Untersuchungen eines unabhängigen Beratungsunternehmens zu den aktuellen Kosten für die Nutzung eines Fahrzeugs festgelegt wird.

Der POV-Satz beträgt ab dem 1. Juli 2022 0,625 pro Meile.

Notiz

Wenn die Nutzung eines Privatwagens genehmigt ist oder kein Dienstfahrzeug zur Verfügung steht, erhalten Regierungsmitarbeiter immer genau den GSA-Satz erstattet.

Erstattungsprogramme mit festem und variablem Zinssatz (FAVR).

Es gibt Alternativen zur Kilometererstattung als Möglichkeiten für Arbeitgeber, Arbeitnehmer für geschäftliche Fahrtkosten zu entschädigen.

Arbeitgeber können Arbeitnehmer im Rahmen eines FAVR-Erstattungsprogramms (Fixed and Variable Rate) erstatten, bei dem den Arbeitnehmern Fixkosten (z. B. Versicherung, Steuern und Zulassungsgebühren) und variable Fahrzeugkosten (z. B. Kraftstoff und Wartung) erstattet werden. Die Erstattungen sind für Arbeitnehmer bei Vorliegen bestimmter aufwandsrechtlicher Voraussetzungen steuerfrei.

Eine weitere Option für Arbeitgeber besteht darin, den Mitarbeitern für die Nutzung ihres Fahrzeugs am Arbeitsplatz eine Pauschale zu gewähren, beispielsweise 500 US-Dollar pro Monat, um die Kosten für Treibstoff, Verschleiß, Reifen, Reparaturen und mehr zu decken.

Anforderungen an die Kostenerstattung

Wenn Sie eine Kilometererstattung benötigen, müssen Sie ein Kilometerprotokoll, Tankquittungen und Dokumentation aller anderen erstattungsfähigen Ausgabenbelege für Ihr Auto vorlegen. Ohne detaillierte Aufzeichnungen kann Ihre Spesenabrechnung abgelehnt werden. Oder noch schlimmer: Ihr Arbeitgeber könnte möglicherweise Disziplinarmaßnahmen ergreifen, wenn er der Meinung ist, dass Ihr Anspruch betrügerisch sein könnte.

Notiz

Viele Arbeitgeber verlangen die Führung von Aufzeichnungen, genau wie das IRS. Versuchen Sie nicht, Ihren Kilometerstand zu schätzen, da dies möglicherweise gegen die Richtlinien Ihres Arbeitgebers verstößt.

Einen Stift und Papier im Auto aufzubewahren ist eine, wenn auch mühsame, Methode; Eine bessere Wahl ist eine App zur Kilometerverfolgung, die Ihre Fahrten automatisch in einem zeitgleichen Protokoll aufzeichnet, das Sie ausdrucken oder herunterladen können. Dies ist eine effiziente Möglichkeit, Kilometerstand, Start- und Endpunkte sowie den Geschäftszweck der Fahrt im Auge zu behalten und in Ihre Spesenabrechnung aufzunehmen.

Steuern auf Kilometererstattung

Kilometererstattungen gelten als steuerfreie Auszahlungen des Arbeitgebers, sofern sie dokumentiert sind und Ihre tatsächlichen Ausgaben nicht übersteigen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wann kann ich die Fahrtkosten in meiner Steuererklärung absetzen?

Privatpersonen, die ein Unternehmen besitzen oder selbstständig sind und ihr Auto geschäftlich nutzen, können die Kfz-Kosten in ihrer Steuererklärung absetzen. Einige Arbeitnehmer, die ihr Auto beruflich nutzen, können den Betriebsausgabenabzug nicht mehr in Anspruch nehmen.  Reservisten der Streitkräfte, qualifizierte darstellende Künstler und Honorarbeamte staatlicher oder lokaler Behörden können weiterhin nicht erstattete Reisekosten abziehen. Sie können den Standard-Kilometertarif verwenden oder die tatsächlich anfallenden Kosten abziehen.

Kann ich meine Ausgaben abziehen, wenn ich mit meinem Fahrzeug beruflich unterwegs bin?

Dienstreiseabzüge stehen Arbeitnehmern zu, die aus dienstlichen Gründen ihren steuerlichen Wohnsitz oder Hauptarbeitsplatz verlassen müssen. Um einen Abzug zu erhalten, muss die Reisedauer wesentlich länger sein als ein normaler Arbeitstag.