Wie man mit E-Mail-Angst umgeht

Mit anderen Menschen in Verbindung zu bleiben ist einfacher denn je. Wir können eine kurze SMS senden, in sozialen Medien chatten oder sogar eine Sprachnotiz oder ein Video aufnehmen. Natürlich ist es leicht zu verstehen, warum dieses Geschwätz so reizvoll ist. Studien zeigen, dass positive soziale Interaktionen die Produktion von Dopamin anregen können, einer Chemikalie, die mit Vergnügen und Wohlbefinden verbunden ist.

Da die Kommunikation so bequem ist, kann es gleichzeitig leicht passieren, dass man von Nachrichten überwältigt wird. Wenn Ihnen fünf Leute kurz „Hallo“ schicken, summieren sich diese Grüße schnell.

Dann kommt die E-Mail-Angst hinzu, ein modernes Phänomen, das aus unserer hypervernetzten Welt stammt und das wir wahrscheinlich alle schon einmal erlebt haben – egal, ob wir damals Angst davor hatten, eine Nachricht zu senden oder auf eine wichtige Antwort zu klicken. Die Psychologin Kia-Rai M. Prewitt, PhD, erforscht die Ursachen von E-Mail-Angst – und gibt Tipps, wie Sie mit Ihrem überfüllten Posteingang umgehen können.

Was ist E-Mail-Angst?

Das Beantworten von E-Mails kann sich oft wie eine lästige Pflicht anfühlen, da es etwas ist, das Sie zusätzlich zu Ihren alltäglichen Aktivitäten erledigen müssen.

„Es erweitert die Liste der Dinge, für die Sie verantwortlich sein müssen“, sagt Dr. Prewitt. „Für Menschen, die Textnachrichten oder soziale Medien bevorzugen, stellt E-Mail eine weitere Kommunikationsmöglichkeit dar – und es ist möglicherweise nicht ihre bevorzugte Kommunikationsmethode.“

E-Mail-Angst „zeigt sich jedoch auf verschiedene Arten“, sagt Dr. Prewitt. „Es könnte damit zusammenhängen, dass Sie sich überfordert fühlen, weil sich Ihre E-Mails häufen. Es könnte mit Aufschieben zusammenhängen – zum Beispiel, wenn Sie etwas Negatives erwarten, oder wenn Sie Angst haben oder sich Sorgen darüber machen, wie Sie in einer E-Mail auf ein Problem reagieren oder es ansprechen sollen.“

Menschen entwickeln in allen Phasen der Lebensdauer einer E-Mail Angst. Möglicherweise sind Sie nervös, wenn Sie eine wichtige Nachricht senden. Wenn Sie nicht sofort eine Antwort erhalten, kann das Anlass zur Sorge geben. Und wenn Sie eine Antwort erhalten, könnten Sie es kaum erwarten können, sie zu öffnen.

Das hohe Tempo der sozialen Medien und des SMS-Versands weckt auch unrealistische Erwartungen an die E-Mail-Antwortzeiten. „Wenn Sie eine E-Mail senden und eine sofortige Antwort von jemandem erwarten – und stattdessen keine Antwort erhalten und in der Schwebe sind – kann das Angst auslösen“, sagt Dr. Prewitt.

Warum verursachen E-Mails Angst?

Jeder, der zu sozialen Ängsten – oder sogar Ängsten im Allgemeinen – neigt, könnte auch anfällig für E-Mail-Angst sein. „Wenn Sie sich bereits Sorgen darüber machen, wie die Leute Sie sehen, kann das, was Sie schreiben, Sie beunruhigen, weil Sie nicht sicher sind, wie sie etwas, das Sie schreiben, interpretieren könnten“, sagt Dr. Prewitt.

E-Mail-Angst entsteht oft auch durch nicht übereinstimmende Erwartungen, fügt sie hinzu. „Bei der Arbeit haben wir alle unterschiedliche Verantwortlichkeiten, und es kann sein, dass es Erwartungen darüber gibt, wie oder wann man auf E-Mails antworten soll. Jemand könnte befürchten, dass andere Leute Erwartungen darüber haben, wie oder wann sie antworten sollen.“

Wenn Sie gewissenhaft sind und stolz darauf sind, To-Do-Listen zu erstellen – und diese dann abzuhaken, wenn Sie fertig sind – sind Tempo und Umfang der E-Mail-Kommunikation ebenfalls ein Stressfaktor.

„Wenn Sie von Natur aus glauben, dass das zeitnahe und durchdachte Beantworten von E-Mails eine Form verantwortungsvollen Verhaltens ist, könnten Sie möglicherweise Angst haben, wenn Sie das Gefühl haben, Ihren Verpflichtungen nicht nachkommen zu können“, sagt sie. „Andererseits kann das Abrufen von E-Mails auch von anderen Arbeitsaufgaben ablenken.“

Beim Versenden von E-Mails kann es auch unglaublich leicht passieren, dass Fehler passieren – sei es ein peinlicher Tippfehler, das Vergessen, einen Anhang zu senden oder die falsche Schreibweise des Namens einer Person.

„Menschen geraten beim Beantworten von E-Mails oft unter Zeitdruck“, sagt Dr. Prewitt. „Sich beeilen zu müssen und eine E-Mail zu schreiben, kann definitiv zu Ängsten führen. Es ist leicht, etwas zu übersehen oder einen Fehler zu machen oder sich zu fragen, ob man einen Ton verwendet, der als angemessen oder beleidigend erachtet wird.“

Außerdem mangelt es E-Mails an der Stimmlage und dem emotionalen Kontext, die Missverständnisse ausräumen. Wenn Sie beispielsweise nur Großbuchstaben eingeben, wird dies als Schreien angesehen, während jemand Sie für unhöflich halten könnte, wenn Sie Satzzeichen oder eine bestimmte Begrüßung verwenden (oder nicht). „Es könnte Bedenken bestehen, ob Ihre Absicht in der E-Mail richtig wahrgenommen wird“, sagt Dr. Prewitt.

So überwinden Sie E-Mail-Angst

Die Bewältigung dieses Stapels an E-Mails kann überwältigend sein, obwohl Dr. Prewitt Tipps hat, wie Menschen beim Eintauchen ruhig bleiben können. Darüber hinaus können auch die Methoden, mit denen Sie normalerweise mit Stress oder Ängsten umgehen – zum Beispiel Atemübungen oder Beruhigungstechniken wie Meditation – E-Mail-Angst lindern. Es ist auch hilfreich, E-Mails nach Wichtigkeit zu priorisieren, da ein spezifischer Plan dazu führen kann, dass eine größere Aufgabe leichter zu bewältigen ist.

Seien Sie realistisch, was die E-Mail-Antwortzeit angeht

Denken Sie über Ihre eigenen E-Mail-Gewohnheiten nach: Möglicherweise haben Sie aufgrund dringender Fristen, Urlaub oder weil Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind, möglicherweise keine Zeit, sofort auf Nachrichten zu antworten. Die Chancen stehen gut, dass das Gleiche auch für andere Menschen gilt. „Wenn Sie eine E-Mail senden, kann es länger dauern, bis eine Antwort eingeht“, sagt Dr. Prewitt. „Nur weil Sie keine sofortige Antwort erhalten, heißt das nicht, dass etwas nicht stimmt.“

Legen Sie Grenzen dafür fest, wie oft Sie E-Mails abrufen und beantworten

Dr. Prewitt schlägt vor, jeden Tag eine bestimmte Zeit für die Beantwortung von E-Mails einzuplanen, da dies bedeutet, dass Sie nicht immer zu jeder Zeit erreichbar sind. „Man setzt sich selbst gewisse Grenzen, wenn man Dinge verschickt“, sagt sie. „Die Leute erwarten nicht, dass Sie immer für eine sofortige Antwort erreichbar sind.“

Zugegebenermaßen kann es schwierig sein, Grenzen zu setzen, weil wir über unsere Telefone und Computer stark mit E-Mails verbunden sind. Außerhalb der Geschäftszeiten müssen Sie möglicherweise Ihr Arbeitstelefon oder Ihren Laptop außer Hörweite bringen oder die Geräte sogar ganz ausschalten, um nicht auf Nachrichten zugreifen zu müssen.

Machen Sie es anderen deutlich, wenn Sie nicht erreichbar sind.

Manchmal ist es unumgänglich, außerhalb der regulären Geschäftszeiten zu arbeiten. Viele Menschen sind jedoch fest davon überzeugt, dass sie nachts oder am Wochenende keine arbeitsbezogenen E-Mails oder SMS lesen. Verwalten Sie die Erwartungen an Ihre Verfügbarkeit. Wenn Sie am Freitag nach 17 Uhr keine SMS mehr lesen, seien Sie offen darüber.

Halten Sie Ihre E-Mails kurz und bündig

Da unser Gehirn so viele Informationen sichten muss, sind kürzere E-Mails besser. „Seien Sie direkt und prägnant“, sagt Dr. Prewitt und schlägt vor, dass zwischen drei und sieben Sätze eine gute Länge sind, je nachdem, welche Art von Informationen Sie kommunizieren möchten.

„Bei manchen Menschen kann die Verwendung einer direkten und prägnanten Sprache Angst hervorrufen, weil Sie sich Sorgen über den Ton machen, den Sie aussenden, wenn er nicht freundlich, nett oder warmherzig wirkt“, sagt Dr. Prewitt.

Während es verlockend ist, diese Angst durch das Versenden längerer E-Mails oder einen anderen Ton zu kompensieren, sagt Dr. Prewitt: „Ich denke, es ist wahrscheinlich das Beste, auf der Seite der Formalität zu bleiben, es sei denn, es besteht eine einvernehmliche, angenehme oder vertraute Beziehung mit dem Empfänger der E-Mail.“

Reagieren Sie nicht sofort auf frustrierende E-Mails

Hin und wieder erhalten Sie eine E-Mail, die Sie irritiert, verärgert oder einfach nur wütend macht. Wenn das passiert, werfen Sie nicht im Eifer des Gefechts ein paar Gedanken zurück. „Wenn Sie eine frustrierende E-Mail erhalten, halten Sie inne, bevor Sie antworten“, sagt Dr. Prewitt. „Atmen Sie ein paar Mal tief durch, damit Sie nicht wütend antworten.“ Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine E-Mail-Antwort zu schreiben und sie dann in Ihrem Entwurfsordner zu belassen, um sie später anzusehen. Bitten Sie also einen vertrauenswürdigen Kollegen, einen Blick darauf zu werfen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. „Nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, worum es geht und was Sie in der E-Mail mitteilen möchten“, sagt Dr. Prewitt.

Bitten Sie um Klarstellung

Der Erhalt einer E-Mail, die Sie verständlicherweise nicht verstehen, führt zu Ängsten. „Um Klarstellung zu bitten ist völlig angemessen, wenn Sie nicht wirklich sicher sind, was diese Person Ihnen mitteilen möchte“, sagt Dr. Prewitt. „Es ist völlig in Ordnung, zu antworten und zu sagen: ‚Ich möchte sichergehen, dass ich verstehe, was Sie fragen‘ oder ‚Ich möchte sichergehen, dass ich angemessen antworte. Ist es das, was Sie fragen?‘“

Paradoxerweise kann ein kurzer Anruf oder ein Video-Chat die E-Mail-Angst lindern. Ein direktes Gespräch kann Probleme schneller lösen als ein schriftliches Hin und Her.

Und wenn alles andere fehlschlägt, kalibrieren Sie Ihre Perspektive neu. Bei Patienten, die mit Ängsten konfrontiert sind, sagt Dr. Prewitt, dass sie beängstigende Szenarien oft durchspricht, indem sie einen Schritt zurücktritt. „Wenn ich mit einem Patienten spreche, der um ein Treffen mit seinem Vorgesetzten oder einem Kollegen bitten möchte: „Was ist das Schlimmste, was passieren kann?“