Wie Löhne und Gehälter besteuert werden

Die Arbeit eines Mitarbeiters wird in der Regel in Form von Löhnen, Gehältern und manchmal Trinkgeldern, Provisionen, Nebenleistungen, Boni und Auszeichnungen vergütet. Auf alle diese Entschädigungen fallen auf Landes- und Bundesebene verschiedene Steuern an. Auf Lohn- und Gehaltseinkommen werden mindestens drei Bundessteuern erhoben: Einkommensteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer.

Die Bundeseinkommensteuer

Die auf Löhne, Gehälter und andere Vergütungen erhobene Einkommensteuer wird jedes Jahr auf Formular 1040 berechnet. Der Gesamtbetrag Ihrer Entschädigung erscheint in Feld 1 auf Formular W-2.

Das Bundeseinkommensteuersystem ist progressiv – die Steuersätze werden mit steigendem Einkommen allmählich höher, aber verschiedene Abzüge und Befreiungen können die geschuldete Bundeseinkommensteuer reduzieren, indem sie den Betrag des zu versteuernden Einkommens verringern. Steuergutschriften können auf die von Ihnen geschuldete Steuer angewendet werden, als ob Sie eine Zahlung an das IRS geleistet hätten.

Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer

Die gesamte von Ihrem Arbeitgeber von Ihrem Gehalt einbehaltene Einkommensteuer ist in Feld 2 des Formulars W-2 aufgeführt.Der Betrag basiert auf den Informationen, die Sie auf dem Formular W-4 gemacht haben, das Sie zu Beginn der Stelle ausgefüllt hätten. Es kann mehr oder weniger als der Betrag der Bundessteuer sein, der der Regierung zum Zeitpunkt der Abgabe Ihrer Steuererklärung zusteht. Ihr Arbeitgeber überweist dieses Geld in Ihrem Namen an den IRS.

Ein Teil Ihres Einkommens unterliegt möglicherweise nicht der Quellensteuer. Herkömmliche 401(k)-Beiträge werden zunächst abgezogen, bevor die Quellensteuer berechnet wird, ebenso wie einige von Ihrem Arbeitgeber gezahlte Krankenversicherungs- und Gruppenlebensversicherungsprämien. Auch Erstattungskonten für Pflegebedürftige und Adoptionshilfe gelten in der Regel nicht als steuerpflichtiges Einkommen.

Die Medicare-Steuer

Die Anpassung Ihres Quellensteuerabzugs wirkt sich nur auf den Einkommensteuerabzug auf Bundes- und Landesebene aus, nicht jedoch auf den Sozialversicherungs- und Medicare-Abzug, da diese Steuern pauschal für alle Steuerzahler gelten. Medicare- und Sozialversicherungssteuern werden gemeinsam als „FICA“-Steuern bezeichnet, benannt nach dem Federal Insurance Contributions Act.

Die Medicare-Steuer ist eine Pauschalsteuer auf alle Entschädigungseinkünfte, die in Feld 5 Ihres W-2 aufgeführt ist. Der Satz beträgt 2,9 %. Die Hälfte der Medicare-Steuer bzw. 1,45 % wird vom Arbeitgeber gezahlt. Die restlichen 1,45 % zahlt der Arbeitnehmer. Selbstständige müssen den vollen Steuersatz von 2,9 % zahlen. Die Medicare-Steuer wird außerdem von der Gesamtvergütung eines Mitarbeiters als Lohnsteuerabzug in jeder Lohnperiode abgezogen.

Die Sozialversicherungssteuer

Bei der Sozialversicherungssteuer handelt es sich ebenfalls um eine Pauschalsteuer von 12,4 % auf alle Vergütungseinkünfte bis zu einer von der Social Security Administration (SSA) jedes Jahr festgelegten Lohnbasis. Wie bei der Medicare-Steuer wird auch die Sozialversicherungssteuer zur Hälfte vom Arbeitgeber und zur Hälfte vom Arbeitnehmer gezahlt – jeweils 6,2 % des Arbeitnehmerentgelts.

Diese Steuer hat eine Höchstgrenze – die „Lohnbasis“ – von 160.200 US-Dollar im Steuerjahr 2023, gegenüber 147.000 US-Dollar im Jahr 2022. Aus diesem Grund sollte der Betrag, der in Feld 3 Ihres Formulars W-2 erscheint, im Steuerjahr 2023 nicht mehr als 160.200 US-Dollar betragen. Nur bis zu diesem Betrag müssen Sie Sozialversicherungssteuer auf Arbeitsentgelte und Verdienste zahlen.

Wenn Sie für mehr als einen Arbeitgeber arbeiten und jeder von ihnen Sozialversicherungssteuer bis zur Bemessungsgrundlage einbehält, kann es sein, dass Sie mit mehr als der Jahreslohnbasis besteuert werden. Sie können beim Einreichen Ihrer Steuererklärung eine Rückerstattung beim IRS beantragen, wenn Sie zu viel zahlen, oder Ihre Einkünfte im Auge behalten und Ihre Arbeitgeber anweisen, mit der Quellensteuer aufzuhören, wenn Ihr Gesamteinkommen aus allen Tätigkeiten die steuerpflichtige Grenze erreicht.

Entschädigung, die von den FICA-Steuern befreit ist

Einige Vergütungsarten sind von der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer befreit. Dazu gehören: 

• Rückerstattungen von einem Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans
• Löhne, die an Kinder im Alter von 17 Jahren oder jünger gezahlt werden, die bei ihren Eltern beschäftigt sind
• Krankenversicherungsprämien, sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer bezahlt
• Arbeitgeberbeiträge zu einem Altersvorsorgeplan
• Beiträge zu einem Gesundheitssparkonto
• Langzeitkrankengeld nach sechs Monaten seit der letzten Beschäftigung des Arbeitnehmers
• Bestimmte Arten von Löhnen, die Studierende für die Arbeit an ihrer Universität oder Hochschule erhalten
• Pflegeleistungen bis zu 6.000 US-Dollar bzw. 3.000 US-Dollar für Steuerzahler, die verheiratet sind, aber getrennt einreichen
• Bildungsunterstützung bis zu 5.250 $
• Transportvorteile für Pendlerautos auf der Autobahn, Fahrkarten, Parkgebühren und Fahrtkosten mit dem Fahrrad

Überstunden und andere Zusatzlöhne

Prämien und Überstunden werden genauso besteuert wie Löhne. Die Lohnsteuerabzugstabellen sind nach Einkommen gestaffelt, sodass für Überstunden und Prämien im Vergleich zu Ihrem regulären Lohn höhere Bundes- und Landeseinkommenssteuerabzüge anfallen können.

Meldung von Lohn- und Gehaltseinkommen

Es gibt drei Meldemechanismen für Lohn- und Gehaltseinkommen. Zunächst melden Arbeitgeber Ihr Gehalt sowie verschiedene Steuerabzüge und andere Lohnabzüge auf einer Gehaltsabrechnung, die gleichzeitig mit der Lohnzahlung ausgestellt wird. Allerdings tun das nicht alle kleinen Arbeitgeber. Möglicherweise müssen Sie eine Abrechnung nach Zahlungszeitraum anfordern.

Zweitens meldet der Arbeitgeber nach Ablauf des Jahres den Gesamtbetrag des Lohneinkommens und der Steuereinbehaltung auf Formular W-2. Eine Kopie des W-2 wird auch an die Sozialversicherungsbehörde und das IRS gesendet.

Drittens gibt ein Arbeitnehmer sein Lohneinkommen aus allen Tätigkeiten in seiner jährlichen Steuererklärung auf Bundes- und Landesebene an.

Einkünfte, die nicht der Bundessteuer unterliegen

Nicht alle Einkünfte sind steuerpflichtig. Im Allgemeinen gibt es keine Arbeitnehmerentschädigung und auch keine Sozialleistungen. Einige qualifizierte Rentenzahlungen sind von der Steuer befreit, insbesondere für Beamte der öffentlichen Sicherheit, ebenso wie der Unterhalt von Kindern.

Staatliche und lokale Steuern

Die meisten Landesregierungen erheben Einkommenssteuern auf Löhne und Gehälter, ähnlich wie die Bundesregierung. Einige Bundesstaaten haben einen Pauschalsteuersatz, beispielsweise Pennsylvania, der bei 3,07 % liegt.Andere Bundesstaaten haben abgestufte, progressive Steuersätze wie die der Bundesregierung. 

Einige Städte und Gemeinden im ganzen Land erheben auch ihre eigenen Einkommenssteuern. New York City ist vielleicht das berühmteste Beispiel für eine Stadt mit einer Einkommenssteuer. Lokale Steuern werden in Ohio auf Stadtebene erhoben, während andere Steuern auf Kreisebene erhoben werden, beispielsweise in Indiana.Weitere Steuern werden wie in Iowa von den Schulbezirken festgelegt.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)