Wie hoch ist die Beweislast für Gewerbesteuerabzüge?

ByDr. J. K. Hartmann

Die Beweislast ist ein juristischer Begriff, der den Standard beschreibt, den jemand, der eine Tatsache beweisen möchte, erfüllen muss, um die Tatsache rechtskräftig zu beweisen. Das Beweislastkonzept gilt auch für den Nachweis Ihrer Geschäftsvorfälle, um diese als abzugsfähige Aufwendungen in Ihrer Gewerbesteuererklärung geltend zu machen.

In diesem Artikel geht es um die Beweislast, dass Sie verschiedene Arten von Geschäftsunterlagen benötigen, falls Ihr Unternehmen vom IRS geprüft wird.

Wichtige Erkenntnisse

  • Die Beweislast für Gewerbesteuern liegt in den Eintragungen, Quittungen und Erklärungen, die zum Nachweis Ihrer Berechtigung zum Vorsteuerabzug erforderlich sind.
  • Alle Ausgaben müssen gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgaben sein; Persönliche Ausgaben sind nicht abzugsfähig.
  • Für einige Ausgaben sind mehr Nachweise erforderlich, da sie sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke verwendet werden können.
  • Sie müssen nachweisen können, dass eine Transaktion stattgefunden hat, aber, was noch wichtiger ist, dass sie einem geschäftlichen Zweck diente.

Was können Sie von Ihrer Gewerbesteuer absetzen?

Sie können die meisten Geschäftsausgaben in der Steuererklärung Ihres Unternehmens absetzen, müssen jedoch nachweisen, dass sie normal und für Ihr Unternehmen notwendig sind. Eine gewöhnliche Ausgabe ist in Ihrem Unternehmen (Einzelhandel, Finanzdienstleistungen usw.) üblich und wird akzeptiert. Ein notwendiger Aufwand ist hilfreich und angemessen.

Most general expenses and costs, like advertising, legal fees, utilities, and employee costs, are those listed on the business tax forms. Costs for buying long-term assets, like vehicles, furniture, and equipment, are deductible, but they are spread out over a number of years, using a process called depreciation.

Die Beweislast unterscheidet sich je nach Art der Betriebsausgabe. Im Allgemeinen handelt es sich dabei um Dokumente wie Quittungen, entwertete Schecks oder Rechnungen.

Notiz

Nutzen Sie für geschäftliche Transaktionen stets Ihr Geschäftsbankkonto und Ihre Geschäftskreditkarte. Das Bezahlen von Geschäftsrechnungen mit Privatkonten kann dazu führen, dass IRS-Prüfer sich fragen, ob es sich tatsächlich um persönliche Ausgaben handelt.

Beweislast für Betriebsvermögen

Vermögenswerte sind Eigentum, das Sie besitzen und in Ihrem Unternehmen nutzen, wie z. B. Fahrzeuge, Ausrüstung und Möbel. Sie müssen Aufzeichnungen führen, um die Basis (Anschaffungskosten) und die Kosten der Verbesserungen für jeden Vermögenswert zu ermitteln, damit Sie diese Vermögenswerte über ihre steuerliche Nutzungsdauer abschreiben können. Sie benötigen diese Informationen auch, um Informationen über Kapitalgewinne oder -verluste zu erhalten, wenn Sie den Vermögenswert verkaufen.

Zusätzlich zum Kaufpreis benötigen Sie einen Kostennachweis für:

  • Erwerb des Vermögenswerts
  • Verbesserungen vornehmen
  • Alle Abzüge für die Abschreibung, einschließlich Abzüge gemäß Abschnitt 179
  • Abzüge für Unfallschäden
  • Wie Sie den Vermögenswert nutzen

Beim Verkauf eines Vermögenswerts müssen Sie nachweisen können, wann und wie Sie den Vermögenswert veräußert haben, sowie den Verkaufspreis und die mit dem Verkauf verbundenen Kosten.

Denkmalgeschützte Immobilien: Eine besondere Art von Vermögenswerten

Einige Arten von Gewerbeimmobilien, sogenannte Denkmalimmobilien, können auch für persönliche Zwecke genutzt werden. Das IRS verlangt einen höheren Nachweis der geschäftlichen Nutzung. Zu den denkmalgeschützten Immobilien gehören Personenkraftwagen mit einem Gewicht von 6.000 Pfund oder weniger, andere Transportimmobilien sowie Immobilien, die der Unterhaltung, Erholung und Belustigung dienen.

Notiz

Mobiltelefone und Computer gehören nicht mehr zum gelisteten Eigentum, dennoch sollten Sie im Falle einer Prüfung Aufzeichnungen über die geschäftliche und die private Nutzung führen.

Wenn Sie eine denkmalgeschützte Immobilie abschreiben möchten, muss diese zu mehr als 50 % für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Um die geschäftliche Nutzung nachzuweisen, müssen Sie hervorragende Aufzeichnungen führen. Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, zeitnahe Aufzeichnungen zu führen, aus denen hervorgeht, wie viel Zeit die Immobilie für den jeweiligen Zweck genutzt wird. Sie benötigen diese Aufzeichnungen, wenn Sie Abschreibungen und andere Kosten für die Nutzung der Immobilie melden.

Wenn Sie die Immobilie an Ihrem Unternehmensstandort (nicht in Ihrem Heimbüro) haben, wie z. B. digitale Aufnahmegeräte, müssen Sie kein Protokoll führen. Bei jeder Nutzung an einem Betriebsstandort wird davon ausgegangen, dass sie zu geschäftlichen Zwecken erfolgt. 

Verwendung von Spesenprotokollen 

Manche Ausgaben sind schwieriger nachzuweisen als andere. Das IRS verlangt zusätzliche Nachweise für Reise-, Bewirtungs-, Geschenk- und Autokosten, um sicherzustellen, dass diese nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden.

Beispielsweise bevorzugt der IRS „zu diesem Zeitpunkt“ einen Nachweis über die Fahrtkosten. Das heißt, eine Notiz, die Sie zum Zeitpunkt der Reise auf einer Spesenabrechnung, einem Beleg oder einem Kilometerprotokoll machen, ist besser als eine Liste, die Sie am Ende des Jahres erstellen.  Das Führen eines Kilometerprotokolls bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn Sie in Ihr Auto steigen, sei es für geschäftliche oder private Fahrten, Folgendes aufzeichnen müssen: 

  • Das Datum
  • Kilometerstand
  • Wohin du gegangen bist
  • Der Zweck (geschäftlich oder privat) so konkret wie möglich

Pendler (Hin- und Rückfahrt zur Arbeit) sind nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig; Erfassen Sie das Pendeln als persönliches Fahren.

Notiz

Versuchen Sie es mit einer Fahrkilometer-App. Es erspart Ihnen viel Papier und hilft Ihnen, die notwendigen Dokumente zum Nachweis Ihrer geschäftlichen Laufleistung zusammenzustellen. Suchen Sie nach einem, mit dem Sie schnell erkennen können, welche Meilen geschäftlich und welche privat sind.

Verwendung von Geschäftsreisebelegen

Sie müssen die Belege für Geschäftsreisekosten im Auge behalten. Der beste Nachweis für Geschäftsreisekosten (einschließlich Hotels, Flüge, Mietwagen, Verpflegung und Unterhaltung) ist die Verwendung eines Kreditkartenbelegs (natürlich mit Ihrer Visitenkarte) mit zusätzlichen Angaben zum Geschäftszweck. Machen Sie die Notiz zu dem Zeitpunkt, an dem die Kosten anfallen. Sie können auch einen Tagesplaner, einen Terminkalender oder einen Kalender nutzen, um Geschäftsreiseereignisse zu notieren und diese dann mit Ihren Belegen zu verknüpfen. 

Nachweis des Geschäftseinkommens

Möglicherweise müssen Sie Ihr Geschäftseinkommen nachweisen, indem Sie Ihre Bruttoeinnahmen aus diesen Quellen vorlegen:

  • Kassenbänder
  • Informationen zu Einlagen aus Bar- und Kreditverkäufen
  • Quittungsbücher
  • Rechnungen
  • Jährliche Steuerberichte aus 1099-Formularen (1099-MISC, 1099-MISC, 1099-K und andere)

Wenn Sie ein Bargeldgeschäft betreiben, erhöht sich Ihre Beweislast, da der IRS sicherstellen möchte, dass Sie keine Bargeldeinnahmen verheimlichen. Erwägen Sie die Integration einiger Papier- oder elektronischer Aufzeichnungen in Ihr Unternehmen, z. B. Quittungsbücher und Verkaufsbögen. Geben Sie Einzelheiten zu Bankeinlagen an und nutzen Sie ein Online-Buchhaltungssystem, um die Beweislast zu erleichtern.

Elektronische vs. Papierunterlagen

Der IRS kann elektronische Informationen von Buchhaltungssoftwareprogrammen akzeptieren und kann elektronische Aufzeichnungen zur Überprüfung im Rahmen einer Prüfung anfordern. Ein Prüfer kann Standardberichte verwenden, um Daten und Dokumente für die Untersuchung zu erhalten, er kann jedoch auch Papierdokumente anfordern.

Notiz

Wenn Zweifel darüber bestehen, ob eine Ausgabe geschäftlichen Zwecken dient, ist es am besten, mehrere Möglichkeiten zum Nachweis der Ausgabe zu haben. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie maximiere ich meine Steuerabzüge für ein Kleinunternehmen?

Der beste Weg, Ihre Steuerabzüge zu maximieren, besteht darin, ausgezeichnete Aufzeichnungen zu führen, damit Ihnen nichts entgeht. Einige Unternehmen führen beispielsweise keine genauen Aufzeichnungen über die Beträge, die sie in bar ausgeben, z. B. für kleine Kosten wie Parkplätze, Mautgebühren und Snacks für Mitarbeiterbesprechungen. Wenn Sie diese Kleingeldausgaben dokumentieren, können Sie bei der Steuererklärung zusätzliche Abschreibungen vornehmen.

Wenn Sie Unternehmensvermögenswerte wie Geräte oder Computersysteme kaufen, können Sie Ihren Abschreibungsabzug maximieren, indem Sie alle Ausgaben für den Artikel in die Kostenbasis einbeziehen. Dazu gehören Versandkosten, Umsatzsteuer, Einrichtungsgebühren und Schulungen für Mitarbeiter.

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter dienstlich unterwegs sind, kann Ihnen die Verwendung einer Meilen-Tracker-App zeigen, wie sich Ihre Fahrmeilen im Laufe des Jahres summieren, und Ihrer Liste einen weiteren Abzug hinzufügen. Suchen Sie nach einer App, mit der Sie privates und geschäftliches Fahren trennen können.

Was sind die besten Steuerabzüge für selbstständige Unternehmer?

Im Allgemeinen sind die besten Steuerabzüge diejenigen, die Ihnen mit dem geringsten Geldaufwand den größten Nutzen bringen.

Ein häufig übersehener Steuerabzug ist die Abschreibung, also Abzüge für den Kauf „kostspieliger“ Gegenstände wie Computer, Möbel, Fahrzeuge oder Ausrüstung. Diese Abzüge verteilen die Anschaffungskosten des Vermögenswerts über mehrere Jahre, sodass Sie in diesem Zeitraum eine „nicht zahlungswirksame“ Abschreibung vornehmen. Sie können die Abschreibung sogar beschleunigen, indem Sie den Großteil davon im ersten Jahr, in dem Sie den Vermögenswert besitzen und nutzen, in Anspruch nehmen.

Ein weiterer toller Steuerabzug für selbständige Unternehmen ist der Abzug des qualifizierten Geschäftseinkommens, der Ihnen zusätzlich zu den regulären zulässigen Abzügen einen Abzug von 20 % Ihres Nettoeinkommens aus dem Unternehmen ermöglicht. Dieser Abzug gilt bis zum Steuerjahr 2025.