Reisekosten sind Ausgaben, die ein Mitarbeiter während einer geschäftlichen Reise macht. Zu den Unternehmensgeschäften können beispielsweise Konferenzen, Ausstellungen, Geschäftstreffen, Kunden- und Kundentreffen, Jobmessen, Schulungen und Verkaufsgespräche gehören.
Zu den Ausgaben können Unterkunft, Erstattung der Kilometer für Privatfahrzeuge, Flüge, Transport am Boden, Trinkgelder für Hotelpagen, Mahlzeiten, Trinkgelder für Kellner, Zimmerservice und andere Nebenkosten gehören, die einem Mitarbeiter unterwegs entstehen können.
Inhaltsverzeichnis
Notiz
Die Ausgaben, die eine Organisation erstattet, sind in der Geschäftsreiserichtlinie des Unternehmens aufgeführt. Machen Sie sich mit den Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut, denn neben den erwarteten Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung können für Mitarbeiter auf längeren Reisen auch Kosten wie chemische Reinigung und Mitgliedschaft im Fitnessstudio übernommen werden.
Reisekosten für Mitarbeiter mit langfristigen Einsätzen
Bei der Nutzung von Langzeitunterkünften für reisende Arbeitnehmer bieten viele Arbeitgeber auch die Möglichkeit, die Familie des Arbeitnehmers zu besuchen, wenn dieser beruflich viel unterwegs ist. Wenn ein Mitarbeiter vorübergehend einem anderen Unternehmensstandort zugewiesen wird, übernimmt der Arbeitgeber manchmal die Kosten für Besuche der Familie des Mitarbeiters in vorgeschriebenen Zeitabständen. Dadurch wird verhindert, dass sich die Belastung durch Fernarbeit negativ auf die familiären Beziehungen auswirkt.
Arbeitgeber sind bestrebt, Arbeitnehmern, die längere Zeit nicht zu Hause oder in der Familie unterwegs sind, wertvolle Optionen zu bieten. Sie müssen alle Reiseprivilegien nutzen, die Ihr Arbeitgeber anbietet, um die Moral und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu stärken.
Kundenbewirtung bei Konferenzen, Verkaufsgesprächen und Vor-Ort-Besuchen ist ein weiterer erstattungsfähiger Aufwand. Informieren Sie sich jedoch über die Richtlinien Ihres Unternehmens, damit Sie die für Bewirtungskosten geltenden Grenzen nicht überschreiten. Beispielsweise legen Unternehmen häufig eine Obergrenze dafür fest, was Sie ausgeben dürfen, um einen Kunden zum Abendessen einzuladen.
Notiz
Informieren Sie sich auch über die Richtlinien Ihres Unternehmens zur Vergabe von Flugmeilengutschriften. Es variiert. Einige Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern, Flugmeilen zu sammeln, die sie dann für persönliche Familienreisen nutzen können. Andere sammeln Reisemeilen an, mit denen sie zusätzliche Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter abdecken. Auch hier ist es von entscheidender Bedeutung, die Richtlinien Ihres Unternehmens zu kennen.
Wie zahlen Arbeitgeber die Reisekosten ihrer Mitarbeiter?
In der Regel zahlen Unternehmen die Reisekosten ihrer Mitarbeiter auf diese drei Arten.
Firmenkreditkarten
Kreditkarten werden an Mitarbeiter ausgegeben, die beruflich häufig reisen müssen. Mitarbeiter können einen Großteil der Kosten, die ihnen auf einer Geschäftsreise entstehen, von der Firmenkreditkarte abbuchen. Für die Erstattung von Nebenkosten wie Trinkgeldern und Fast Food müssen Mitarbeiter nach der Rückkehr von der Reise eine Spesenabrechnung ausfüllen.
Abbuchungskarten sind für Mitarbeiter praktisch, da sie vor der Erstattung kein Bargeld zur Begleichung von Geschäftsausgaben aufbringen müssen. Informieren Sie sich jedoch über die Richtlinien Ihres Unternehmens. Möglicherweise müssen Sie dennoch Quittungen und andere Belege einreichen, auch wenn Sie diese Ausgaben per Kreditkarte belasten.
Kasse:
Organisationen ohne Mitarbeiter-Firmenkreditkarten verlangen von den Mitarbeitern, dass sie für jede Ausgabe einen Kostenerstattungsbericht ausfüllen, während der Mitarbeiter unterwegs ist. Sie verlangen im Allgemeinen Belege und eine gewisse Begründung für jede Ausgabe.
Notiz
Nur selten würde eine Organisation ihre Mitarbeiter auffordern, für teure Posten wie Flugkosten aufzukommen und später eine Rückerstattung zu verlangen. Mit einer Firmenbestellung oder einer Firmenkreditkarte können große Ausgaben im Voraus bezahlt werden. Allerdings müssen Mitarbeiter häufig die laufenden Reisekosten bar aus eigener Tasche bezahlen und diese später erstatten.
pro Tag
Ein Tagesgeld ist ein Tagegeld in Höhe eines bestimmten Geldbetrags, den ein Mitarbeiter zur Deckung aller Ausgaben erhält. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, fundierte Reisekostenentscheidungen im Rahmen der ihm täglich zur Verfügung stehenden Geldbeträge zu treffen.
Einige Unternehmen zahlen direkt für Transport und Unterkunft, gewähren ihren reisenden Mitarbeitern jedoch ein Tagesgeld für alle anderen Ausgaben, einschließlich Mahlzeiten und Transport am Boden. Es ist bekannt, dass Mitarbeiter zu wenig Ausgaben tätigen, um das zusätzliche Geld aus dem Tagessatz zu behalten. Unternehmen erlauben dies grundsätzlich.
Informieren Sie sich über die Reisekostenrichtlinien Ihres Arbeitgebers
Mitarbeitern, die geschäftlich reisen, wird empfohlen, sich über die Reiserichtlinien des Unternehmens und die erstattungsfähigen Kosten auf dem Laufenden zu halten. Ausgaben, die außerhalb der Policen liegen, werden grundsätzlich nicht erstattet oder übernommen.
Die meisten Unternehmen verlangen Quittungen, mit Ausnahme derjenigen, die eine Tagespauschale zahlen. Ihr Unternehmen verfügt wahrscheinlich auch über ein Formular, das die Mitarbeiter für die Abrechnung von Reisekosten verwenden sollen.
Notiz
Um den Überblick über erstattungsfähige Ausgaben zu behalten, wird den Mitarbeitern häufig eine Frist gesetzt, innerhalb derer sie eine Spesenabrechnung einreichen und entsprechende Belege einreichen müssen. Die Finanzabteilung verfügt über Richtlinien, die ihr helfen, auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Wenn Sie Fragen dazu haben, was in Ihrem Unternehmen angemessene Reisekosten darstellen, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten und die Personalabteilung. Sie möchten das Geld nicht ausgeben und später eine Überraschung erleben.
Arbeitgeber nutzen Reisen als Mitarbeiteranreiz
Einige Arbeitgeber haben begonnen, Reisen als Anreiz für ihre Mitarbeiter zu nutzen. Wenn Mitarbeiter von ihrem Unternehmen für das Erreichen eines Ziels mit Reisen belohnt werden, erhöhen die Incentive-Reisen sowohl die Mitarbeiterbindung als auch das Engagement am Arbeitsplatz.
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