Wichtige Delegationsfähigkeiten für den Erfolg am Arbeitsplatz

ByDr. J. K. Hartmann

Delegieren zu können ist für jeden Vorgesetzten oder Manager wichtig. Führungskräfte müssen in der Lage sein, den Mitarbeitern Verantwortung zu übertragen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Arbeit gut erledigt wird.

Durch ausgeprägte Delegationsfähigkeiten weiß ein Manager, welche Arbeit er delegieren und wem er die Verantwortung übertragen muss, um die Unternehmensziele erfolgreich zu erreichen.

Was ist Delegation?

Im Arbeitsumfeld bedeutet Delegation typischerweise die Übertragung der Verantwortung für eine Aufgabe von einem Vorgesetzten auf einen Untergebenen. Die Entscheidung zur Delegation trifft in der Regel der Vorgesetzte. Manchmal übernimmt ein Mitarbeiter jedoch freiwillig eine erweiterte Rolle.

Eine Delegation kann auch erfolgen, wenn es eine weniger formelle Autoritätskette gibt. Beispielsweise könnte ein Mitglied einer Peer-Gruppe, das zum Leiter eines Teams ernannt wurde, Aufgaben an Peers in der Gruppe delegieren.

Was sind Delegationsfähigkeiten?

In den meisten Fällen wissen gute Manager, wie sie jede vom Team geforderte Aufgabe erfüllen können. Bessere Manager wissen aus zwei Gründen, dass sie nicht versuchen sollten, jede Aufgabe zu erledigen.

Erstens wissen sie, dass es sehr wahrscheinlich ist, dass jedes Teammitglied die meisten dieser Aufgaben genauso gut oder besser erledigen könnte. Und zweitens verstehen großartige Manager, dass sie ihren eigenen Zeitplan nicht durch Mikromanagement überfordern sollten.

Notiz

Führungskräfte, die wissen, wie man verwaltet, werden immer delegieren. Sie lernen, mit ihren eigenen Sorgen darüber umzugehen, ob ihre Teammitglieder zuverlässig sind oder nicht.

Sie wissen, wie sie ihre Teammitglieder so anleiten können, dass sie sich befähigt fühlen, die von ihnen geforderten Aufgaben zu erfüllen.

Die Delegation bedeutet nicht zwangsläufig eine Übertragung der gesamten Verantwortung. Beispielsweise kann ein Vorgesetzter einen Untergebenen bitten, einen Verwaltungsassistenten einzustellen, aber der Vorgesetzte wird dennoch die Maßnahmen überprüfen, die der Untergebene zur Erfüllung der Aufgabe ergreift, und ihm Anleitung geben. 

Arten von Delegationsfähigkeiten

Wenn Arbeitgeber Mitarbeiter einstellen und in Führungspositionen befördern, suchen sie nach Kandidaten mit effektiven Delegationsfähigkeiten. Hier sind einige der wichtigsten Fähigkeiten und Eigenschaften, nach denen Arbeitgeber suchen.

Kommunikation

Führungskräfte müssen in der Lage sein, beim Delegieren klar mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Sie müssen erklären, warum einem Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen wurde, um welche Aufgabe es sich handelt und welche Erwartungen er hat. All dies erfordert klare, effektive mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.

Zuhören ist auch eine wichtige Kommunikationsfähigkeit beim Delegieren. Sie müssen auf alle Fragen oder Bedenken Ihres Mitarbeiters hören und sicherstellen, dass er oder sie Ihre Erwartungen versteht.

  • Aufgabenrichtlinien richtig erklären
  • Erwartungen definieren
  • Umschreibung
  • Aktives Zuhören
  • Mündliche Kommunikation
  • Schriftliche Kommunikation
  • Missverständnisse schnell korrigieren

Feedback geben

Während Delegieren bedeutet, jemand anderem einen Auftrag zu erteilen, bedeutet dies nicht, dass Sie nicht verantwortlich sind. Sie müssen vor allem am Ende der Aufgabe mit dem Mitarbeiter Rücksprache halten, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Notiz

Manager sollten Feedback dazu geben, was der Mitarbeiter gut gemacht hat, womit er zu kämpfen hatte und warum. Dadurch kann der Mitarbeiter seine Aufgaben beim nächsten Mal noch besser erledigen.

  • Leistungsbewertung
  • Mentoring
  • Coaching
  • Überwachung
  • Management
  • Negative Verstärkung
  • Positive Verstärkung
  • Führung

Zeitmanagement 

Auch wenn jemand anderes die Aufgabe erledigt, müssen Sie die Zeit dennoch effektiv verwalten. Sie müssen dem Mitarbeiter klare Fristen und Kontrollpunkte vorgeben und ihn zur Rechenschaft ziehen. Dies erfordert, dass Sie rechtzeitig planen, an wen Sie delegieren möchten. All dies erfordert Organisation und Zeitmanagement.

  • Zeitbudgetierung
  • Terminplanung
  • Meilensteine ​​schaffen
  • Wissen, wann man eingreifen und helfen muss
  • Rechenschaftspflicht
  • Qualitätssicherung
  • Bewertung

Ausbildung

Beim Delegieren müssen Sie häufig sicherstellen, dass Ihr Mitarbeiter oder Kollege über die für die Ausführung der Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügt. Dies erfordert möglicherweise eine gewisse Schulung vor dem Delegieren. Ein guter Manager weiß, wie er seine Mitarbeiter effektiv in einer neuen Aufgabe oder Fähigkeit schulen kann. 

Manche Aufgaben erfordern die Einsicht und das Fachwissen eines Managers.

Notiz

Vor dem Delegieren müssen Manager Aufgaben bewerten, um festzustellen, ob es sinnvoll ist, sie an einen Untergebenen weiterzugeben.

Eine weitere Delegationsaufgabe, die Manager übernehmen, besteht darin, externe Ressourcen – sei es Technologie oder andere Unternehmen – zu identifizieren, die bei alltäglichen Aufgaben helfen können. 

  • Identifizierung hochwertiger Aktivitäten
  • Beurteilung der Stärken und Schwächen der Mitarbeiter
  • Anreize schaffen
  • Talentmanagement
  • Fördern
  • Erstellen von Stellenbeschreibungen
  • Einstellung
  • Recherche nach verfügbaren Schulungstools
  • Outsourcing
  • Zusammenarbeit

Vertrauen

Oft delegieren Manager nicht, weil sie ihren Mitarbeitern nicht zutrauen, dass sie ihre Arbeit so gut machen, wie sie es tun würden. Ein guter Manager vertraut auf die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter. Sie formulieren klare Erwartungen und geben Feedback, führen aber kein Mikromanagement durch, während der Mitarbeiter an der Aufgabe arbeitet. Vertrauen ist der Schlüssel zum effektiven Delegieren.

  • Werbung
  • Teamarbeit
  • Führung
  • Erleichterung von Gruppendiskussionen
  • Sich auf Rollen einigen, die die individuellen Stärken nutzen
  • Konsens schaffen
  • Standpunkte widerstrebender Teammitglieder einholen
  • Nicht leicht beleidigt
  • Kann sich von seinen eigenen starken Emotionen lösen
  • Identifizieren Sie systematische Probleme

Weitere Beispiele für Delegationsfähigkeiten

  • Personalwesen
  • Sensibilität gegenüber ethnischen und religiösen Hintergründen
  • Produktivitätssoftware
  • Probleme analysieren ohne Schuldzuweisungen
  • Brainstorming
  • Kompromisse
  • Für beide Seiten akzeptable Rollen definieren
  • Dokumentation des Teamfortschritts
  • Fleiß
  • Analytische Fähigkeiten
  • Emotionale Stabilität
  • Gruppenleistungen anerkennen und belohnen
  • Kreativität
  • Kritisches Denken
  • Problemlösung
  • Innovation
  • Organisation
  • Problemempfindlichkeit
  • Mediation
  • Widerstandsfähigkeit
  • Konfliktlösung
  • Emotionale Intelligenz
  • Integrität
  • Motivation
  • Diskretion
  • Verhandlung
  • Teambuilding

So heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor

Fügen Sie Fähigkeiten zu Ihrem Lebenslauf hinzuFügen Sie Ihrem Lebenslauf Fertigkeitenwörter und -phrasen hinzu. In der Beschreibung Ihres beruflichen Werdegangs möchten Sie möglicherweise einige der oben aufgeführten Schlüsselwörter verwenden.

Heben Sie Ihre Fähigkeiten in Ihrem Anschreiben hervorIm Hauptteil Ihres Schreibens können Sie eine oder zwei dieser Fähigkeiten erwähnen und ein konkretes Beispiel dafür nennen, wie Sie diese Fähigkeiten bei der Arbeit unter Beweis gestellt haben.

Verwenden Sie in Ihrem Vorstellungsgespräch geschickte WörterErwähnen Sie Ihre Delegationsfähigkeiten während eines Vorstellungsgesprächs. Stellen Sie bei Vorstellungsgesprächen im Management sicher, dass Sie mindestens ein oder zwei Beispiele dafür haben, wie Sie Ihre Fähigkeit zum Delegieren unter Beweis gestellt haben.