Unternehmen müssen jedem, der für sie arbeitet, jährliche Lohnberichte vorlegen, und sie müssen diese Berichte je nach ihrer Beziehung zum Arbeitnehmer beim Internal Revenue Service (IRS) oder auch bei der Social Security Administration (SSA) einreichen. In diesen Abrechnungen werden die Einkünfte von Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern für Steuerzwecke detailliert aufgeführt, damit Arbeitnehmer ihre Einkommensteuererklärung korrekt einreichen können.
Sie müssen zunächst feststellen, ob jemand, der für Ihr Unternehmen arbeitet, ein Angestellter oder ein Nichtangestellter ist, damit Sie wissen, welches Berichtsformular Sie dieser Person aushändigen müssen.
Inhaltsverzeichnis
Unabhängige Auftragnehmer vs. Angestellte
Das IRS verwendet drei allgemeine Kriterien, um zu bestimmen, ob eine Person ein Angestellter oder ein Nichtangestellter ist, der üblicherweise als unabhängiger Auftragnehmer bezeichnet wird: Verhaltenskontrolle, Finanzkontrolle und die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Verhaltenskontrolle
Kontrolliert Ihr Unternehmen, was der Arbeitnehmer tut und wie, wann und wo er es tut? Wenn ja, dann handelt es sich um Verhaltenskontrolle. Stellen Sie sich vor, Sie engagieren jemanden, der eine Website für Ihr Unternehmen erstellt. Ja, Sie sagen ihm, was Sie erledigen möchten, und beschreiben die Aufgabe am besten in einem Vertrag, aber die Person ist ein Profi, der sein Fachwissen für die Erstellung einer Website einsetzt.
Sie haben keinen Einfluss darauf, wann dieser unabhängige Auftragnehmer an der Erstellung Ihrer Website arbeitet. Die Person erscheint nicht zu den von Ihnen angegebenen Zeiten an Ihrem Geschäftssitz. Sie können ihnen nicht sagen, dass sie die Arbeit an der Website für eine Weile unterbrechen und sich bei einer unterbesetzten Abteilung melden sollen, um dort auszuhelfen.
Finanzkontrolle
Die finanzielle Kontrolle betrifft die Art und Weise, wie Sie die Person bezahlen. Es liegt an Ihnen, wann und wie viel ein Mitarbeiter bezahlt wird. Ein Nichtangestellter oder unabhängiger Auftragnehmer würde Ihnen sagen, was er Ihnen als Gegenleistung für die Erbringung bestimmter Dienstleistungen in Rechnung stellt. Sie haben die Möglichkeit, ihnen diesen Betrag zu zahlen oder jemand anderen mit der Arbeit zu beauftragen.
Die Finanzkontrolle bezieht sich auch auf die Gewinn- oder Verlustchancen einer Person. Sie haben die finanzielle Kontrolle über die Arbeit, die ein Mitarbeiter für Sie leistet.
Art der Beziehung
Die Art der Beziehung zwischen Ihnen und dem Arbeitnehmer kann dadurch bestimmt werden, ob die Pflichten der Person einen wesentlichen Teil Ihres Unternehmens darstellen und ob die Person Leistungen wie Urlaub oder Krankenversicherungsschutz erhält. Wenn ja, handelt es sich mit ziemlicher Sicherheit um einen Angestellten.
Es könnte ein Faktor sein, wenn Sie und die andere Partei einen schriftlichen Vertrag haben, Aber das IRS weist darauf hin, dass es nicht ausreicht, einfach einen Vertrag zu haben, der besagt, dass ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, um den Status des Arbeitnehmers zu bestimmen.
Notiz
Sie können das Formular SS-8 beim IRS einreichen, um die Agentur zu bitten, für Sie festzustellen, ob eine bestimmte Person ein Angestellter oder kein Angestellter ist.
W-2-Formulare für Mitarbeiter
W-2-Formulare werden Personen zur Verfügung gestellt, die als Arbeitnehmer gelten. Das Formular beinhaltet:
- Zu versteuerndes Einkommen des Arbeitnehmers und wie viel Bundeseinkommenssteuer von den Gehaltsschecks des Arbeitnehmers einbehalten wurde
- Sozialversicherungs- und Medicare-Einkommen und FICA-Steuern auf dieses Sozialversicherungs- und Medicare-Einkommen sowie die Beträge dieser Steuern, die von den Gehaltsschecks des Mitarbeiters einbehalten wurden
- Staatliches Einkommen und staatliche Einkommenssteuern sowie der vom Gehalt des Mitarbeiters einbehaltene Betrag
- Trinkgeldeinkommen des Mitarbeiters
- Steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Leistungen an Arbeitnehmer
1099-NEC-Formulare für Nichtangestellte
Das Formular 1099-NEC ersetzt ab dem Steuerjahr 2020 das Formular 1099-MISC, jedoch nur für unabhängige Auftragnehmer. Andere Unternehmen, die Sie bezahlen, benötigen möglicherweise weiterhin Formulare des Formulars 1099-MISC, aber unabhängige Auftragnehmer haben ab 2020 ihr eigenes Formular.
Formular 1099-NEC wird Personen gewährt, die für Ihr Unternehmen arbeiten und keine Angestellten sind, jedoch nur, wenn Sie ihnen im Steuerjahr mindestens 600 US-Dollar gezahlt haben. Das Formular enthält die Gesamtzahlungen, die Sie im Steuerjahr an diese Person oder dieses Unternehmen geleistet haben.
Notiz
Sie würden von diesen Nicht-Angestellten keine Bundeseinkommenssteuern oder Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern einbehalten, es sei denn, Sie werden vom IRS angewiesen, eine Sicherungseinbehaltung vorzunehmen.
Zu den Personen, die ein 1099-NEC-Formular erhalten sollten, wenn Sie ihnen 600 US-Dollar oder mehr gezahlt haben, gehören:
- Nichtangestellte, beispielsweise ein unabhängiger Auftragnehmer
- Unter bestimmten Umständen Anwälte
- Jeder, der im Fischfang tätig ist und von dem Sie Fische oder „andere Wasserlebewesen“ gekauft haben
Notiz
Andere natürliche oder juristische Personen, die früher ein 1099-MISC-Formular erhalten haben, erhalten weiterhin ein Formular 1099-MISC. Sie werden nicht in dieses separate Formular migriert.
Wenn jemand sowohl Mitarbeiter als auch Auftragnehmer ist
Einige Personen, die für Ihr Unternehmen arbeiten, haben möglicherweise Doppelrollen. Beispielsweise könnte Joe als Angestellter als Verwalter arbeiten, und er könnte auch einen Vertrag mit Ihnen haben, um als unabhängiger Auftragnehmer Schnee von Ihrem Parkplatz zu räumen. Joe würde ein W-2 für sein Arbeitseinkommen und ein 1099-NEC für sein Gehalt als Eigentümer seines Schneeräumunternehmens erhalten.
Wo und wann die Formulare einzureichen sind
W-2-Formulare sind den Arbeitnehmern spätestens am 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres fällig. Bis zu diesem Datum müssen auch W-2-Formulare an die Sozialversicherungsbehörde gesendet werden.
1099-NEC-Formulare sind bis zum gleichen Datum an Nicht-Mitarbeiter fällig. Außerdem müssen Sie bis zum 31. Januar 1099-Formulare beim IRS einreichen. Sie würden keine Quellensteuer, Sozialversicherungs- oder Medicare-Löhne auf einem 1099-NEC melden, da Sie diese Steuern nicht für unabhängige Auftragnehmer einbehalten.
Sie können sowohl W-2-Formulare als auch 1099-Formulare online bei der zuständigen Bundesbehörde einreichen. Die Frist für die Online-Einreichung endet weiterhin am 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres.
Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar und ersetzen eine solche Beratung nicht. Landes- und Bundesgesetze ändern sich häufig und die Informationen in diesem Artikel spiegeln möglicherweise nicht die Gesetze Ihres Landes oder die neuesten Gesetzesänderungen wider. Für aktuelle Steuer- oder Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an einen Buchhalter oder Anwalt.
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