Welche Nebenleistungen für Führungskräfte sind steuerpflichtig?

Sozialleistungen oder Nebenleistungen sind Leistungen, die ein Unternehmen zur Ergänzung des Gehalts eines Mitarbeiters anbietet. Zu den Nebenleistungen gehören Firmentelefone, Fahrzeuge, Bildungsunterstützung und eine vom Arbeitgeber finanzierte Krankenversicherung. Arbeitgeber können die Kosten dieser Leistungen als qualifizierte Betriebsausgaben absetzen.

Es gibt auch Sonderregelungen des IRS, wenn bestimmte Leistungen nicht allen Mitarbeitern angeboten werden, beispielsweise wenn besondere Vergünstigungen an hochrangige Führungskräfte gewährt werden.

Nachfolgend finden Sie eine Liste gängiger bargeldloser Nebenleistungen und IRS-Regeln dazu, ob die Kosten dieser Leistungen für den Arbeitnehmer als Einkommen steuerpflichtig sind oder nicht.

Adoptionshilfe

Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern als zusätzlichen Vorteil Unterstützung bei der Einführung an. Diese Leistungen sind für die meisten Mitarbeiter nicht steuerpflichtig, aber für Mitarbeiter von S-Corporations, die 2 % der Anteilseigner sind, oder wenn Adoptionshilfe nur bestimmten hochvergüteten Mitarbeitern angeboten wird, sind sie als Einkommen steuerpflichtig.

Boxen an einem Sportort

Wenn ein Unternehmen eine Skybox oder Luxusloge an einem Sportort erwirbt oder mietet, um Kunden oder Mitarbeiter zu unterhalten, kann das Unternehmen höchstens den Preis für die gleiche Anzahl regulärer Sitzplätze an diesem Veranstaltungsort abziehen. Andere damit verbundene Ausgaben (zum Beispiel Catering) müssen für das Unternehmen „normal und notwendig“ sein, um als Bewirtungskosten abzugsfähig zu sein. Eine Box, die zugunsten einer bestimmten Führungskraft gekauft oder geleast wird, kann steuerpflichtiges Einkommen darstellen.

Auszeichnungen/Boni

Als Vergütung gelten Prämien oder Boni. Seien Sie vorsichtig bei der Bereitstellung bargeldloser Zahlungen „im Namen“ von Führungskräften. Wenn es sich bei diesen Zahlungen um persönliche Zahlungen handelt, sind sie für das Unternehmen nicht abzugsfähig und müssen von der Führungskraft versteuert werden.

Clubmitgliedschaften oder Clubbeiträge

Vereinsmitgliedschaften oder Vereinsbeiträge aller Art sind nicht abzugsfähig, es sei denn, sie dienen einem bestimmten geschäftlichen Zweck (z. B. einer Handelsgruppe). Dazu gehören soziale, sportliche, Sport-, Mittagessen-, Flug- und Hotelclubs. Maßgebend ist der Zweck des Vereins („geschäftsbezogen“), nicht der Name. Wenn die Kosten abzugsfähig sind, handelt es sich um steuerpflichtiges Einkommen für die Führungskraft.

Firmenkreditkarten

Viele Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern die Verwendung von Kreditkarten, um Artikel für das Unternehmen zu kaufen. Einige Unternehmen stellen Führungskräften Kreditkarten aus und bezahlen die Rechnungen, ohne von der Führungskraft den Nachweis eines Geschäftszwecks zu verlangen. Persönliche Ausgaben, die über diese Kreditkarten an Führungskräfte gezahlt werden, gelten als steuerpflichtige Nebenleistungen und können nicht als Geschäftsausgaben abgezogen werden.

Executive-Speisesaal

Mahlzeiten, die in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers und für die Bequemlichkeit des Arbeitgebers bereitgestellt werden, können vom Einkommen des leitenden Angestellten ausgeschlossen werden, wenn die Kosten den „De-minimis-Nebenkosten“-Test erfüllen, um vom Einkommen des Arbeitnehmers ausgeschlossen zu werden.

Kredite an Führungskräfte

Das IRS geht davon aus, dass es sich bei einem Darlehen an eine Führungskraft tatsächlich um eine Entschädigung handelt, es sei denn, es kann nachgewiesen werden, dass es sich bei dem Darlehen um einen echten Kredit handelt. Faktoren, die belegen, dass ein Darlehen seriös ist, sind (1) das Vorhandensein eines Schuldscheins, (2) Barzahlungen nach einem bestimmten Zeitplan, (3) Zinsaufwendungen und (4) Sicherheiten. Das Darlehen sollte als Forderung in den Unternehmensbüchern aufgeführt sein und der Zinssatz sollte dem marktüblichen Zinssatz entsprechen. Persönliche Kredite an Führungskräfte und Direktoren öffentlicher Unternehmen sind durch den Sarbanes-Oxley Act von 2002 verboten.

Mitarbeiterrabatte

Rabatte auf den Kunden bereitgestelltes Eigentum oder Dienstleistungen müssen allen Mitarbeitern auf nichtdiskriminierender Basis gewährt werden. Das IRS erlaubt keinen Abzug von Unternehmensrabatten, die nur Direktoren und unabhängigen Auftragnehmern gewährt werden. Aus diesem IRS-Artikel geht nicht klar hervor, ob diese Rabatte für Arbeitnehmer steuerpflichtig sind oder ob der Wert dieser Rabatte für Arbeitgeber eine abzugsfähige Geschäftsausgabe darstellt.

Lebensversicherung für Ehepartner/unterhaltsberechtigte Angehörige

Der Wert der Ehegatten- oder Unterhaltslebensversicherung muss im Einkommen des Geschäftsführers enthalten sein.

Transport/Auto zur Nutzung durch den Mitarbeiter

Wenn ein Arbeitgeber einem leitenden Angestellten ein Auto oder ein anderes Fahrzeug zur Verfügung stellt, kann der Betrag bis zu dem Betrag vom Einkommen ausgeschlossen werden, der als abzugsfähige Betriebsausgabe zulässig wäre, wenn der leitende Angestellte für die Nutzung bezahlt hätte. Die persönliche Nutzung des Fahrzeugs durch den Geschäftsführer ist steuerpflichtig.

Vom Arbeitgeber bezahltes Parken

Park- und Fahrkarten sind für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig, sofern bestimmte monatliche Höchstgrenzen nicht überschritten werden. Für 2022 beträgt der monatliche Ausschluss für qualifiziertes Parken 280 US-Dollar und der monatliche Ausschluss für den Nahverkehr auf der Autobahn und Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel beträgt 280 US-Dollar.

Nutzung von denkmalgeschütztem Eigentum durch Mitarbeiter

Unter Denkmalschutz stehen Firmengeräte wie Laptops und Mobiltelefone. Wenn Sie einer Führungskraft einen Laptop zur Verfügung stellen, führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über die geschäftliche Nutzung der Computer, die mit nach Hause genommen werden können oder von den Führungskräften zu Hause aufbewahrt werden. Für Computer gibt es keine Ausnahmen bezüglich der Aufzeichnung, z. B. „Keine persönliche Nutzung“.

Mobiltelefone und Autotelefone, die Führungskräften zur Verfügung gestellt werden, können ebenfalls vom Einkommen einer Führungskraft ausgeschlossen werden, wenn detaillierte Aufzeichnungen über die geschäftliche Nutzung für den Kauf und Betrieb geführt werden.

Urlaub

Wenn Sie den Urlaub einer Führungskraft bezahlen (Hotelkosten, Flugkosten und andere Ausgaben), gilt der Wert des Urlaubs als persönlich und muss im Bruttoeinkommen der Führungskraft enthalten sein. Der Wert ist für den Arbeitgeber auch nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Ehepartner/Angehörige/andere individuelle Reisen mit einer Führungskraft

Zahlungen für die Reise eines Ehepartners, einer abhängigen Person oder einer anderen Person mit einer Führungskraft sind keine abzugsfähigen Geschäftsausgaben, es sei denn (a) die Person ist ein Angestellter, (b) die Reise der Person dient echten geschäftlichen Zwecken und (c) die Ausgaben wären andernfalls von der Person abzugsfähig. Um diese Ausnahmen zu rechtfertigen, führen Sie gute Aufzeichnungen über den Zweck der Reise und die Zeit, die diese Person für geschäftliche Zwecke aufwendet.

Qualifizierte Ruhestandsplanungsdienste

Wenn Sie über einen qualifizierten Altersvorsorgeplan verfügen, können Sie Ihren Mitarbeitern Dienstleistungen zur Altersvorsorge anbieten. Diese Leistungen gelten nicht als Einkommen der Arbeitnehmer. Ihr Unternehmen darf bei der Erbringung dieser Dienstleistungen nicht zugunsten hochvergüteter Führungskräfte diskriminieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)