Welche Kfz-Kosten kann ich bei Dienstfahrten absetzen?

ByDr. J. K. Hartmann

Unternehmer können Kosten für die Nutzung eines Autos für geschäftliche Zwecke, für das eigene Fahren und für das Fahren von Mitarbeitern absetzen. Das Auto kann Eigentum des Unternehmens oder des Mitarbeiters sein, und Sie können die Höhe der Abzüge anhand eines Standard-Kilometerstands oder eines tatsächlichen Kostenabzugs bestimmen.

In diesem Artikel werden die beiden Möglichkeiten zum Abzug von Fahrkosten sowie die Grenzen und Einschränkungen dieser Abzüge erläutert.

Wichtige Erkenntnisse

  • Ein Kleinunternehmen kann Ausgaben für die Nutzung eines Autos durch Mitarbeiter und Eigentümer abziehen, jedoch nur für geschäftliche Zwecke.
  • Persönliche Fahrtkosten und Fahrtkosten sind nicht abzugsfähig.
  • Sie können die Fahrkosten abziehen, indem Sie die tatsächlichen Ausgaben angeben oder den Standardmeilensatz des Internal Revenue Service (IRS) mit Ihren Geschäftsmeilen für das Jahr multiplizieren.
  • Sie müssen in der Lage sein, durch Vorlage aktueller Unterlagen nachzuweisen, dass die Ausgaben geschäftsbedingt waren.

Wer kann Betriebskosten absetzen?

Ihr Kleinunternehmen kann alle Geschäftsfahrkosten für alle Arten von Fahrzeugen abziehen, die von Geschäftsinhabern und Mitarbeitern gefahren werden. Wenn Ihr Unternehmen Eigentümer des Fahrzeugs ist, können Sie auch die Abschreibungskosten absetzen, allerdings nur, wenn Sie das Fahrzeug mehr als 50 % der Zeit für geschäftliche Zwecke nutzen. Wenn Sie beispielsweise 60 % Ihrer Geschäftszeit einen Firmenwagen nutzen, können Sie 60 % Ihrer Fahrkosten für das Jahr absetzen.

Einige Arbeitgeber erstatten ihren Mitarbeitern die Fahrtkosten, andere nicht. Allerdings können Arbeitnehmer ihre nicht erstatteten Kosten für dienstliche Fahrten nicht mehr absetzen. Mit Wirkung bis zum Jahr 2025 hat das IRS den sonstigen Einzelsteuerabzug in Anhang A des Formulars 1040 ausgesetzt. Nicht erstattete Geschäftsausgaben von Mitarbeitern wurden in dieser Kategorie berücksichtigt, sodass Mitarbeiter keinen Abzug für geschäftliche Fahrtkosten in Anspruch nehmen können, die nicht von ihrem Arbeitgeber erstattet wurden.

Was zählt als abzugsfähige Fahrzeugkosten?

Als Kleinunternehmer können Sie die tatsächlichen Kosten für den Betrieb eines Autos oder LKWs abziehen (siehe unten) oder den IRS-Standardmeilensatz zur Berechnung des Abzugs heranziehen und diesen Satz mit Ihren Geschäftsmeilen für das Jahr multiplizieren. Sie können diese Abzüge auch dann in Anspruch nehmen, wenn Sie das Fahrzeug gemietet haben, z. B. als Taxifahrer oder für Uber oder Lyft.

Abschreibungskosten

Der Wertverlust eines firmeneigenen Fahrzeugs wird anders als andere Aufwendungen abgezogen. Fahrzeuge sind Vermögenswerte und die Kosten ihrer Nutzung werden über mehrere Jahre abgeschrieben. Das IRS betrachtet Fahrzeuge als denkmalgeschütztes Eigentum, was bedeutet, dass sie sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt werden können.

Sie können einen Firmenwagen nur dann abschreiben, wenn er Ihrem Unternehmen gehört und mehr als 50 % der Zeit für geschäftliche Zwecke genutzt wird, und Sie können nur den Teil der Kosten abschreiben, der geschäftsbedingt ist. Zur Abschreibung des Fahrzeugs müssen Sie die Istkostenmethode anwenden.

Notiz

Wenn Sie ein Auto für geschäftliche Zwecke leasen, können Sie den Teil jeder Leasingzahlung, der für die geschäftliche Nutzung bestimmt ist, entweder mit dem Standardkilometersatz oder mit den tatsächlichen Ausgaben abziehen. Sie müssen jedoch während der gesamten Laufzeit des Mietvertrags dieselbe Methode anwenden.

Nicht abzugsfähige Ausgaben

Sie müssen die geschäftliche und private Nutzung des Autos trennen, unabhängig davon, ob es sich um Ihr Privatauto oder um ein Firmenauto handelt. Persönliche Ausgaben sind niemals abzugsfähig.

Kosten für den Arbeitsweg (von zu Hause aus hin und zurück zur Arbeit) sind nicht abzugsfähig, da es sich hierbei um eine persönliche Ausgabe handelt.

Die Nutzung des Autos für den Transport geschäftlicher Unterlagen beim Pendeln oder für geschäftliche Telefongespräche mit dem Mobiltelefon ist nicht abzugsfähig. Das IRS sagt, dass diese Umstände die Kosten immer noch nicht abzugsfähig machen, da Sie das Auto hauptsächlich zum Pendeln nutzen.

Sie können die Nutzung Ihres Fahrzeugs nicht als Werbung absetzen, etwa das Anbringen eines Schildes an Ihrem Auto und das Herumfahren. Das IRS sagt ausdrücklich:

„Das Anbringen von Werbematerial, das für Ihr Unternehmen wirbt, an Ihrem Auto ändert nichts an der Nutzung Ihres Autos von der persönlichen zur geschäftlichen Nutzung. Wenn Sie dieses Auto zum Pendeln oder für andere persönliche Zwecke nutzen, können Sie Ihre Ausgaben für diese Nutzung trotzdem nicht abziehen.“

Die zwei Abzugsmethoden

Das IRS ermöglicht zwei verschiedene Möglichkeiten, Kosten für Geschäftsfahrten abzuziehen: tatsächliche Ausgaben und einen Standard-Kilometerabzug. Welche Kostenabzugsmethode Sie wählen, hängt von Ihrer Situation sowie den IRS-Anforderungen und -Einschränkungen ab.

Standard-Kilometerpauschale

Der standardmäßige IRS-Meilenabzug für den Geschäftsverkehr, der jedes Jahr wechselt, am einfachsten zu nutzen ist. Sie multiplizieren einfach die für das Jahr gefahrenen Geschäftsmeilen mit dem Satz für dieses Jahr und tragen diesen Betrag in das entsprechende Steuerformular ein.

Wenn Sie für Ihr eigenes Auto den Standard-Kilometertarif wählen, müssen Sie diesen im ersten Jahr Ihrer Autonutzung nutzen. Wenn Sie diese Methode für ein geleastes Auto nutzen möchten, müssen Sie sie für alle Leasingjahre nutzen.

Das IRS hat einige Anforderungen für die Nutzung der Standard-Kilometerpauschale:

  • Sie dürfen nicht fünf oder mehr Autos gleichzeitig betreiben, wie bei einem Flottenbetrieb.
  • Sie dürfen für das Auto keinen Wertminderungsabzug auf andere Weise als linear geltend gemacht haben.
  • Sie dürfen für das Auto keinen Abzug gemäß Abschnitt 179 geltend gemacht haben.
  • Sie dürfen die Sonderabschreibung für das Auto nicht in Anspruch genommen haben.
  • Sie dürfen keine tatsächlichen Kosten für ein von Ihnen geleastes Auto geltend gemacht haben.

Zusätzlich zum Standard-Kilometerabzug können Sie mehrere andere Fahrkosten separat vom Standard-Kilometersatz abziehen:

  • Zinsaufwand für einen Autokredit, basierend auf dem Prozentsatz der Zeit, die Sie ihn für geschäftliche Zwecke nutzen
  • Gewerbebedingte Mautgebühren und Parkgebühren
  • Der geschäftliche Teil der lokalen persönlichen Vermögenssteuern auf Kraftfahrzeuge

Tatsächliche Ausgaben

Ihr Unternehmen kann die tatsächlichen Kosten für geschäftliches Fahren abziehen, darunter:

  • Kfz-Zulassungsgebühren
  • Lizenzen
  • Gas
  • Versicherung
  • Reparaturen
  • Reifen
  • Öl
  • Garagenmiete
  • Fahrzeugtitel

Sie können die Abschreibungen wie oben beschrieben auch jedes Jahr abziehen, die Abschreibung ist jedoch kompliziert. Holen Sie sich für diesen Teil Ihrer Gewerbesteuererklärung Hilfe von einem zugelassenen Steuerberater.

Notiz

Denken Sie daran, dass diese Autokosten zwischen privater und geschäftlicher Nutzung getrennt werden müssen, bevor Sie Ihre geschäftlichen Fahrkosten für das Jahr berechnen.

Führen Sie gute Aufzeichnungen

Um die Kfz-Kosten für Dienstfahrten absetzen zu können, müssen Sie einen Nachweis über die Dienstfahrt vorlegen. Dies gilt auch dann, wenn Sie den Standardabzug in Anspruch nehmen.

Sie müssen auch die Beträge nachweisen können, die Sie für Dienstfahrten gezahlt haben. Sie müssen schriftliche Aufzeichnungen führen, z. B. Quittungen, eingelöste Schecks oder Rechnungen.

Führen Sie Aufzeichnungen über:

  • die Kosten des Autos und etwaige Verbesserungen
  • Das Datum, an dem Sie begonnen haben, das Auto geschäftlich zu nutzen
  • Der Kilometerstand für jede geschäftliche Nutzung,
  • Die Gesamtmeilen für das Jahr

Notiz

Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter viel geschäftlich unterwegs sind, sollten Sie über die Anschaffung einer Geschäftsfahr-App nachdenken, um die Nachverfolgung zu erleichtern.

Alle Aufzeichnungen über Fahrtkosten für geschäftliche Fahrten müssen korrekt und aktuell sein (zum Zeitpunkt der Kostenerstellung erstellt). Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen vollständig sind und alle Informationen enthalten, einschließlich Datum, Ort, Kilometerstand, tatsächliche Ausgaben und Geschäftszweck.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie hoch ist derzeit der standardmäßige Meilenabzugssatz?

Der IRS legt jedes Jahr einen optionalen Standardmeilensatz für Geschäftsfahrten fest, der auf den Betriebskosten eines Fahrzeugs basiert. Der Kilometertarif 2021 beträgt 56 Cent pro gefahrener Meile für geschäftliche Zwecke, 1,5 Cent weniger als der Tarif von 2020.

Der IRS legt außerdem zwei weitere Fahrgebühren fest. Die weiteren Fahrtarife 2021 sind:

  • 16 Cent pro Meile für medizinische Zwecke und für Umzugskosten für aktive Militärangehörige
  • 14 Cent pro Meile für das Fahren im Dienste gemeinnütziger Organisationen

Welche Kosten können Sie abziehen, wenn Sie für Ihr Unternehmen ein Fahrzeug leihen?

Die Kosten für das Fahren eines Autos zu geschäftlichen Zwecken (nicht zum Pendeln oder für andere persönliche Zwecke) sind legitime Geschäftsausgaben und Sie können diese Ausgaben in Ihrer Gewerbesteuererklärung absetzen. Wenn Sie sich ein Auto leihen, um es geschäftlich zu nutzen, können Sie als einzigen Aufwand den Wertverlust nicht abziehen.

Abschreibungskosten sind für Fahrzeuge und andere große Anschaffungen (sogenannte Kapitalanlagen) über die Zeit abzugsfähig, in der sich das Fahrzeug im Besitz des Unternehmens befindet. Sie können die Wertminderung nicht abziehen, da Ihr Unternehmen nicht Eigentümer des Fahrzeugs ist.

Wo ziehen Sie die Kosten für Geschäftsfahrzeuge ab?

Kleinunternehmer können die Ausgaben für Geschäftsfahrzeuge in Anhang C absetzen, dem Plan, der zur Berechnung des Gewinns oder Verlusts eines Kleinunternehmens verwendet wird. Geben Sie in Zeile 9 Pkw- und Lkw-Kosten den Gesamtbetrag Ihrer geschäftlichen Fahrkosten für das Jahr (abzüglich der Abschreibungen) ein. Sie können den Gesamtbetrag berechnen, indem Sie entweder den IRS-Standardsatz für das Jahr oder die tatsächlichen Ausgaben verwenden.

In Teil IV dieses Formulars müssen Sie außerdem weitere Informationen zu Ihrem geschäftlichen Fahrverhalten für das Jahr angeben.

Die Abschreibungskosten für Autos, die Ihrem Unternehmen gehören, werden anders berechnet als andere laufende Kosten. Die Abschreibung muss zunächst mithilfe des IRS-Formulars 4562 Abschreibung und Amortisation berechnet werden. Diese Kosten sind in der Kategorie der denkmalgeschützten Immobilien enthalten und Sie müssen das Fahrzeug mehr als 50 % der Zeit für geschäftliche Zwecke nutzen, um einen Wertminderungsabzug für das Jahr vornehmen zu können.