Was tun, wenn Sie ein falsches W-2-Formular erhalten?

Es passiert häufiger, als Sie vielleicht denken: Sie erhalten Ihr W-2 und bereiten sich darauf vor, Ihre Steuern zu zahlen, und dann bemerken Sie, dass die dort angegebenen Löhne falsch zu sein scheinen. Sie vergleichen noch einmal Ihre eigenen Unterlagen und stellen fest, dass die Informationen tatsächlich falsch sind. Sie müssen die Situation in Ordnung bringen, und zwar schnell, denn die Uhr tickt auf die Steuererklärungsfrist zu.

Zum Glück haben Sie ein paar Optionen und die Regeln und Richtlinien sind ziemlich schwarz-weiß. Hier erfahren Sie, was Sie über den Erhalt eines falschen W-2 wissen sollten, einschließlich der Frage, wer für die Reparatur verantwortlich ist und wie Sie Strafen vermeiden können.

Kontaktieren Sie Ihren Arbeitgeber

Stellen Sie sicher, dass die Informationen auf Ihrem W-2 wirklich fehlerhaft sind. Manchmal weichen die angezeigten Beträge geringfügig von den Beträgen ab, die auf Ihrer letzten Gehaltsabrechnung des Jahres angegeben sind. Das W-2 kann Anpassungen des steuerpflichtigen Einkommens oder steuerfreie Vorteile beinhalten. Wenn Sie Fehler festgestellt haben, besteht der erste Schritt darin, Ihren Arbeitgeber (in der Regel die Personal- oder Gehaltsabrechnungsabteilung) zu kontaktieren, um ihn auf das Problem aufmerksam zu machen und ihn aufzufordern, Ihnen bis Ende Februar ein neues, korrektes W-2-Formular zuzusenden.

Wenn Sie Steuern elektronisch einreichen, korrigieren Sie die ursprünglich eingegebenen W-2-Informationen, sobald Sie ein korrektes W-2 erhalten. Es besteht keine Verpflichtung, das W-2C-Formular einzusenden, wenn Sie es elektronisch einreichen, da der IRS eine Kopie vom Arbeitgeber erhält. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekten Informationen aus Formular W-2C eingeben und füllen Sie dann die Steuererklärung wie gewohnt aus.

Wenden Sie sich an das IRS

Wenden Sie sich an das IRS, wenn es erhebliche Ungenauigkeiten gibt oder wenn Sie befürchten, dass Ihr Arbeitgeber zu Unrecht Bundeseinkommens- und Beschäftigungssteuern einbehält oder diese nicht einbehält. Das IRS wird die Angelegenheit direkt untersuchen.

Sie können die gebührenfreie Nummer 1-800-829-1040 anrufen oder ein Steuerberatungszentrum aufsuchen. Das IRS sendet Ihrem Arbeitgeber einen Brief mit der Anweisung, innerhalb von 10 Tagen eine korrigierte Version herauszugeben.

Sie können Ihre Steuererklärung mit Formular 4852, dem „Ersatz für Formular W-2“, unter Angabe der Ihrer Meinung nach korrekten Lohn- und Quellenbeträge einreichen.“und der IRS wird Sie auf diese Option hinweisen, wenn Sie ihn kontaktieren. Wenn Sie dieses Formular verwenden, müssen Sie auf Ihre Gehaltsabrechnungen verweisen.

Wenn Insolvenz das Problem ist 

Wenn Ihr Arbeitgeber pleite ist oder sein Geschäft aufgibt, gibt es möglicherweise eine andere Möglichkeit, das Problem zu lösen. Nach Angaben des IRS ist es einem Mitarbeiter in diesem Fall manchmal möglich, sich direkt an das Insolvenzgericht zu wenden. Der Insolvenzverwalter kann möglicherweise ein korrigiertes W-2 vorlegen, anstatt dass der Mitarbeiter das Formular 4852 verwenden muss.

Wenden Sie sich an das Insolvenzgericht in Ihrer Nähe, wenn Sie sich in dieser Situation befinden. Fragen Sie, wie Sie den Treuhänder kontaktieren können, der den Insolvenzfall Ihres früheren Arbeitgebers betreut, und wenden Sie sich dann an ihn, um ihm Ihr Problem zu schildern.

Fehler mit anderen Informationen

W-2-Fehler beschränken sich nicht nur auf Einkommens- und Quellensteuerabweichungen. Die Schreibweise Ihres Namens, eine Namensänderung aufgrund einer Heirat oder Scheidung, Ihre Adresse oder Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) können ebenfalls falsch sein, aber das lässt sich normalerweise viel einfacher beheben.

Es sollte einfach sein, Ihren Arbeitgeber zu bitten, Ihren Namen oder Ihre SSN zu korrigieren, obwohl Sie wahrscheinlich einen Nachweis Ihrer Nummer vorlegen müssen.

Was eine falsche Adresse angeht – vielleicht sind Sie umgezogen, seit Sie bei diesem Arbeitgeber angefangen haben, und Sie haben es versäumt, Ihre Daten gegenüber dem Unternehmen zu aktualisieren –, ist dies normalerweise ein Problem, das leicht gelöst werden kann. Sie können das Formular W-2 zusammen mit Ihrer Steuererklärung einreichen, solange Ihre korrekte und aktuelle Adresse auf Ihrem Formular 1040 angegeben ist. Sie sollten Ihren Arbeitgeber jedoch über die Änderung informieren.

Das Fazit 

Ein einfacher menschlicher Fehler oder Computerfehler kann oft die Ursache für den Erhalt eines falschen W-2 sein. Wenn der Fehler sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber rechtzeitig behoben wird, kann der Fehler korrigiert und die korrekten Steuerzahlerinformationen ohne Angst vor einer Strafe an das IRS übermittelt werden.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie einen Buchhalter benötigen, der Ihnen hilft, weil Ihr W-2 falsch ist, suchen Sie nach einem registrierten Vertreter, einem Wirtschaftsprüfer oder einem Steueranwalt. Diese Fachleute können in Ihrem Namen mit dem IRS sprechen, ohne dass Sie physisch anwesend sein müssen. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)