Was sind Vollzeitäquivalente (FTE)?

Vollzeitäquivalente (FTE) sind eine Kennzahl, die die Gesamtzahl Ihrer Vollzeitbeschäftigten misst, basierend auf den geleisteten Arbeitsstunden und nicht auf der genauen Anzahl der Mitarbeiter. Jeder Teilzeitbeschäftigte zählt als Bruchteil eines VZÄ, je nachdem, wie viele Stunden er durchschnittlich arbeitet.

Für die Beurteilung der Unternehmensleistung ist es wichtig, die Anzahl Ihrer Vollzeitäquivalente zu kennen. Sie ist im Rahmen des Affordable Healthcare Act (ACA) und für bestimmte Steuergutschriften erforderlich. Die Methode zur Berechnung der FTE unterscheidet sich für jede dieser Verwendungen geringfügig. Erfahren Sie, wie Sie es für jeden Geschäftszweck berechnen.

Was sind Vollzeitäquivalente?

Manchmal ist es hilfreich zu wissen, wie hoch die Gesamtzahl der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten in einem Unternehmen ist. In vielen Situationen muss ein Unternehmen jedoch seinen Personalbestand anhand der Vollzeitbeschäftigung anzeigen oder melden.

Jeder Mitarbeiter, der Vollzeit arbeitet, entspricht 1,0 FTE. Ein Teilzeitbeschäftigter, der halbtags arbeitet, entspräche 0,5 VZÄ. Ihr Gesamt-FTE ist die Gesamtsumme der FTE-Anzahl jedes Mitarbeiters.

• Akronym: VZÄ

Wie berechnet man Vollzeitäquivalente?

Vollzeitäquivalente werden für unterschiedliche Rechnungslegungszwecke oder zur Berechnung der Berechtigung für unterschiedliche Bundesprogramme auf unterschiedliche Weise berechnet. Schauen wir uns drei der häufigsten an.

Berechnung der FTEs für die Standardbuchhaltung

Bei der Berechnung Ihrer Vollzeitäquivalente für grundlegende Buchhaltungs- oder Geschäftszwecke ist es am einfachsten, die jährlichen Gesamtarbeitsstunden aller Mitarbeiter durch einen durchschnittlichen jährlichen Vollzeitarbeitsplan zu dividieren.

Ein typischer Vollzeitplan umfasst 40 Stunden pro Woche, 52 Wochen pro Jahr, also insgesamt 2.080 Stunden. In diesem Fall würden Sie also alle Mitarbeiterstunden des Jahres addieren und durch 2.080 dividieren. Runden Sie Ihre Antwort ab, um Ihre Vollzeitäquivalente zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen 35 Stunden Vollzeit berücksichtigt, müssen Sie Ihre Berechnung entsprechend anpassen.

Normalerweise würden Sie die Stunden, die Eigentümer oder Partner arbeiten, nicht in diese Berechnung einbeziehen, Sie können dies jedoch für Ihre eigenen Buchhaltungszwecke tun, wenn Sie die Arbeit des Eigentümers in Ihre Auswertung einbeziehen möchten.

Berechnung der Vollzeitäquivalente für große Arbeitgeber im Rahmen des ACA

Wenn Sie ein großer Arbeitgeber (ALE) sind, werden Ihre Verantwortlichkeiten als ALE jedes Jahr auf der Grundlage der durchschnittlichen Größe Ihrer Belegschaft im Vorjahr bestimmt. Um festzustellen, ob es sich bei einem Arbeitgeber um einen ALE handelt, gilt ein Arbeitnehmer als Vollzeitbeschäftigter, wenn er 30 Stunden pro Woche oder mindestens 130 Stunden im Monat arbeitet. Ein Vollzeitäquivalent-Mitarbeiter ist eine Kombination von Teilzeitmitarbeitern, die einem Vollzeitmitarbeiter gleichwertig sind. So finden Sie diese FTE-Nummer:

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Berechnung der Vollzeitäquivalente zu diesem Zweck Folgendes nicht:

• Einige Mitarbeiter (US-Bürger oder Nicht-Staatsbürger), die außerhalb der USA arbeiten.
• Partner einer Partnerschaft
• Aktionäre der S-Corporation, die mindestens 2 % der S-Corporation besitzen
• Leiharbeiter
• Immobilienmakler oder Direktverkäufer

Berechnung der Vollzeitäquivalente für die Steuergutschrift für Kleinunternehmen

Im Rahmen des ACA haben bestimmte Kleinunternehmen Anspruch auf eine Steuergutschrift für Kleinunternehmen, um die Kosten für die Bereitstellung von Gesundheitsleistungen für ihre Mitarbeiter zu decken. Eine Voraussetzung für diese Gutschrift ist, dass das Unternehmen über 25 oder weniger VZÄ verfügen muss.

Um festzustellen, ob Sie Anspruch auf die Steuergutschrift für Kleinunternehmen haben, müssen Sie ein anderes System zur Zählung von Vollzeitäquivalenten verwenden. Zählen Sie zunächst die Gesamtzahl der Mitarbeiter die zu irgendeinem Zeitpunkt des Jahres in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben, sowohl Vollzeit als auch Teilzeit. 

Nicht zählen:

• Eigentümer, einschließlich Einzelunternehmer, Gesellschafter einer Personengesellschaft, S-Corporation-Aktionäre, die mehr als 2 % der Aktien besitzen, oder Unternehmensaktionäre, die mehr als 5 % der Aktien besitzen
• Ihr Ehepartner, Ihre Kinder, Familienmitglieder oder Ehepartner von Familienmitgliedern (mit anderen Worten: Wenn jemand durch Heirat, Geburt oder auf andere Weise mit Ihnen verwandt ist, zählen Sie diese Person nicht als Arbeitnehmer)
• Saisonarbeiter, es sei denn, sie arbeiten mehr als 120 Tage im Jahr

Zur Berechnung der Vollzeitäquivalente für die Krankenversicherungsgutschrift für Kleinunternehmen können Sie eine von drei Methoden verwenden:

1. Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden, einschließlich Urlaubs-, Feiertags- und Krankheitsentgelt
2. Arbeitstageäquivalenz, bei der jedem Mitarbeiter für jeden geleisteten Arbeitstag acht Arbeitsstunden gutgeschrieben werden
3. Arbeitswochenäquivalenz, bei der den Mitarbeitern für jede Woche, in der Zahlungen geleistet werden, oder für Wochen bezahlten Urlaubs 40 Arbeitsstunden gutgeschrieben werden

Sie können unterschiedliche Methoden für unterschiedliche Klassifizierungen von Mitarbeitern anwenden, solange Sie die Methode innerhalb jeder Klassifizierung konsistent anwenden. Wenn Sie die Gesamtzahl der Stunden ermittelt haben, dividieren Sie diese durch 2.080 und runden Sie auf Ihr VZÄ ab.

Wie FTEs funktionieren

Es ist aus mehreren Gründen wichtig, die Gesamtzahl Ihrer Vollzeitmitarbeiter zu kennen. Mit dieser Nummer können Sie:

• Bewerten Sie, wie viel Arbeitsaufwand für die Führung Ihres Unternehmens erforderlich ist.
• Bewerten Sie die Produktivität Ihrer Teilzeitbelegschaft.
• Berechnen Sie wichtige Geschäftskennzahlen wie Umsatz oder Gewinn pro Mitarbeiter.
• Planen Sie Projekte basierend auf der Anzahl der Vollzeitäquivalente, die für deren Fertigstellung erforderlich sind.
• Bestimmen Sie die Anforderungen und möglichen Credits im Rahmen des ACA.

FTE-Mitarbeiter für das Paycheck Protection Program

Das Paycheck Protection Program (PPP) ist ein Small Business Administration (SBA)-Programm, das Arbeitgebern dabei helfen soll, Mitarbeiter während der öffentlichen Gesundheits- und Wirtschaftskrise zu halten. Zur Ermittlung der Höhe des Krediterlasses für Kreditnehmer wird die Anzahl der Vollzeitäquivalente herangezogen.

Kreditnehmer können entweder die durchschnittliche Anzahl der Vollzeitkräfte pro Monat zwischen dem 15. Februar 2019 und dem 30. Juni 2019 oder zwischen dem 1. Januar 2020 und dem 29. Februar 2020 heranziehen, um zu bestimmen, ob sie die Kriterien für einen Krediterlass erfüllen – die Wahl liegt beim Kreditnehmer. Arbeitgeber können für jede innerhalb eines Monats liegende Lohnperiode eine durchschnittliche Anzahl von VZÄ-Mitarbeitern einsetzen.

Sie können die Definitionen Ihres Unternehmens für Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter verwenden. Wenn Sie ein PPP-Darlehen beantragen, müssen Sie Ihre Unterlagen beifügen, aus denen hervorgeht, wie viele Vollzeitkräfte Sie auf Ihrer Gehaltsabrechnung haben.