Ein Unternehmen kann seinen Mitarbeitern Reisekosten erstatten, ohne dass dadurch ein steuerpflichtiges Einkommen entsteht, indem es ihnen den entsprechenden Tagessatz zahlt. Diese Tarife variieren je nachdem, wie teuer das Reiseziel ist, und die meisten Tarife für Reisen innerhalb der USA werden von der General Services Administration (GSA) festgelegt.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Ihr Unternehmen kann Ihren Mitarbeitern Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten erstatten, die während der Reise anfallen, indem es ihnen den entsprechenden Tagessatz zahlt.
- Diese Tarife unterscheiden sich je nachdem, wie teuer das Reiseziel ist und manchmal auch nach der Jahreszeit.
- Sie werden vom Internal Revenue Service verwendet, um festzustellen, ob Mitarbeiter, die nicht der Bundesregierung angehören, Steuern auf die Erstattung berufsbezogener Reisekosten schulden.
- Die Tarife für die kontinentalen USA werden von der General Services Administration festgelegt. Die für Alaska, Hawaii und US-Territorien und -Besitztümer werden vom Verteidigungsministerium festgelegt. Und diejenigen für andere Länder werden vom Außenministerium festgelegt.
Erfahren Sie mehr über diese Tarife und erfahren Sie, wann sie genutzt werden können und wann nicht.
Was sind Tagessätze?
Der Begriff „per diem“ – lateinisch für „pro Tag“ – bezieht sich auf eine tägliche Pauschale für bestimmte Reisekosten für Mitarbeiter. Es gibt Tagessätze für zwei separate Komponenten:
- Unterkunft
- Mahlzeiten und Nebenkosten
Diese Tarife werden von Bundesbehörden festgelegt und gelten für Mitarbeiter der Bundesregierung, die beruflich reisen. Sie werden auch vom Internal Revenue Service verwendet, um festzustellen, ob Mitarbeiter, die nicht der Bundesregierung angehören, Steuern auf die Erstattung berufsbezogener Reisekosten schulden.
Ab der Steuererklärung 2019 bestehen die Nebenkosten (IE) nur noch aus Gebühren und Trinkgeldern für Gepäckträger, Gepäckträger sowie Hotel- und Schiffspersonal. Ausgaben für Reisen zwischen Unterkünften, Geschäfts- und Gastronomiestandorten sowie für den Versand von Reisegutscheinen und Kreditkartenrechnungen sind in IE nicht mehr enthalten. Diese Transport- und Versandkosten sowie die Kosten für Wäsche- und Reinigungsdienste sind gesondert zu erstatten.
Notiz
Die Fahrkosten der Mitarbeiter werden ebenfalls getrennt von den Tagesspesen behandelt. Zur Abrechnung der Fahrkosten können Sie möglicherweise die tatsächlichen Ausgaben oder den Standard-IRS-Kilometersatz verwenden, der in der zweiten Hälfte des Jahres 2022 62,5 Cent pro Meile und Meile betrug.
Wie funktionieren Tagessätze?
Ihr Unternehmen muss über einen rechenschaftspflichtigen Plan für die Erstattungskosten der Mitarbeiter verfügen, damit die Erstattungen nicht als Lohn behandelt und besteuert werden.
Um als rechenschaftspflichtiger Plan zu gelten, müssen die Ausgaben in einem geschäftlichen Zusammenhang stehen, der Mitarbeiter muss sie innerhalb einer angemessenen Frist melden und etwaige überschüssige Erstattungen müssen innerhalb einer angemessenen Frist zurückgezahlt werden.
Notiz
Der IRS berücksichtigt, wie viel Zeit eine „angemessene Zeitspanne“ ist, basierend auf den Umständen der einzelnen Situationen. Weitere Hinweise finden Sie in Publikation 463.
Kriterien für die Nutzung pro Tag
Das IRS betrachtet die Verwendung der Tagespauschale durch Ihr Unternehmen als Beweis für die Ausgaben der Mitarbeiter, wenn vier Kriterien erfüllt sind:
- Sie beschränken die Zahlung ihrer Ausgaben auf das, was gewöhnlich und für die Ausübung des Gewerbes oder Geschäfts erforderlich ist.
- Der Zuschuss ähnelt in seiner Form dem Bundessatz und ist nicht höher als dieser.
- Sie weisen Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist den Zeitpunkt, den Ort und den geschäftlichen Zweck ihrer Ausgaben nach.
- Sie sind nicht mit Ihnen verwandt.
Wenn sie mit Ihnen verwandt sind und/oder eines der anderen Kriterien nicht erfüllen, müssen sie dem IRS ihre täglichen Ausgaben nachweisen können.
Wie die Tagessätze festgelegt werden
Die General Services Administration legt den Tagessatz für jede Stadt und jeden Bundesstaat innerhalb der kontinentalen (auch als zusammenhängende) Vereinigten Staaten (CONUS) fest. In Gegenden mit höheren Kosten sind die Tagessätze höher und variieren in manchen Fällen auch je nach Jahreszeit. Die Kosten für Hotels, Mahlzeiten und andere typische Reisekosten können von Stadt zu Stadt und von Winter zu Sommer stark variieren.
Das Verteidigungsministerium (DOD) legt die Tagessätze für Alaska, Hawaii und die US-Territorien und Besitztümer fest, die kurz OCONUS (außerhalb der angrenzenden Vereinigten Staaten) genannt werden. Das Department of State (DOS) legt die Tagessätze für andere Länder fest.
Die Tagessätze werden jedes Jahr aktualisiert, normalerweise am 1. Oktober, mit Beginn des Geschäftsjahres der US-Regierung.
Notiz
Wenn Ihr Mitarbeiter am selben Tag in zwei Städte reist, sollte er den Tarif des Ortes verwenden, an dem er schläft.
Tagessätze finden
Mitarbeiter können auf den Websites „Tagessätze der GSA“, „Abfrage der Tagessätze des DOD“ und „Ausländische Tagessätze nach Standort“ des DOS nach Tagessätzen für Standorte suchen, an denen sie reisen.
Alternativen zu Tagessätzen
Sie können wählen, ob Sie Ihren Mitarbeitern die tatsächlichen Reisekosten oder eine Pauschale für jede Reise erstatten möchten. Von den Mitarbeitern wird jedoch erwartet, dass sie Steuern auf den Betrag zahlen, der den Tagessatz übersteigt, und Sie müssen auch Lohnsteuer zahlen.
Anstatt die tatsächlichen Tagessätze für jeden Standort zu verwenden, können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens eine High-Low-Methode anwenden, die aus einem Tarif für alle Reiseziele mit hohen Kosten und einem niedrigeren Tarif für alle anderen Reiseziele besteht. Ab dem 1. Oktober 2021 beträgt der Tarif für Standorte mit hohen Kosten 296 US-Dollar, einschließlich 74 US-Dollar für M&IE. Für alle anderen Standorte beträgt der Preis 202 US-Dollar, einschließlich 64 US-Dollar für M&IE.
Notiz
Einige Standorte gelten nur zu bestimmten Jahreszeiten als kostenintensiv. Beispielsweise sind Küstenziele in den nördlichen Bundesstaaten in den Sommermonaten teuer, im Rest des Jahres jedoch günstig.
Steuerabzüge auf Tagessätze
Ihr Unternehmen kann 100 % des Betrags abziehen, der einem Mitarbeiter für die Unterbringungskosten erstattet wird, jedoch nur 50 % des Betrags, der für die Verpflegungskosten erstattet wird.Ihre Mitarbeiter können 50 % der nicht erstatteten Kosten für Mahlzeiten über den Tagessatz hinaus absetzen. Für erstattete Kosten erfolgt kein Abzug.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was bedeutet M&IE?
Der M&IE sind die Kosten für Mahlzeiten und Nebenkosten. Es handelt sich um einen Bestandteil des Tagegeldes für bestimmte Reisekosten der Mitarbeiter.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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