Was sind Strafen für unbezahlte Lohnsteuer?

ByDr. J. K. Hartmann
Definition

Strafen für nicht gezahlte Lohnsteuersind Gebühren, die der Internal Revenue Service (IRS) auf das Konto eines Arbeitgebers erhebt, wenn dieser es versäumt, Lohnsteuern einzuziehen, zu melden und abzuführen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, Einkommenssteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer vom Lohn der Arbeitnehmer einzubehalten und diese Beträge dem IRS zu melden und einzureichen.
  • Arbeitgeber müssen außerdem die einbehaltenen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern ausgleichen und diese Beträge an das IRS abführen.
  • Das IRS verhängt je nach Steuerart Geldstrafen zwischen 2 % und 100 % der nicht gezahlten Steuer, wenn Arbeitgeber diese Anforderungen vorsätzlich missachten.
  • Selbst wenn Sie mit der Übermittlung von Zahlungen einfach zu spät kommen, können Strafen erhoben werden. 

Was sind Strafen für unbezahlte Lohnsteuer?

Der IRS listet in der IRS-Publikation 15 zahlreiche Anforderungen und Strafen für die Nichterfüllung von Lohn- und Gehaltsabrechnungspflichten auf, einige kommen jedoch häufiger vor als andere. Die häufigsten Fehltritte betreffen die Steuern des Formulars 941 – Quellen- und FICA-Steuern –, einige gelten jedoch auch für andere ähnliche Formulare.

  • Unterlassene Einreichung Das Formular 941 und ähnliche Formulare führen zu einer Strafe von 2 %, wenn Sie ein bis fünf Tage zu spät kommen, zu einer Strafe von 5 %, wenn Sie sechs bis 15 Tage zu spät kommen, oder zu 10 % für Zahlungen, die 16 oder mehr Tage zu spät erfolgen, bzw. innerhalb von 10 Tagen nach der ersten Mitteilung des IRS. Die maximale Strafe beträgt 15 % und gilt für Beträge, die Sie nicht mehr als 10 Tage nach Erhalt Ihrer ersten IRS-Benachrichtigung über die fällige Steuer zahlen.
  • Die Nichtbereitstellung von Informationsrücksendungen an Mitarbeiter, z. B. Formulare W-2, und andere Zahlungsempfänger auf Formular 1099-MISC kann ebenfalls zu IRS-Strafen führen.
  • Bei Nichtzahlung der Lohnsteuer bei Fälligkeit wird eine Treuhandfonds-Rückerstattungsstrafe (TFRP) erhoben.

Notiz

Anzahlungen werden auf die letzte Verbindlichkeit angerechnet, achten Sie also darauf, sie nicht zu spät zu tätigen.

Wie funktionieren Strafen für unbezahlte Lohnsteuern?

Nehmen wir an, Sie müssen jeden Monat eine Einzahlung von 1.500 $ tätigen. Sie zahlen nicht am 15. März ein, sondern zahlen am 15. April 2.000 $ ein, um den Rückstand aufzuholen. Von dieser Zahlung werden 1.500 US-Dollar bis zum 15. April und 500 US-Dollar bis zum 15. März verrechnet, sodass Ihnen möglicherweise eine Strafe für die 1.000 US-Dollar auferlegt wird, die für den 15. März nicht eingezahlt wurden.

Sie können auch wegen nicht gezahlter Lohnsteuern bestraft werden, wenn Sie Mitarbeiter fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer einstufen. Sie müssen keine Einkommenssteuern oder FICA-Steuern von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer einbehalten, es könnten jedoch Strafen drohen, wenn der IRS feststellt, dass sie falsch klassifiziert wurden und als Arbeitnehmer hätten bezahlt werden müssen, weil sie die Qualifikationsregeln für unabhängige Auftragnehmer nicht erfüllt haben.

Lohnsteuern sind Treuhandsteuern

Bei Treuhandfondssteuern handelt es sich um Steuern, die von jemandem erhoben werden, in der Regel von einem Kunden oder einem Mitarbeiter, und dann von einem Unternehmen „treuhänderisch“ verwaltet werden, bis sie an die entsprechende Steuereinheit übergeben werden. Umsatzsteuer und Lohnsteuer sind die häufigsten Arten von Treuhandfondssteuern.

Der IRS kann für diese nicht gezahlten Steuern eine Strafe für die Rückforderung des Treuhandfonds verhängen, wenn ein Unternehmen seine Zahlungen nicht rechtzeitig leistet. Der TFRP kann vom IRS für vorsätzliche Zwecke verhängt werden:

  • Unterlassene Steuererhebung
  • Unterlassene Abrechnung und Zahlung von Steuern

Der Fehler muss diese „vorsätzlichen“ Tests bestehen und von einer Partei begangen werden, die für den Fehler verantwortlich war. Das IRS definiert vorsätzlich als „freiwillig, bewusst und absichtlich“.

Notiz

In manchen Fällen reicht bereits eine leichtfertige Missachtung offensichtlicher Tatsachen aus, um Vorsatz zu zeigen.

Arten von Lohnsteuern

Das IRS nennt Lohnsteuern „Arbeitssteuern“. Dabei handelt es sich um Steuern, die Ihr Unternehmen einbehalten und zahlen muss, wenn Sie Mitarbeiter haben. Zu diesen Steuern gehören:

  • Bundeseinkommenssteuern: Müssen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten und an den IRS abgeführt werden.
  • Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern: Diese Steuern werden allgemein als „FICA-Steuern“ bezeichnet und müssen vom Arbeitnehmerlohn einbehalten und vom Arbeitgeber ausgeglichen werden.
  • Bundesarbeitslosensteuer: Muss vom Arbeitgeber auf der Grundlage des Bruttolohns aller Arbeitnehmer gezahlt werden.
  • Staatliche Arbeitslosensteuer: Muss gemäß den Gesetzen des Bundesstaates erhoben, gemeldet und gezahlt werden.

Nehmen wir an, ein Unternehmen hat mehrere Mitarbeiter und das Unternehmen behält für einen Zahltag 5.000 US-Dollar an Bundeseinkommenssteuer und 2.000 US-Dollar an FICA-Steuer von allen Gehaltsschecks der Mitarbeiter ein.

  • Die Bundeseinkommensteuer in Höhe von 5.000 US-Dollar muss an den IRS abgeführt werden.
  • Die FICA-Steuer in Höhe von 2.000 US-Dollar muss an das IRS für die Sozialversicherungsbehörde gezahlt werden, zusammen mit weiteren 2.000 US-Dollar, die das Unternehmen als Anteil an den FICA-Steuern schuldet.

Das Unternehmen sollte seine einbehaltenen Lohnsteuern in seiner Buchhaltung ausweisen und bei Fälligkeit Zahlungen an das IRS leisten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist die Strafe für die Nichtzahlung von FICA-Steuern?

Die Strafe für die Nichtzahlung von FICA-Steuern und anderen Lohnsteuern hängt davon ab, wie spät Sie gekommen sind. Sie beginnen bei 2 % für Steuern, die ein bis fünf Tage zu spät gezahlt werden, und bis zu 15 % für Steuern, die mehr als zehn Tage nach Erhalt Ihrer IRS-Benachrichtigung über Ihre unbezahlte Steuerrechnung gezahlt werden.

Was passiert, wenn Sie die Lohnsteuer zu spät zahlen?

Wenn Sie Ihre Lohnsteuer verspätet einreichen, müssen Sie eine Strafe zahlen, die davon abhängt, wie spät Sie Ihre Steuern gezahlt haben. Die Strafen liegen zwischen 2 % und 15 %.