Was sind abgegrenzte Verbindlichkeiten?

ByDr. J. K. Hartmann

Rückstellungen sind Betriebsausgaben, die noch nicht bezahlt wurden. Mit anderen Worten: Rückstellungen sind eine Art Geschäftsschulden. Diese Verbindlichkeiten werden ausschließlich nach der periodengerechten Rechnungslegungsmethode ausgewiesen.

Erfahren Sie mehr über diesen wenig bekannten (aber dennoch sehr wichtigen) Teil der Finanzlage Ihres Unternehmens.

Was sind abgegrenzte Verbindlichkeiten?

Aufgelaufene Verbindlichkeiten sind Beträge, die Sie in der Zukunft schulden. Sie sind in Ihrer Unternehmensbilanz enthalten. Eine Verbindlichkeit kann ein Darlehen oder eine Hypothek auf ein Geschäftsgebäude sein. Eine Verbindlichkeit kann kurzfristig oder langfristig sein. Beispielsweise ist der Teil eines Kredits, der innerhalb eines Jahres fällig ist, kurzfristig, der Rest des Kredits jedoch langfristig.

Wie funktionieren abgegrenzte Verbindlichkeiten?

In Ihrer Unternehmensbilanz werden auf der einen Seite Ihre Unternehmensvermögenswerte erfasst und auf der anderen Seite zeigt die Swip Health-Bilanz die Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Eigentümers. Die aufgelaufenen Verbindlichkeiten sind auf der rechten Seite des Swip Health-Blatts aufgeführt. Kurzfristige abgegrenzte Verbindlichkeiten (solche, deren Zahlung in weniger als einem Jahr erwartet wird) werden vor langfristigen Verbindlichkeiten ausgewiesen.

Rückstellungen für Verbindlichkeiten gelten nur für Unternehmen, die periodengerechte Rechnungslegungsmethoden anwenden. Das liegt daran, dass Transaktionen nur dann erfasst werden, wenn sie stattfinden – auch wenn das Geld noch nicht den Besitzer gewechselt hat. Wenn Sie keine periodengerechte Buchhaltung verwenden, werden Kosten erst dann verbucht, wenn Sie diese Kosten bezahlt haben. Das bedeutet, dass Sie keine aufgelaufenen Verbindlichkeiten hätten.

Wenn etwas „aufgelaufen“ ist, bedeutet das, dass es sich ansammelt. Aus buchhalterischer Sicht bedeutet das Entstehen einer Verbindlichkeit, dass die Verbindlichkeit zu einem späteren Zeitpunkt beglichen werden muss. Aufgelaufene Verbindlichkeiten sammeln sich also im Laufe der Zeit an und werden zu bestimmten Zeitpunkten beglichen.

Notiz

Um diese Idee besser zu verstehen, denken Sie an die Krankheitszeit, die Sie möglicherweise bei Ihrer Arbeit verdienen. Die Krankheitszeit erhöht sich, wenn Sie mehr arbeiten. Diese kranke Zeit wartet dort auf Sie, bis Sie sich entscheiden, sie irgendwann in der Zukunft zu verbringen.

Beispiele für Rückstellungen

Zwei gängige Arten von Rückstellungen betreffen Umsatzsteuern und Lohnsteuern. Diese Kosten fallen an – das heißt, die Beträge summieren sich im Laufe der Zeit – und werden dann bezahlt. Diese Verbindlichkeiten entstehen aus bestimmten Transaktionen.

Wenn Ihr Unternehmen einen steuerpflichtigen Artikel oder eine steuerpflichtige Dienstleistung verkauft, müssen Sie die Umsatzsteuer einziehen, dann müssen Sie die eingezogenen Beträge melden und regelmäßig Zahlungen an die Steuerbehörde Ihres Staates leisten.

Eine einfache Transaktion mit aufgelaufener Umsatzsteuer könnte mit einem Verkauf beginnen, bei dem eine Umsatzsteuer in Höhe von 13,40 US-Dollar anfällt. Sie kassieren vom Kunden 13,40 $ zur Deckung der Umsatzsteuer. Da Sie diese Steuer noch nicht bezahlt haben, erfassen Sie sie in Ihrer Buchhaltungssoftware als aufgelaufene Verbindlichkeit in der Kategorie „zu zahlende Umsatzsteuer“. Dann zahlen Sie am Ende des Jahres oder Quartals diese Umsatzsteuer zusammen mit allen anderen im Laufe des Zeitraums erhobenen Umsatzsteuern. Zu diesem Zeitpunkt können die 13,40 $ von den aufgelaufenen Verbindlichkeiten abgezogen werden.

Jedes Mal, wenn Sie die Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen durchführen, sind Sie für die Einbehaltung von FICA-Steuern, Arbeitslosensteuern und anderen Formen der Beschäftigungssteuer verantwortlich. Der für die Umsatzsteuer beschriebene Prozess funktioniert für jedes dieser Lohnsteuerschuldenkonten gleich. Bei der Lohnabrechnung werden die Lohnsteuern als Rückstellungen in die Buchhaltungssoftware eingetragen. Wenn die Zahlungen geleistet werden, werden die Beträge von den Rückstellungen abgezogen.

Alle anderen Abzüge von der Lohn- und Gehaltsabrechnung könnten ebenfalls als aufgelaufene Verbindlichkeit verbucht werden, wie zum Beispiel:

  • Abzüge für Prämien für die Krankenversicherung der Mitarbeiter
  • Abzüge und Arbeitgeberbeiträge zur Altersvorsorge der Mitarbeiter
  • Abzüge für wohltätige Spenden wie United Way oder interne „Sunshine“-Fonds

Treuhandfondssteuern

Zu zahlende Umsatzsteuern und zu zahlende Lohnsteuern werden als Treuhandsteuern bezeichnet, da die Beträge treuhänderisch zur Zahlung an Steuerbehörden auf Bundes- und Landesebene gehalten werden. Diese aufgelaufenen Verbindlichkeiten sollten auf einem separaten Konto oder auf andere Weise getrennt gehalten werden, damit Sie nicht in Versuchung geraten, sie zu verwenden.

Der Internal Revenue Service (IRS) und staatliche Steuerbehörden verhängen Strafen für Treuhandfonds gegen Unternehmen, die diese Steuern nicht zahlen. Im Fall des IRS können diese Strafen für die Rückforderung von Treuhandfonds gegen die Person verhängt werden, die für die Zahlung dieser Steuern verantwortlich ist und „diese absichtlich nicht einzieht oder zahlt“.Der Verantwortliche kann persönlich haftbar gemacht werden.

Wichtige Erkenntnisse

  • Rückstellungen sind Ausgaben, die ein Unternehmen noch nicht bezahlt hat.
  • Aufgelaufene Verbindlichkeiten gelten nur für Unternehmen, die periodengerechte Rechnungslegungsmethoden verwenden, bei denen Transaktionen dann erfasst werden, wenn sie stattfinden, und nicht, wenn sie bezahlt werden.
  • Zu den allgemeinen Rückstellungen zählen Umsatzsteuern und Lohnsteuern.