Was Sie tun müssen, bevor Sie die jährlichen W-2-Formulare vorbereiten

Arbeitgeber sind verpflichtet, jedem ihrer Arbeitnehmer jedes Jahr einen Bericht mit den Gesamtlöhnen und Abzügen des Arbeitnehmers zuzusenden. Arbeitnehmer können diese Informationen dann in ihre Einkommensteuererklärung aufnehmen. Der Bericht ist ein W-2-Formular und muss auch bei der Social Security Administration (SSA) eingereicht werden.

Für das Ausfüllen, Verteilen und Einreichen dieser Formulare gelten zahlreiche Steuervorschriften. Es kann hilfreich sein, die Anforderungen und Fristen zu verstehen, bevor Sie mit der Vorbereitung beginnen.

Klassifizieren Sie Ihre Mitarbeiter richtig

Das IRS verlangt, dass Sie Ihre Arbeitnehmer korrekt klassifizieren: Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer. Es können Bußgelder und Strafen verhängt werden, wenn der Arbeitnehmer, den Sie als unabhängiger Auftragnehmer bezahlen, als Arbeitnehmer bezahlt werden sollte. 

Ein Mitarbeiter

Jeder, der Dienstleistungen für eine Organisation erbringt, ist im Allgemeinen ein Mitarbeiter, wenn die Organisation die von ihm geleistete Arbeit sowie die Art und Weise und den Zeitpunkt ihrer Ausführung kontrollieren kann.

Ein unabhängiger Auftragnehmer

Ein unabhängiger Auftragnehmer ist nach der IRS-Definition jemand, der Dienstleistungen für die breite Öffentlichkeit anbietet und die Kontrolle darüber hat, wie er seine Arbeit erledigt und welche Arbeit er ausführen wird.

Überprüfen Sie die Verteilungs- und Einreichungsfrist

Der W-2-Prozess umfasst zwei Schritte. Der erste Schritt besteht darin, die W-2-Formulare an die Mitarbeiter zu verteilen. Der zweite Schritt besteht darin, diese Formulare bei der SSA einzureichen.

Die Frist für den Versand von W-2-Formularen an Mitarbeiter und die Einreichung der Formulare bei der SSA endet in der Regel am 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres.

Überprüfen Sie die W-4-Formulare der Mitarbeiter

Sie müssen jederzeit für alle Mitarbeiter ein W-4-Formular bereithalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter in den Formularen W-4, die sie für Sie ausgefüllt haben, korrekte und aktuelle Informationen eingegeben haben.

Das Formular enthält Informationen, die erforderlich sind für:

• Bestimmen der Höhe des Bundeseinkommensteuerabzugs eines Mitarbeiters
• Familienstand verwenden
• Kenntnis der Anzahl der Angehörigen des Mitarbeiters
• Darüber hinausgehende Beträge sind einzubehalten

Das Formular W-4 muss bei der Einstellung ausgefüllt werden und jederzeit, wenn der Mitarbeiter eine Änderung seines Steuerstatus vornehmen muss. Der Mitarbeiter sollte das W-4-Formular ändern, wenn sich seine persönlichen Daten ändern, beispielsweise sein Familienstand und die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen, oder wenn sich seine Adresse ändert. Der Mitarbeiter kann das W-4-Formular auch jederzeit ändern, um lediglich die Höhe der Quellensteuer zu ändern.

Sie sollten alle Mitarbeiter bitten, ihr W-4-Formular vor Ende eines jeden Jahres zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten korrekt sind. 

Sammeln Sie Informationen zur Gehaltsabrechnung

Für alle W-2-Formulare benötigen Sie einige grundlegende Informationen zu Ihrem Unternehmen:

• Die Arbeitgeber-ID-Nummer Ihres Unternehmens
• Name, Adresse und Postleitzahl des Unternehmens
• Die staatliche Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens (falls zutreffend)

Sie müssen außerdem persönliche und Gehaltsinformationen zu jedem Mitarbeiter für das Steuerjahr sammeln:

• Bruttolohn: Der an diesen Mitarbeiter gezahlte Betrag: Gesamtlohn, Trinkgelder und andere Vergütungen
• Betrag der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer
• Sozialversicherungslohn (bis zum Jahreshöchstbetrag der Sozialversicherung)
• Medicare-Löhne und -Trinkgelder sowie Medicare-Steuer werden einbehalten, einschließlich der zusätzlichen Medicare-Steuer für Arbeitnehmer mit hohem Einkommen
• Zugeteiltes Trinkgeld des Mitarbeiters wird ausgezahlt
• Gezahlte Pflegeleistungen und andere vom Arbeitnehmer steuerpflichtige Leistungen
• Staatliche Löhne und Trinkgelder, die für jeden Staat gezahlt werden, in dem der Arbeitnehmer gearbeitet hat, sowie die einbehaltene staatliche Einkommenssteuer
• Lokale Löhne und Trinkgelder werden gezahlt, ggf. wird die lokale Einkommenssteuer einbehalten 

Vorbereiten der W-2-Formulare

Formular W-2 gibt es in mehreren Exemplaren:

• Kopie A (spezieller roter Aufdruck) ist für die Sozialversicherungsbehörde
• Kopie 1 ist für Sie zur Einreichung bei der staatlichen, städtischen oder örtlichen Steuerbehörde bestimmt
• Kopie B ist für den Arbeitnehmer zur Verwendung bei der Einreichung seiner Bundessteuererklärung vorgesehen
• Kopie C ist für die Unterlagen des Mitarbeiters bestimmt
• Kopie 2 ist für die staatliche, städtische oder örtliche Steuerbehörde des Mitarbeiters bestimmt
• Kopie D ist für Ihre Unterlagen

Nehmen Sie sich für jedes Formular Zeit, wenn Sie die W-2-Formulare selbst vorbereiten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen korrekt und in die richtigen Felder eingegeben haben.

Befolgen Sie die IRS-Anweisungen für W-2-Formulare, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen. Überprüfen Sie die Formulare auf Fehler, um die Möglichkeit zu minimieren, dass Sie sie erneut senden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Formular aus dem richtigen Jahr verwenden, alle erforderlichen Informationen angeben, die Informationen in das richtige Feld eintragen und Ihre Berechnungen für den Sozialversicherungsabzug noch einmal überprüfen. 

Verteilen Sie W-2-Formulare an Ihre Mitarbeiter

Ihre nächste Entscheidung ist, wie Sie die Formulare an Ihre Mitarbeiter verteilen. Sie haben zwei Möglichkeiten, die Exemplare B und C zu verteilen: Sie können sie entweder per Post verschicken oder sie Ihren Mitarbeitern persönlich übergeben. Möglicherweise möchten Sie, dass der Mitarbeiter bestätigt, dass das Formular abgeholt wurde, um Fragen zu vermeiden, ob dies geschehen ist, wenn er beschließt, das Formular persönlich abzuholen.

Einreichen von W-2- und W-3-Formularen bei der SSA

Sie müssen die W-3-Übermittlungsformulare verwenden, wenn Sie W-2-Formulare per Post an die Sozialversicherungsbehörde senden. Das W-3-Formular fasst alle Informationen aus jedem Feld des W-2-Formulars für alle Mitarbeiter zusammen. Sie müssen kein W-3-Übermittlungsformular einreichen, wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre W-2-Formulare online bei der SSA einzureichen.

Sie müssen das W-3-Formular unterschreiben, wenn Sie Ihre Formulare per Post einreichen. Der Unterzeichner muss als Vertreter Ihres Unternehmens autorisiert sein, oder die Person kann „Für (Name des Zahlers)“ in die Unterschriftszeile neben der Unterschrift schreiben. Wenn Sie W-2-Formulare online versenden, dient Ihre PIN-Nummer als Unterschrift.

Online-Einreichung oder per Post

Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Formulare einzusenden. Sie können den Antrag online einreichen im Bereich „Business Services Online“ der Website der Sozialversicherung. Sie müssen sich zunächst registrieren und dann die entsprechenden Formulare online ausfüllen.

Sie können Kopie A Ihrer ausgefüllten W-2-Formulare auch zusammen mit Formular W-3 an die Sozialversicherungsbehörde senden. Die Postanschrift für über USPS gesendete Formulare lautet Social Security Administration; Direktes Operationszentrum; Wilkes-Barre, PA 18769-0001.

Mitarbeiteranfragen für doppelte Formulare

Da Mitarbeiter häufig ihre W-2-Formulare verlegen oder verlieren, können sie ein Duplikat ihres W-2-Formulars anfordern. Schreiben Sie „NEU AUSGESTELLTE ERKLÄRUNG“ auf das neue Exemplar und geben Sie es dem Mitarbeiter. Sie müssen „NEU AUSGESTELLTE ERKLÄRUNG“ nicht hinzufügen, wenn Sie dem Mitarbeiter ein elektronisches Formular senden.

Möglicherweise möchten Sie Ihren Mitarbeitern das erste Duplikat eines Formulars oder das zweite Duplikat in einem Jahr in Rechnung stellen. Das IRS sagt, dass es Ihnen „nicht verboten“ ist, eine Gebühr für ein Duplikat des W-2-Formulars zu erheben, es ist jedoch eine gute Idee, den Mitarbeitern Ihre Richtlinien bezüglich Duplikaten von Formularen mitzuteilen.

Überprüfen Sie die staatlichen Vorschriften

Wenn Sie ein W-2-Formular für einen Mitarbeiter ausfüllen, senden Sie Kopie 1 an jeden Staat, in dem der Mitarbeiter arbeitet.

Jeder Staat hat unterschiedliche Anforderungen für W-2-Einreichungen und etwaige Übermittlungsformulare, aber viele Staaten halten sich an die Frist vom 31. Januar für die Einreichung von W-2-Anträgen bei der SSA. Erkundigen Sie sich bei der Steuerbehörde oder dem Finanzamt Ihres Staates nach den Anforderungen.

Verlängerung der Einreichungsfrist

Sie können einen Antrag auf Formular 8809 einreichen, wenn Sie eine 30-tägige Fristverlängerung für die Einreichung Ihrer W-2-Formulare bei der SSA benötigen. Der Antrag muss spätestens am Fälligkeitsdatum des Formulars eingereicht werden. Das IRS gewährt Verlängerungen „nur in begrenzten Fällen“, wie bei einer Katastrophe, bei der Ihre Unterlagen zerstört wurden.

Sie müssen ein Fax an den IRS senden, wenn Sie eine Erweiterung benötigen, um Ihren Mitarbeitern W-2-Formulare zukommen zu lassen. Der Brief muss an Internal Revenue SErvice Technical Services Operation, Attn: Extension of Time Coordinator gerichtet werden. Die Faxnummer lautet 877-477-0752. Ihr Brief muss Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre EIN-Nummer, eine Erklärung darüber, warum Sie eine Verlängerung beantragen, einschließlich des Grundes für den Antrag, und Ihre Unterschrift enthalten.

Häufig gestellte Fragen